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ERP im Einsatz (6): 11 Funktionen, die den Einkauf vereinfachen

von David Lauchenauer am 12.08.2021

 
 
 
 
 
 Der Einkaufsprozess spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle. Ohne rechtzeitige Verfügbarkeit von Rohstoffen oder Waren in der gewünschten Qualität können keine Produkte hergestellt werden. Das Tätigkeitsgebiet im Einkauf ist anspruchsvoll und abwechslungsreich. „ERP im Einsatz“ nimmt Sie heute mit auf eine Stippvisite in der Einkaufsabteilung eines mittelständischen Unternehmens. Dabei lernen Sie Funktionen kennen, welche die Arbeit im Einkauf vereinfachen.  
 
  1. 1. Lieferantenanalyse und -bewertung 
Frau Rottling ist zufrieden. Zwei Drittel ihrer Lieferanten schneiden bei der Bewertung mit „gut“ ab. Die schwarzen Schafe findet die Leiterin Einkauf anhand der Analysedaten des im ERP-System abgebildeten Bewertungsschemas. Mit wenigen Klicks wählt sie die entsprechenden Adressen aus und lädt sie zu einem Standortgespräch ein.  
 
  1. 2. Anfragenbearbeitung 
Geld verdienen beginnt beim Geld ausgeben, lautet das Motto von Frau Rottling. Beschaffung ist für sie als Leiterin Einkauf eine Passion. Im ERP-System erfasst und verwaltet sie alle Anfragen an die verschiedenen Lieferanten. Laufende Auswertungen zeigen ihr die offenen und erledigten Anfragen.  
 
  1. 3. Bestellüberwachung 
Nicht alle Anfragen schaffen den Schritt zur Bestellung. Frau Rottling ist kritisch. Vor allem dann, wenn Bestellungen am Laufen sind. Ihre Kolleginnen und Kollegen in den anderen Abteilungen sind nämlich auf pünktliche Lieferungen angewiesen. Dank des integrierten ERP hat sie alle Termine im Griff.  
 
  1. 4. Rahmenverträge mit Lieferanten  
Mit einigen Lieferanten hat man Rahmenverträge abgeschlossen. Die Beschaffung wird dadurch einfacher. Bessere Preise und schnellere Verfügbarkeiten sind weitere Vorteile. Welche Menge bereits geliefert wurdewas noch offen ist und ob die Vereinbarungen eingehalten wurden, sieht Frau Rottling jederzeit im ERP-System. 
 
  1. 5. Forecasting von Bedarfen 
Das Richtige rechtzeitig zu bestellen, ist eine Kunst. Im Unternehmen von Frau Rottling verbindet das ERP alle Fachbereiche, welche auf eine lückenlose Versorgung angewiesen sind. Fertigung, Logistik, Kundenservice, Vertrieb – fast alle Abteilungen sind von einem zuverlässigen Forecasting abhängig. Echtzeitdaten spielen dabei eine wichtige Rolle.  
 
  1. 6. Bedarfsanforderungen 
Der Einkauf muss nicht nur die Bedarfsmenge kennen, sondern auch die Anforderungen. Mittels ERP-System lassen sich alle benötigten Prozessinformationen verwalten. Dazu gehören beispielsweise Name bzw. Abteilung des Bestellers, Kostenstelle, Auftrags- oder Projektnummer usw. Durch die Verbindung der ERP-Daten werden die Kosten bei der Kalkulation korrekt zugeordnet.  
 
  1. 7. Bestellmengenermittlung 
Über eine Funktion des ERP-Systems ist Frau Rottling besonders froh: die automatische Bestellmengenermittlung. Diese berücksichtigt den Bedarf aus verschiedenen Aufträgen und zeigt die jeweilige Gesamtmenge an. Statt teurer Einzelbestellungen kann der Einkauf die Beschaffung mengenmäßig optimal gestalten und damit Geld sparen 
 
  1. 8. Elektronische Bestellungen 
Die Zeiten, als man im Einkauf die Bestellungen noch per Fax verschickt hat, sind in Frau Rottlings Abteilung endgültig vorbei. Das ERP-System bietet die Möglichkeit, die Prozesse elektronisch und automatisiert abzuwickeln. Anfangs noch etwas gewöhnungsbedürftig, sind elektronische Bestellungen heute selbstverständlich, auch seitens der Lieferanten. 
 
  1. 9. Quotierung 
Seit einiger Zeit setzt die Leiterin Einkauf vermehrt auf die Möglichkeit, im ERP-System Bestellungen zu quotieren. Anstatt die gesamte Bestellmenge einem einzigen Lieferanten zuzuweisen, teilt sie diese in mehrere Quoten auf. Das Handling ist dank des ERP-Systems einfach und reduziert die Abhängigkeit von Lieferanten 
 
  1. 10. Lieferpläne 
In Zusammenhang mit der Einführung schlanker Prozesse wurde Frau Rottling gebeten, die Möglichkeit von Lieferplänen bei den Lieferanten zu prüfen. Auch dabei ist das ERP-System eine wertvolle Hilfe. Zusammen mit der Bedarfsplanung können jetzt auch kleinere Mengen bestellt werden. Die genaue Vorgabe des Liefertermins vereinfacht auch die Arbeit der Lieferanten.  
 
  1. 11. Beistellungen 
Gewisse Fertigungsteile werden von Frau Rottlings Firma den Lieferanten für die Produktion von Halbfabrikaten zur Verfügung gestellt. Bei der Beschaffung muss die entsprechende Menge an Beistellteilen vorab geliefert und mit den von den Lieferanten angelieferten Produkten abgeglichen werden.  
 
Das ERP-System ist für die Arbeit von Frau Rottling im Einkauf eine unverzichtbare Grundlage. Nicht zuletzt deshalb gehören Überstunden und schlaflose Nächte inzwischen der Vergangenheit an.  
 
 
 
 
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

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Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

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Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

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Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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