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Beachten Sie diese Punkte, um Homeoffice erfolgreich zu etablieren

von David Lauchenauer am 22.03.2017

Deutsche Unternehmen haben viele Herausforderungen zu meistern, immer wieder ist in diesem Zusammenhang vom digitalen Entwicklungsland zu lesen. Tatsächlich ist die Digitale Transformation eine der kritischen Aufgaben der heutigen Zeit, eine andere betrifft aber vor allem die HR-Abteilung. Denn heutige Arbeitnehmer ticken völlig verschieden im Vergleich zu der vorherigen Generation oder den Baby-Boomers; Millenials sehen nicht mehr ihre persönliche Erfüllung in einem regulären Arbeitsverhältnis, sondern streben eine gesunde Work-Life-Balance an. Dementsprechend stehen für heutige Arbeitnehmer eine Vielzahl an neuen Anforderungen im Vordergrund, zu denen neben qualifizierenden Maßnahmen auch flexible Arbeitsmodelle gehören. Insbesondere frische Eltern fordern daher vermehrt nach der Möglichkeit auch aus dem Homeoffice zu arbeiten, um mehr Zeit bei der Familie zu verbringen. Aktuell wird die Thematik wieder neu debattiert, nachdem bei einem BBC Live-Interview mit Politik-Professor Robert E. Kelly plötzlich dessen Kinder ins Arbeitszimmer kamen. Was KMU bei der erfolgreichen Etablierung von Homeoffice beachten müssen, damit solche Fälle nicht an der Tagesordnung stehen, klärt dieser Artikel.

Homeoffice kann immer nur ein erweiterndes Angebot darstellen

Auch für das Arbeiten aus den eigenen vier Wänden gilt der Arbeitsvertrag immer als Grundlage. Das Homeoffice ist dabei nur als ein ergänzendes Angebot zu betrachten und kann weder vom Unternehmen aufgezwungen, noch vom Mitarbeiter eingefordert werden. Möchte ein Betrieb bzw. ein Arbeitnehmer partout nicht die Heimarbeit ermöglichen, so muss das die andere Partei entsprechend respektieren. 
In Deutschland sind es heutzutage vor allem größere Unternehmen und Start-ups, die Homeoffice-Modelle einführen. Der Mittelstand tut sich bei der Einführung hingegen noch schwer. Grund dafür sind oftmals die manuellen Arbeitsprozesse, die noch analoge Arbeiten inkludieren oder fehlende technische Möglichkeiten, beispielsweise durch mangelhafte Optionen von außerhalb auf notwendige IT-Systeme zuzugreifen. Ein weiteres Hemmnis stellt ein Kontrollverlust dar. So kann zwar ein Zutrittsrecht zum Homeoffice-Arbeitsplatz vertraglich eingeräumt werden, der tatsächliche Besuch muss aber mit dem Einverständnis des Arbeitnehmers erfolgen. Dies ist beispielsweise für die Wartung oder Aktualisierung von überlassenen Arbeitsutensilien notwendig.

Arbeitszeiten und Überstundenregelungen müssen definiert werden

Die im Arbeitsvertrag vereinbarten Arbeitsstunden und die dort definierten Überstundenregelungen finden ebenso im Homeoffice Anwendung. Zusätzlich sollten ergänzende Vereinbarungen für das Arbeiten in den eigenen vier Wänden getroffen werden. Diese Ergänzungen des Arbeitsvertrags umfassen vor allem den Anteil der Arbeitszeit, der aus dem Homeoffice erledigt werden darf. Gleichzeitig sollte festgelegt werden, ob bestimmte Kernarbeitszeiten eingehalten werden müssen sowie bestimmte Erreichbarkeiten für Kollegen/Vorgesetzte oder Kunden gelten. Auch die Art der Erreichbarkeit (Bereitschaft, telefonisch, am Arbeitsplatz oder gar auf Abruf) sollten festgelegt werden.

Ob im Büro oder daheim – der Arbeitsplatz muss stimmen

Jedes Unternehmen stellt eigene Anforderungen an den Arbeitsplatz, die auch im Homeoffice erfüllt werden müssen. Je nach Unternehmensposition werden hier gerne auch die Anforderungen verschärft, um vertrauliche Informationen möglichst zu schützen. So setzen manche Betriebe ein eigenes Arbeitszimmer voraus, andere überlassen den Ort der Arbeit völlig dem Arbeitnehmer. Was auf jeden Fall geklärt werden muss, ist die technische Ausgestaltung des Homeoffice-Platzes inklusive der Hardware und ob das Unternehmen diese stellt oder die eigenen Endgeräte eingesetzt werden sollen. Ebenfalls klärungsbedürft ist die Frage, ob das Unternehmen sich anteilig an den Telefon- und Internetkosten beteiligt. Einen gesetzlichen Anspruch gibt es hierauf nicht, jedoch hinsichtlich der Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen. 

Technische Anforderungen an die IT

Keine Frage: Das Einwählen via VPN in das Firmennetzwerk ist lästig und hat in heutigen Zeiten eigentlich ausgedient. Liegt ein Fehler im Firmennetzwerk vor oder ein System ist gestört, so geht schnell gar nichts mehr. Trotzdem muss der Mitarbeiter aus dem Homeoffice in alle Unternehmensprozesse integriert werden, und zwar genau so, als ob der Arbeitnehmer im Büro sitzen würde. Die Lösung bietet hier eine ganzheitliche, webbasierte ERP-Software aus der Cloud, die lediglich ein mit dem Internet verbundenes Endgerät und einen Browser benötigt. Dank SSL-Verbindung wird der Zugang gesichert hergestellt, es werden keine Daten lokal gespeichert, die in fremde Hände gelangen könnten. Durch die Cloud kann so völlig ortsunabhängig gearbeitet werden, alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert. So kann nicht nur das Homeoffice im Unternehmen erfolgreich etabliert, sondern auch vor Ort beim Kunden eine Bestellung aufgegeben oder bereichsübergreifend kollaboriert werden. Und Flex-Office-Modelle oder das Arbeiten aus dem Hotel-Zimmer während einer Geschäftsreise sind ebenso möglich wie ein kurzer Blick aus dem Urlaub – wenn es denn gewollt ist.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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