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So sorgt das ERP für ein effizienteres Tagesgeschäft

von Sandra Bültermann am 05.11.2020

Wann haben Sie zuletzt bei der Arbeit einfach mal fünf Minuten aus dem Fenster geschaut? Schon eine Weile her? Im Job geht es oft so betriebsam und stressig zu, dass keine Zeit bleibt, um kurz innezuhalten – und danach wieder konzentriert und fokussiert zu sein. Dabei gibt es Möglichkeiten, das Tagesgeschäft effizienter zu gestalten und viele Aufgaben zu automatisieren. Wie eine moderne ERP-Lösung aus der Cloud Ihren Arbeitsalltag – ganz gleich, ob als Shop-Betreiber oder Dienstleister, im Außendienst oder Kundenservice, als Buchhalter oder Lagerleiter – effizienter macht, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Flexibler und produktiver dank Cloud

Der Wechsel von On-premise-Systemen zu Cloud-Lösungen lohnt sich, weil Anwendungen sowie alle relevanten Informationen am zentralen Ort – nämlich in der Cloud – liegen und damit den Zugriffsberechtigten jederzeit und überall zur Verfügung stehen. So können Mitarbeiter flexibler und schneller agieren – beste Voraussetzungen für eine produktive Arbeitsweise. Die Kollegen im Vertrieb haben so beispielsweise beim Kunden vor Ort uneingeschränkten Zugriff auf Preise, Produktinformationen oder Datenblätter, können Kaufhistorien einsehen und Angebote direkt erstellen. Indem Ihr Unternehmen auf diese Weise bestmöglichen Service leistet, steigern Sie ganz nebenbei die Kundenzufriedenheit und sichern sich Wettbewerbsvorteile. Und falls ein Kunde mal auf sich warten lässt, nutzen Sie die Zeit für die Beantwortung einer E-Mail per Smartphone. So sparen Sie sich den einen oder anderen Weg zurück ins Büro. 

Den nötigen Überblick

Viel Energie geht verloren, wenn Zuständigkeiten in Firmen oder bei Projekten unklar sind. Cloudbasierte ERP-Lösungen bieten hier den nötigen Überblick und Struktur, da sie Zeiten, Termine und Ressourcen zentral verwalten. So weiß jeder, wer bis wann was erledigen muss. Durch die Datenhaltung in der Cloud reduziert sich die Flut an E-Mails, die in vielen Firmen aufgrund der (manuellen) Weitergabe von Informationen entsteht. Über die Wolke lassen sich Nachrichten, Dokumente oder (Teil-)Ergebnisse einfach teilen, was die interne Kommunikation deutlich verbessert.

Digitale Auftragsabwicklung

Um Missverständnisse und damit hohe Folgekosten zu vermeiden, ist eine gut organisierte Auftragsabwicklung das A und O für KMU. Sie beinhaltet neben der eigentlichen Auftragserfüllung die gesamte Organisation: von der Kundenanfrage über die Angebotserstellung bis zur Nachbetreuung. Je besser die Schritte verzahnt sind, desto reibungsloser die vollständige Auftragsabwicklung. Ein mobiles ERP-System unterstützt hierbei sämtliche Prozesse, stellt Daten abteilungsübergreifend zur Verfügung, und reduziert das Fehlerpotenzial. So kann es beispielsweise bei Freigabe durch den Kunden aus einem Angebot einen Auftrag generieren. Und zu einem späteren Zeitpunkt auf Basis dieser Daten den Lieferschein drucken. In den Kundenstammdaten lassen sich Ansprechpartner hinterlegen, wodurch langwieriges Weiterverbinden der Vergangenheit angehört. Ebenso kann die gesamte Kundenkorrespondenz mit dem Auftrag gepflegt werden und sich jeder Mitarbeiter optimal informieren. Wer mehr über den Bearbeitungsstatus eines Auftrages wissen möchte, ruft diesen schnell und unkompliziert im ERP ab.

Elektronische Fakturierung

Nach der Auftragsdurchführung oder dem Versand einer Bestellung muss die Rechnung geschrieben werden. Ist der Mitarbeiter in der Buchhaltung überlastet oder abwesend, kann zwischen Auftrag und Rechnungsstellung eine Weile vergehen. Die Folge fürs Unternehmen: geringere Liquidität. Mit einem ERP lässt sich das gesamte Rechnungswesen automatisieren und digitalisieren. Das heißt, Rechnungen werden beispielsweise einer Warenlieferung direkt beigelegt oder nach Warenversand umgehend per E-Mail an den Kunden geschickt. Und auch die Prüfung fristgerechter Zahlungen kann automatisiert erfolgen – inklusive des Versands von Mahnungen. Das schont personelle Ressourcen, verkürzt Bearbeitungszeiten und vereinfacht Suchen nach Rechnungen bzw. Mahnungen. Gleichzeitig kann der Steuerberater Zugriff auf die Daten erhalten, was ebenfalls Zeit und Geld spart.

Besserer Kundenservice

Auch im Kundenservice unterstützt das Cloud-ERP effiziente Prozesse. So sieht der Hotline-Mitarbeiter beispielsweise auf einen Blick, was der Kunde am Telefon bei einem früheren Gespräch mit der Kollegin vereinbart hat und muss den Vorgang nicht erneut erfassen. Der Service-Mitarbeiter, der bei einem Kunden eine Maschinenwartung durchführen soll, kann im Vorfeld schon die Wartungshistorie aufrufen und prüfen, ob der Austausch von Bauteilen ansteht und diese direkt mit zum Kundentermin nehmen. Das führt zu einer schnelleren Auftragsabwicklung, erspart dem Mitarbeiter eine weitere Anfahrt und sorgt zusätzlich für mehr Zufriedenheit beim Kunden.

 

Optimierter Lagerbestand

Eine Stärke von ERP-Anwendungen liegt in der Lagerverwaltung. Das ERP übernimmt eine Vielzahl an Aufgaben, die die Effizienz im Lager maßgeblich erhöhen. Sämtliche Warenein- und -ausgänge sind transparent nachvollziehbar, wenn Lieferungen durch das Scannen von Barcodes direkt im System erfasst werden. Das Festlegen von Artikelmindest- und Sollbeständen reduziert Fehlbestände bzw. Überkäufe und optimiert die Lagerauslastung. Auf Wunsch können Nachbestellungen automatisiert erfolgen, sodass die Lieferfähigkeit gewährleistet ist. Eine softwaregesteuerte Lagerplatzverwaltung ermöglicht einen höheren Raumnutzungsgrad. Die Orientierung im Lager und Suchaufwände werden vereinfacht, Fahr- und Laufwege verkürzt. Zudem kann das System Vorschläge für Packreihenfolge, Verpackung und Kartongröße liefern. Dank Echtzeitaktualisierung sind alle relevanten Lagerkennzahlen innerhalb von Sekunden abrufbar und liefern wertvolle Entscheidungshilfen.  

Fazit

Ein ERP automatisiert und vereinfacht eine Vielzahl an Prozessen in Ihrem Unternehmen. So bleibt Ihnen mehr Zeit fürs Kerngeschäft – und Zeit, um auch mal aus dem Fenster zu schauen. Das erfrischt und gibt Energie für die noch anstehenden Aufgaben!

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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