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Grenzenloser Datenaustausch

von Sandra Bültermann am 24.09.2020

Beat leitet die HR-Abteilung in Bern, Georg baut den Vertrieb in Wien aus, Freelancerin Magdalena entwirft neue Produktdesigns in Warschau, externer Berater Ethan lässt sich bei der Suche nach neuen Trends in San Francisco inspirieren, Kundenberaterin Marleen telefoniert im Homeoffice. Wie diese fiktiven Arbeitskollegen arbeiten inzwischen viele Menschen über die ganze Welt verteilt gemeinsam für Unternehmen und an Projekten. Damit Zeitverschiebungen oder sprachliche Hürden keine Rolle spielen und produktives Zusammenarbeiten standortunabhängig – auch über Ländergrenzen hinweg – funktioniert, müssen die technischen Voraussetzungen stimmen. Gut beraten sind Unternehmen, die auf die Cloud setzen! Webbasierte Business-Lösungen speichern Informationen am zentralen Ort und sorgen im Hintergrund für die notwendigen transparenten Prozesse.

Gemeinsame Basis für Interne und Externe

Die voranschreitende Globalisierung und Digitalisierung macht es KMU leichter, externe Berater und Freiberufler zu beschäftigen. Während diese früher eher kurzfristig eingesetzt wurden, wenn es mal wieder „brannte“ oder besonders schnell gehen musste, greifen Unternehmen heute auf sie zurück, um mit ihrem fachlichen Know-how dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und die Qualität in ihren Teams auf ein neues Level zu bringen. Aber unabhängig davon, aus welchem Anlass externe Unterstützung in Anspruch genommen wird: Alle Beteiligten müssen ein System nutzen können und Zugang zu den für sie erforderlichen Informationen erhalten. Nur dann kann Zusammenarbeit produktiv und transparent erfolgen. Ideale Voraussetzungen bieten hierfür ERP-Lösungen aus der Cloud, die ohne Installationen auskommen, lediglich über einen Browser aufrufbar und zum größten Teil selbsterklärend sind. Sie bilden sämtliche Unternehmensprozesse ab und ermöglichen unabhängig vom Standort des Nutzers den Datenzugriff – perfekt übrigens auch für die Arbeit im Homeoffice. Dank Echtzeitaktualisierungen sind Informationen immer auf dem neuesten Stand. Und mit Hilfe von Berechtigungen wird sichergestellt, dass jeder genau die Informationen erhält, die für ihn erforderlich sind – und eben ausschließlich diese! Das bedeutet ein maximales Plus an Sicherheit.

Lokalisierung beseitigt sprachliche Barrieren

Viele KMU sind heute international aufgestellt, betreiben Standorte im Ausland oder beschäftigen Mitarbeiter verschiedener Nationen. Sprachbarrieren können zu Problemen in der Kommunikation oder sogar zu folgenschweren Missverständnissen führen. Von großem Vorteil ist es, wenn sich die gemeinsam verwendete Software lokalisieren lässt. Achten Sie daher bei der Wahl der Business-Lösung darauf, dass mindestens der Wechsel zu einer englischsprachigen Benutzeroberfläche möglich ist. Die Integration weiterer Wörterbücher wäre natürlich optimal. Die Produktivität steigt und Fehler reduzieren sich nachweislich, wenn Nutzer die Anwendungen in ihrer jeweiligen Sprache vorfinden.

Standortvernetzung fördert Produktivität und sichert Wettbewerbsvorteile

Es müssen ja gar nicht immer die Experten im Ausland sein, die integriert werden müssen. Viele KMU betreiben mehrere Büros oder Filialen in der Schweiz. Auch hier hat die gemeinsame Nutzung eines ganzheitlichen Systems entscheidenden Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Ein Beispiel verdeutlicht dies: Anneli ist Verkäuferin in einem Schuhgeschäft in Luzern. Eine Kundin interessiert sich für einen Schuh, der in dieser Filiale nicht mehr in ihrer Größe vorrätig ist. Da die Lagerbestände aller Filialen in einem gemeinsamen ERP-System mit inkludierter Lagerverwaltung gepflegt werden, kann Anneli schnell prüfen, ob das Modell noch in Zürich oder St. Gallen erhältlich ist. Bei positivem Bestand besteht die Möglichkeit, über den integrierten Webshop den Versand direkt zur Kundin nach Hause in die Wege zu leiten. Ohne diese Vernetzung müsste Anneli zum Telefonhörer greifen und hoffen, dass eine Arbeitskollegin gerade Zeit hat, den Anruf anzunehmen und nachzuschauen. Vom Zeitaufwand einmal abgesehen, würde dem Unternehmen im schlechtesten Fall ein gutes Geschäft durch die Lappen gehen und Frau Müller womöglich beim Wettbewerb kaufen. Eine integrierte ERP-/eCommerce-Lösung ist ideal, um den Betrieb mehrerer Standorte sowie stationären und online Handel miteinander zu verzahnen.

Synergien für Schwesterbetriebe

Ein Blick über den Teller- bzw. Unternehmensrand lohnt sich immer. Während Schwesterfirmen größtenteils unabhängig voneinander wirtschaften, kann es für bestimmte Aktionen von Vorteil sein, ganzheitlich und strategisch vorzugehen. Bei einem gemeinsamen Zielmarkt macht es beispielsweise Sinn, einheitliche Sonderpreise anzubieten oder Marketing- und Werbemaßnahmen gemeinsam durchzuführen. Dafür ist es notwendig, dass der Datenfluss über die jeweiligen Unternehmensgrenzen hinaus erfolgt. Webbasierte ERP-Systeme schaffen hier die entsprechenden Synergien, wenn sich für Schwesterfirmen getrennte Datenbanken betreiben lassen und per Klick der Wechsel zum Schwesterbetrieb möglich ist. Wird zudem die gemeinsame Nutzung vorhandener Ressourcen oder der gemeinsame Einkauf einzelner Artikel über mehrere Schwesterfirmen hinweg unterstützt, spart dies Zeit und Kosten und sichert Wettbewerbsvorteile.

Kommunikation beschleunigen

Ganz gleich, ob es um Absprachen neuer Preise mit Lieferanten, um Belegprüfungen durch den Steuerberater oder um den Austausch mit externen Handelspartnern geht: Kontaktaufnahmen per Telefon, das Versenden von Angeboten, Auswertungen und eingescannten Dokumenten per E-Mail oder Fax ist für alle Beteiligten immer zeitaufwendig. Ein zentrales ERP-System stellt auch hier die perfekte Basis dar, Zugriffe über die Unternehmensgrenzen hinaus zu ermöglichen, indem es spezielle Zugänge für externe Partner wie Lieferanten, Steuerberater oder Handelspartner bereithält. So können beispielsweise Lieferanten ihre Preislisten direkt im System hinterlegen, Steuerberater Belege oder Buchungen jederzeit eigenständig prüfen und Handelspartner auf die Kundendaten im CRM zugreifen. Das spart viel Zeit und verringert Missverständnisse sowie Fehler.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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