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Kosten ungenutzter Software und Einsparpotenziale durch die Cloud

von David Lauchenauer am 28.02.2017

Ungenutzte Software ist laut aktueller Studie keine Seltenheit in Unternehmen. Die Entscheider im Vertrieb und Marketing haben eine Tendenz die IT-Abteilungen zu umgehen, wenn es um die Anschaffung neuer Systeme geht. Häufig erfolgt eine Anschaffung von Business Software keinem langfristigen Plan folgend, sondern dient der Deckung eines spezifischen Bedarfs. Im Resultat bleiben zahlreiche Funktionen, Anwendungen sowie Lizenzen oft ungenutzt und verursachen nichts als Kosten. Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Software aus der Cloud dies zu optimieren vermag.

Unternehmen verschwenden Millionenbeträge 

Unternehmenssoftware sollte wesentlicher Bestandteil jeder Unternehmensstrategie sein. Die Bereitstellung und Anwendung der passenden Software hat heutzutage enormen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Fast 10 Milliarden Euro verschwenden jedoch Unternehmen für Software, die im Unternehmensalltag dann ungenutzt bleibt; so zumindest das Ergebnis einer aktuellen Studie.

Einer der Gründe für diese Verschwendung ist, dass die gekaufte Software nicht mit dem tatsächlichen Bedarf im Unternehmen übereinstimmt. Nicht selten wird für überflüssige Bestandteile und Software-Module einer Anwendung mitgezahlt, obwohl nur bestimmte Funktionalitäten überhaupt benötigt werden. Auch wenn nicht alle Funktionen einer Software genutzt werden, muss bei der Anschaffung diese im gesamten Funktionsumfang bezahlt werden. Ein weiterer Grund, der damit eng verbunden ist, liegt darin, dass die Entscheider aus den Abteilungen Vertrieb und Marketing sowie IT nicht immer auf ihre Anwender hören und sie in den Entscheidungsprozess über Neuanschaffungen oftmals nicht miteinbeziehen. Doch sie sind es schlussendlich, die mit der Software im Alltag effizient arbeiten müssen. Sind die Anwender nicht von einer Software überzeugt, so findet diese nur selten Akzeptanz und wird im Ergebnis nicht oft eingesetzt. Die Frage lautet also: „Wie kann dem Abhilfe geschaffen werden?“ Die Antwort liegt auf der Hand: Entscheider müssen die tatsächlichen Anwender der Software miteinbeziehen und sie entsprechend schulen. 

Interessant zu sehen ist, dass nicht nur einzelne Länder von diesem Umstand betroffen sind, sondern nahezu alle Länder weltweit gleichermaßen. Die Anschaffung von nicht optimal genutzter oder gar oft brachliegender Software zieht sich außerdem durch alle Branchen: Handel, Industrie und Behörden sind betroffen. Es ist zudem geradezu auffällig, dass gerade in den Branchen, denen eigentlich eine hohe IT-Affinität zugesprochen wird, der Anteil brachliegender Software mit am höchsten beziffert werden kann.

Kostenersparnis durch Anwendungen aus der Cloud

Wesentliche Gründe für die nicht optimale Nutzung von Software sind:
  • Unnötige und nicht benötigte Funktionsvielfalt
  • Überschneidung von Funktionen innerhalb der Softwares
  • Mangelhafte und/oder fehlende Mitarbeiterschulungen
Unternehmen tun sich mit Veränderungen oft schwer. Sie wissen dennoch, möchten sie wettbewerbsfähig bleiben, dürfen sie keine Scheu vor Neuerungen haben. Software aus der Cloud bietet da den entsprechenden Lösungsansatz für bekannte Probleme:

Kostenersparnis mit Hilfe des Pay-per-Use Modells

Software aus der Cloud bietet viele Vorteile, u.a. die der Kostenersparnis durch die Nutzung auf Basis der Pay-per-Use Lizenzierung. Dies bedeutet, dass der Anwender nur für die tatsächlich genutzten Module und Benutzerlizenzen zahlt und nicht wie beim Kauf von Anwendungen oftmals größere Kontingente und eine komplette Software-Suite erwerben muss. Abhilfe schafft hier Modularität, bei der die Software in verschiedene Module geteilt wird, die je nach Bedarf hinzugebucht oder abbestellt werden können. So wird nur noch für das bezahlt, was auch tatsächlich benötigt wird.

Die neueste Software-Version aus der Cloud

Bei der Nutzung von cloudbasierter Software profitieren die Unternehmen nicht nur von einer Kostenersparnis, sondern ebenso von der jeweils aktuellsten Versionierung der Anwendung, da die Weiterentwicklung und die regelmäßigen Updates vom Anbieter übernommen werden. So sind bereits Kosten für Updates in den monatlichen Abos enthalten.

Unabhängigkeit von IT-Ressourcen

Gute, zertifizierte und seriöse Anbieter von Software aus der Cloud garantieren ein Höchstmaß an Verfügbarkeit und Sicherheit. Neben der Kostenersparnis von Hard- und Software berücksichtigt diese Variante auch die Ersparnis beim laufenden Betrieb und anfallenden Kosten für die Wartung.

Optimierung tatsächlich genutzter Software

Auch bei der Nutzung cloudbasierter Software kann nicht ganz ausgeschlossen werden, dass bestimmte Funktionen und Module kaum oder gar nicht genutzt werden. Dies lässt sich allerdings anhand bestimmter Management Software schnell herausfinden und dann systematisch optimieren. Häufig liegt dies dann in mangelndem Fachwissen der Anwender begründet, welches durch effektive Schulungen leicht verbessert werden kann.

Cloudbasierte Software ist das Modell der Zukunft

Softwarehersteller scheinen den Trend der Zeit erkannt zu haben und widmen sich vermehrt der Bereitstellung ihrer Software aus der Cloud – bietet dies doch zahlreiche Vorteile gegenüber den physikalischen, fest auf den Rechnern der Anwender installierten Versionen. Software-as-a-Service ist in diesem Bereich das populärste Bereitstellungsmodell. Renommierte Softwarehersteller wie Microsoft, Apple oder Adobe setzen deswegen bereits stark auf cloudbasierte Software.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass es wesentliche Gründe gibt, warum Unternehmen auf cloudbasierte Software setzen sollten. Allen voran ist hier eine Kostenersparnis bei verbesserter Verfügbarkeit, gesteigerter Sicherheit und weniger Verschwendung von IT-Ressourcen zu nennen. So können Sie dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen nicht zum Kostenberg der ungenutzten Software beiträgt.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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