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ERP-Einführung: Auf die Benutzerfreundlichkeit kommt es an

von Sandra Bültermann am 04.02.2021

Vor der Einführung eines (neuen) ERP-Systems muss erst einmal die zum Unternehmen passende Software gefunden werden. Bei der Auswahl sollten neben dem Funktionsumfang auch Bedienkomfort und Benutzerfreundlichkeit – in der Fachsprache Usability genannt – abgeklopft werdenFinden diese Aspekte keine Berücksichtigung, kann sich das später rächen: Denn die beste Business-Software bringt keinen Mehrwert, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen, weil sie zu kompliziert zu bedienen ist. In diesem Beitrag erläutern wir, warum die Benutzerfreundlichkeit gerade bei ERP-Systemen so wichtig ist und worauf Sie achten sollten. 
 

Was heißt benutzerfreundlich? 

Eine Software ist dann benutzerfreundlich, wenn der Nutzer sie möglichst intuitiv bedienen kann, z. B. weil Aufbau, Navigation sowie Oberfläche weitestgehend selbsterklärend sind. Kurz: Je leichter und schneller der Benutzer mit der Software sein Ziel erreicht, desto benutzerfreundlicher ist sie. In der Natur von ERP-Lösungen liegt natürlich eine Komplexität, die eine gewisse Einarbeitungszeit erfordert. Aber bereits bei der ersten Nutzung entscheiden Mitarbeiter (bewusst oder unbewusst), ob sie die neue ERP-Lösung gut finden oder nicht. Und dabei hat deren Benutzerfreundlichkeit einen ganz entscheidenden Einfluss auf die Akzeptanz. 
 

Das leistet ein ERP-System 

Moderne ERP-Systeme sind modular aufgebaute Softwarelösungen, die die betriebliche Ressourcenplanung und -steuerung unterstützen. Sie bilden sämtliche Bereiche und Prozesse eines Unternehmens ab: von der Buchhaltung über den Einkauf bis hin zu Logistik und Personalwesen. Je nach Firma kann der Funktionsumfang entsprechend den spezifischen Anforderungen variieren. Doch immer bilden zentrale Daten die Basis, die den nahtlosen Austausch zwischen den Abteilungen und Mitarbeitern gewährleistet – auch über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg. Für den Erfolg dieser sehr komplexen Anwendungen ist es ganz entscheidend, dass die Mitarbeiter die Software verstehen und richtig bedienen. Nur so kann die Business-Lösung dem Unternehmen einen Mehrwert bieten und ihren Zweck erfüllenGeschäftsprozesse optimieren und die Produktivität nachhaltig steigern. 
 

Darum lohnt sich ein benutzerfreundliches ERP-System 

Von der Benutzerfreundlichkeit eines ERP-Systems profitiert das KMU in vielerlei Hinsicht. Je selbsterklärender die Anwendung ist, desto geringer fällt der Schulungsaufwand aus. Und eine kürzere Einarbeitungszeit spart einerseits Kosten, andererseits arbeiten die Mitarbeiter schneller produktiv mit dem ERP. Dadurch wiederum amortisieren sich die Anschaffungskosten schneller als bei einer Software, in der sich die Anwender auch nach mehreren Monaten noch nicht zurechtfinden oder die sie womöglich gar nicht nutzen 
 
Als zentraler Dreh- und Angelpunkt arbeiten verschiedene Mitarbeiter abteilungsübergreifend mit dem ERP-System. Damit die Zusammenarbeit effektiv und produktiv ist, müssen sich Informationen schnell erfassen lassen. Nur so ist eine zügige und fundierte Entscheidungsfindung gewährleistet. Bremst ein kompliziertes System, das schwer zu verstehen und zu bedienen ist, die Nutzer aus, verlangsamt das die Prozesse im Unternehmen oder führt gar zu Fehlern. Das kann wirtschaftliche Einbußen und im schlimmsten Fall sogar rechtliche Konsequenzen haben. 
Zuletzt sollte nicht unterschätzt werden, welche Auswirkungen eine Softwareumstellung auf die Zufriedenheit und allgemeine Stimmung im Unternehmen haben kann. Sollen Mitarbeiter tagtäglich mit einem komplizierten, unübersichtlichen System arbeiten, deren Bedienung sie nicht wirklich verstehen, wächst die Unzufriedenheit. Langfristig kann Fluktuation die Folge sein. Mitarbeiter, die hingegen durch die neue Business-Software entlastet werden, Routineaufgaben effektiver erledigen und mehr Zeit fürs Wesentliche haben, erkennen schnell den Mehrwert und werden die Anwendungen motiviert nutzen.   
 

10 Eigenschaften, an denen Sie Benutzerfreundlichkeit erkennen 

Woran erkennt man nun Benutzerfreundlichkeit und Bedienkomfort? Diese zehn Eigenschaften machen eine ERP-Lösung benutzerfreundlich: 
 
1. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich strukturiert und nicht überfrachtetMitarbeiter finden sich idealerweise intuitiv zurecht. 
 
2. Funktionen, Ansichten und Masken lassen sich an die unternehmensspezifischen Anforderungen und Prozesse anpassen – auch nachträglich. 
 
3. Arbeitsschritte, Prozesse oder ähnliche Funktionalitäten werden einheitlich und wiedererkennbar dargestellt.
 
4. Aktueller Stand sowie nächster Prozessschritt sind jeder Zeit erkennbar. 
 
5. Anhand spezifischer Benutzerrechte kann festgelegt werden, wer welche Funktionen nutzen und Informationen sehen darf. Das vereinfacht ebenfalls die Nutzung der Software. 
 
6. Die Software unterstützt sinnvolle Vorbelegungen oder  Vorgaben von Auswahlmöglichkeiten. 
 
7. Die Navigation durch Module, Menüs, Masken u.ä. ist einheitlich und einfach. 
 
8. Der Aufbau der Software entspricht den Arbeitsschritten, Unternehmensprozessen oder einem anderen logischen Aufbau. 
 
9. Kommt es doch einmal zu Eingabefehlern, lassen sich diese schnell finden und beheben oder es werden direkt Korrekturvorschläge angezeigt. 
 
10. Die Software verfügt über ein integriertes Hilfesystem, über das Mitarbeiter schnell und einfach Informationen finden. 
 
Der Provider der Business-Software bietet Trainings, Videos oder Webinare an, die individuell auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind. 
 
Um die Usability einer ERP-Lösung wirklich beurteilen zu können, müssen Sie sie letztlich einem Praxistest unterziehen. Erst bei der praktischen Nutzung finden Sie heraus, wie benutzerfreundlich das jeweilige System ist. Ein Praxistest sollte daher immer Teil des Auswahlprozesses sein.   
 
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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