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Home-Office: Was ist zu beachten?

von Rainer Giersbach am 17.03.2015

Bahnstreik, Brückentage, KFZ-Pannen, etc. Gute Gründe gibt es für Arbeitnehmer viele nach einem „Home-Office“-Tag zu fragen. Unternehmenssoftware wie die myfactory.BusinessWorld bieten als Cloud-Software die scheinbar ideale Grundlage. Allerdings stellt sich bei vielen Arbeitgebern die Fragen nach einer vernünftigen Regelung und auch bei Arbeitnehmer ist nicht immer ganz klar was man eigentlich darf und was nicht.

Ja oder Nein?

Ob Sie als Arbeitgeber Home-Office gewähren möchten oder nicht ist immer zunächst eine grundsätzliche Entscheidung. Nicht zuletzt hängt diese Frage auch schlicht und ergreifend von den Aufgabengebieten der jeweiligen Mitarbeiter ab. So dürfte bei einer Empfangsdame ein Home-Office-Tag schwieriger zu realisieren sein als bei einem Entwickler. Wägen Sie sorgfältig ab, welche Vorteile Ihnen eine Home-Office-Regelung bringen kann und vergessen Sie auch nicht die Nachteile. Überlegen Sie ebenfalls, ob Home-Office eine Ausnahme ist, um z. B. die Folgen des Eingangs erwähnten Bahnstreiks für die Mitarbeiter zu lindern oder ob Sie regelmäßige Home-Office-Tage als Plus-Argument für eine Stelle in Ihrem Haus darstellen möchten. Letzteres kann z. B. Interessant sein, wenn Sie aufgrund des Unternehmensstandortes zahlreiche Wochenendpendler oder Mitarbeiter mit einem langen Arbeitsweg beschäftigen. An Vorteilen könnten bei Ihnen Punkte wie „Höhere Mitarbeiterzufriedenheit“, „Niedrigere Bürokosten“, o. ä. stehen, als Gegenargumente könnten es „Neid der Kollegen“, „Kontrollverlust“, o. ä. sein. Gewähren Sie Home-Office müssen Sie Ihren Mitarbeitern auch vertrauen wollen. Für alle Beteiligten ist es unbefriedigend, wenn der Eindruck entsteht „der Anruf vom Chef“ jede Stunde dient nur der Kontrolle. Ganz gleich aber ob in Ausnahmefällen oder regelmäßig, Sie sollten im Vorfeld klare Spielregeln vereinbaren.
 
Klare Regelungen müssen vereinbart werden
 
Damit das Zugeständnis eines Home-Office-Tages nicht im Frust und unnötigem Ärger endet, sprechen Sie vorab mit den Mitarbeitern und fragen Sie ganz offen nach der Erwartungshaltung von einem Home-Office-Tag. Erarbeiten Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern obengenannte Spielregeln, achten Sie aber immer auf die Allgemeingültigkeit. Die folgenden Punkte sollten schriftlich fixiert für alle Betroffenen festgehalten werden:
  • Arbeitszeit: Vereinbaren Sie feste Arbeitszeiten an einem Home-Office-Tag. Dies gibt Ihnen die Gewissheit, den Mitarbeiter zu erreichen und dämmt das Risiko ein, dass der Mitarbeiter mal schnell einkaufen fährt (schließlich kann er die Zeit ja hinten dran hängen). Für den Arbeitnehmer wiederum ist dies von Vorteil, da er ohne schlechtes Gewissen zur vereinbarten Zeit Feierabend machen kann. Vielen Arbeitnehmern fällt gerade dies im heimischen Umfeld schwer.
  • Arbeitsumgebung: Definieren Sie die Arbeitsumgebung, die von einem Home-Office-Arbeitsplatz erwartet wird. Wie wichtig sind hier die Aspekte zum Thema Datenschutz und Datensicherheit einzuhalten? Nimmt der Arbeitnehmer vertrauliche Daten mit nach Hause? Welche Vorkehrungen muss er dann treffen? Beteiligen Sie sich z. B. an den Kosten für einen abschließbaren Aktenschrank?
  • Arbeitsergebnisse: Sprechen Sie klare Arbeitsergebnisse ab. Durch eine gemeinsame Zielerreichung schaffen Sie Vertrauen. Aber Achtung: Fingerspitzengefühl ist gefragt. So vereinbaren Sie am besten ggf. Ergebnisse in Abstufungen „Muss erreicht werden“, „Kann erreicht werden“, „Wäre schön wenn“. Durch zu niedrige Erwartungshaltung könnte das Gefühl entstehen „Für heute hab ich mein Soll erfüllt.“, liegen die Erwartungen zu hoch entsteht schnell Frust, wenn der Mitarbeiter am Tagesende unverschuldet seine Arbeit nicht erledigen konnte und möglicherweise sogar Repressalien fürchtet. Hierzu gehört auch eine Feedback-Schleife. Sprechen Sie die Ergebnisse durch, planen Sie Zeit dafür ein.
  • Arbeitsmittel: Arbeiten Sie mit Werkzeugen, bei denen der Mitarbeiter seinen Status mitteilen kann, z. B. Skype, myfactory.BusinessManager. Schließlich geht man auch zu Hause mal zur Kaffeemaschine oder führt ein längeres Telefongespräch, wenn man dann den Kollegen und Vorgesetzten ein Signal schicken kann ist dies von Vorteil.
Bevorzugung?
 
Gibt es Abteilungen die Home-Office machen können und Abteilungen, bei denen dies Unmöglich ist? Sie sollten auf jeden Fall eine Argumentation schriftlich festhalten: Die Abteilung Entwicklung kann kein Home-Office machen weil… Achten Sie bei den Begründungen auf einfache, stichhaltige und auch für Außenstehende leicht nachvollziehbare Gründe. Zu Bedenken gilt immer, dass nur Sachgründe dafür oder dagegen zählen dürfen. Andernfalls geraten Sie schnell in die Neid-Falle und müssen sich offen geäußerte oder (schlimmer) versteckter Kritik äußern „Warum dürfen die Entwickler von zu Hause arbeiten und ich im Vertrieb nicht?“. Bedenken Sie immer, dass Menschen dazu neigen, die Vorteile anderen zu neiden und die Nachteile anderer auszublenden.

Die Technik muss mitspielen
 
Die heutigen technischen Möglichkeiten machen es leicht von zu Hause aus zu arbeiten. Die Unternehmenssoftware läuft über das Internet und auch moderne Telefonanlagen bzw. VOIP-Provider können die „Durchwahl“ des Mitarbeiters mitwandern lassen. Da hört es aber nicht auf, der Kollege im Home-Office sollte die Möglichkeit haben auch Gespräche weiterverbinden zu können. Nicht bei jedem Gesprächspartner kommt es positiv an, wenn der Mitarbeiter sagt „Nein tut mir leid, ich kann nicht verbinden, ich sitze zu Hause. Probieren Sie es doch einfach noch mal bei Frau Müller.“ Umso schlechter, wenn sich dann auch noch herausstellt das Frau Müller eigentlich Urlaub hat. Hier hilft wieder nur eine Team-Management-Software, die den Status der jeweiligen Mitarbeiter wiedergibt.
 
Das andere Extrem
 
Große Konzerne machen es vor, so schreibt z. B. Google keinem Mitarbeiter vor, wo er arbeitet, wenn er die ganze Woche zu Hause arbeiten möchte – auch gut. Dennoch ist bei diesen Konzernen eine Mindestanwesenheitspflicht gegeben. Im Falle von Google das wöchentliche Team-Meeting. Denken Sie also über ein ähnliches Modell nach, sollten Sie feste Anwesenheitszeiten vereinbaren, diese Zeiten sollten dann auch intensiv zum zwischenmenschlichen Austausch genutzt werden. Geplante und gut organisierte Meetings sind hier das Mittel der Wahl. Vergessen Sie auch nicht die Außenwirkung! Kommt ein Kunde zu Besuch und findet ein leeres Büro vor, traut er Ihnen ggf. die Abwicklung des Groß-Projekts nicht zu.  Sie sollten also gewährleisten können, dass bei wichtigen Ereignissen, die volle „Besatzung“ an Bord ist.
 
Fazit
 
Home-Office kann für alle Beteiligten viele Vorteile bringen, birgt aber auch ein nicht zu unterschätzendes Konfliktpotenzial. Das Wichtigste ist die Schaffung von klaren Regelungen, die für alle Mitarbeiter nachvollziehbar und verständlich sind. Und das wichtigste: Home-Office muss zu Ihnen, Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Mitarbeitern passen. Manch ein Mitarbeiter freut sich auf den Tag im Büro und bevorzugt die strikte Trennung zwischen Arbeit und Privatleben.
 
Ganz persönlich habe ich Home-Office in den verschiedensten Varianten erlebt und mitgemacht. In einem Unternehmen habe ich einmal zwei Tage Home-Office erbeten um außerhalb des Großraumbüros ein 700 Seiten starkes Handbuch zu redigieren. Zu Hause habe ich ca. von sieben Uhr morgens bis spät abends gearbeitet, um dies in der Zeit auch zu bewältigen. Dennoch musste ich verhörähnliche Rechenschaft ablegen, was ich eigentlich gemacht hätte – beim nächsten Handbuch bin ich ins Büro gefahren und hab es dann in einer Woche innerhalb der Bürozeit redigiert. Dann habe ich in einem Unternehmen gearbeitet, wo es üblich war (aufgrund vieler Pendler) am Freitag Home-Office zu machen. Das habe ich als sehr angenehm empfunden, man konnte etwas länger schlafen, hatte nicht die 2 Stunden Zugfahrt am Tag  und wenn man um fünf den PC heruntergefahren hatte, war man auch schon zu Hause und im Wochenende. Wenn ich jetzt darüber nachdenke sehe ich es aus Unternehmenssicht eher kritisch, denn das Büro war am Freitag „ausgestorben“. Dann, in meiner Zeit als Freelancer, gab es Zeiten, da war ich jeden Tag im Home-Office – ganz ehrlich? Ich hab es vermisst in ein Büro zu fahren, den ersten Kaffee mit den Kollegen zu schlürfen, über banales oder auch wichtiges im Flur zu plauschen und einfach Menschen um mich zu haben, mit denen ich mich über meine Arbeit austauschen kann. So gewinnt man neue Impulse. Mir macht meine Arbeit Spaß und ich mag im Büro sein. Wenn ich heute gefragt werde, was ich von Home-Office halte, sage ich, wenn man nicht eine messerscharfe Regelung treffen kann, sollte man als Unternehmer auf jeden Fall darauf verzichten.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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Kommentare


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Christoph Schmid von myfactory Software Schweiz/17. März 2015, 19:34
17.03.2015
Arbeitszeit:
Feste Arbeitszeiten können, müssen aber nicht sein. Wenn HO auch gewählt wird, und man einen Tag lang nur für Notfälle erreichbar ist, kann man auch gut mal mit den Kindern am Nachmittag etwas unternehmen und am Abend noch HO machen.
 
Arbeitsergebnis:
Macht aus meiner Sicht keinen Unterschied zur üblichen Büroarbeit. Auch Mitarbeiter in der Firma können um 15 Uhr das Gefühl haben, ihre Soll-Arbeit getan zu haben und die Zeit noch mit Internet, privaten Telefonen oder Bürogeschwätz verbringen. Wenn ein HO-Mitarbeiter mal für einen Tag nicht bei jedem Anruf erreichbar ist, muss das nicht schlimm sein. Verkäufer, Projektleiter, Schulung/Support-Mitarbeiter sind auch öfters ganze Tage nicht im Büro erreichbar. Mit einer Mail-Abwesenheit kann auch den ungeduldigen Absendern gezeigt werden, dass man nicht verfügbar ist. Ich schaue jeweils, dass auf meinen regelmäßigen HO-Tag passende Arbeit eingeplant wird. Ein Projekt welches klar definiert ist oder von mir erarbeitet werden kann und mir erlaubt, den ganzen Tag intensiv daran zu arbeiten, ist ideal. Dann kann man mit maximaler Produktivität arbeiten ohne selber Hilfe von Mitarbeitern zu benötigen.
 
Noch ein wichtiger Punkt:
Der HO-Tag sollte möglichst am gleichen Tag sein. Dann können sich die Mitarbeiter auch darauf einstellen, dass sie halt am Vortag noch eine Frage stellen und nicht um 8 Uhr merken, dass sie nicht weiter kommen. Auch die Mitarbeiter sollten den HO-Mitarbeiter an diesem Tag möglichst nur bei dringenden Themen kontaktieren und so die HO-Ruhe nicht unnötig stören.
 
Ein glücklicher OneDayPerWeek-HO-Worker Christoph Schmid
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