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Einkauf 4.0: Den operativen Einkauf meistern

von David Lauchenauer am 14.07.2020

„Das Geld liegt im Einkauf!“ Diese und andere Weisheiten kennen operative Einkäufer nur zu gut. Tatsächlich sorgen attraktive Konditionen in der Beschaffung für bessere Margen und einer größeren Flexibilität hinsichtlich der Preisgestaltung in kompetitiven Märkten. Der Einkauf ist dabei ebenso von der Digitalisierung betroffen wie andere Unternehmensbereiche. Das renommierte Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML sorgte in diesem Zusammenhang bereits im Jahre 2016 mit einer Studie zum Einkauf 4.0 dafür, dass der digitale Wandel ebenfalls in der Beschaffung angekommen ist. Die Realität zeigt jedoch, dass in vielen KMU die Beschaffungsprozesse immer noch aufwendig händisch und ohne klar definierte Abläufe durchgeführt werden. Zu diesem Ergebnis kommt ebenfalls das „BME-Barometer Elektronische Beschaffung 2019“, welches vor allem rausstellt, dass digitale Potenziale noch nicht genügend genutzt werden. Wie Sie den operativen Einkauf zuzeiten der Digitalisierung meistern, zeigt dieser Artikel auf.

 

Wandel in der Beschaffung

Die fortschreitende Digitalisierung verändert zunehmend ebenfalls die Aufgaben in der Beschaffung. Im Zusammenspiel mit der Industrie 4.0 und veränderten Prozessen in der Logistik liegt es nun am operativen Einkauf, mit diesen Veränderungen Schritt zu halten. Auch die Art und Menge der zu beschaffenden Güter verändert sich. Digitale und innovative Produkte bzw. Dienstleistungen stellen neue Anforderungen an die Einkäufer hinsichtlich des technischen Know-hows. Darüber hinaus werden neue Maschinen bzw. Werkzeuge benötigt, um neue Komponenten oder Fertigungsprozesse abzubilden. In der Folge verändert sich das Beschaffungsportfolio des Einkäufers hinsichtlich der Produktvielfalt und der Bezugsart. Neue Bezugsmodelle wie „as a Service“ werden nicht nur für Anwendungen etabliert, sondern immer mehr Unternehmen nehmen den Siegeszug von SaaS (Software-as-a-Service) zum Anlass, eigene Dienstleistungsmodelle im Abo-Modell zu entwickeln. Durch Entwicklungen wie „Make to Order“ bzw. „Build to Order” oder „Rapid Prototyping“ werden auch im Einkauf ad hoc entsprechende Teilkomponenten benötigt. Dies führt zu immer mehr kleinen Bestellungen für Kleinserien oder Prototypen, die bis zur Losgröße 1 für Sonderanfertigungen reichen.
 
Für den operativen Einkauf bedeutet die Digitalisierung in diesem Zusammenhang eine Veränderung in der Rolle des Einkäufers. Händische Sourcing-Prozesse, Preisabsprachen und Konditionsverhandlungen werden Automatisierungen weichen. Für den Einkäufer bedeutet dies zwangsläufig, dass sich seine Rolle beim Konzept des Einkaufs 4.0 eher auf Steuerungs-, Verwaltungs- und Lenkungsaufgaben konzentrieren wird. Statt telefonisch oder via Fax noch Bestellungen aufzugeben, werden automatisierte Aufträge überwacht. Ebenfalls wird auf den Einkäufer als Spezialist für Disposition mehr Aufgaben zur Verwaltung von Lagerbeständen und Optimierung der Supply Chain zukommen. Bedingt durch ein vermehrtes Outsourcing und globaler Lieferketten wird der operative Einkäufer zukünftig ebenfalls als Vermittler bei Lieferterminverzögerungen und Reklamationen hinsichtlich der Qualität eine zentrale Rolle spielen. Als letzten Punkt wird gerade im Bereich der Digitalisierung die Beschaffung von externem Know-how, ebenfalls als Innovation Sourcing bekannt, relevant.

 

Mit einem ganzheitlichen ERP hin zum Einkauf 4.0

Das Fraunhofer-Institut stellte fest, dass es zur Erreichung eines digitalen Beschaffungsmanagements vor allem die notwendigen Technologien benötigt, um den Einkauf zu digitalisieren. ERP-Systeme bilden die Grundlage einer modernen Warenwirtschaft in Unternehmen. Die operativen Einkäufer erhalten durch die ERP-Software einen Überblick über alle Aufträge und Lieferungen. Grundlage dafür bilden aktuelle Adressen-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, deren Datenhoheit beim ERP-System liegen sollte. Durch die Hinterlegung der Lieferanteninformationen und Handelsstücklisten lassen sich Lieferanten dann effektiv vergleichen. Ziel bei der Beschaffungsautomatisierung ist es nun, dass bei Auftragseingang automatisch ein Abgleich mit dem vorhandenen Lagerbestand durchgeführt und bei Notwendigkeit eine entsprechende automatisierte Bestelldisposition durchgeführt wird. Darunter werden in erster Linie automatisch im Warenwirtschaftssystem generierte Bestellvorschläge verstanden. Die Automatisierung kann aber ebenfalls hinsichtlich „Make to Order“-Prozessen erweitert werden. Mittels Schnittstellen und elektronischem Datenaustausch ist es ebenfalls möglich, dass entsprechend automatisierte Einkäufe bei den Lieferanten platziert werden, wodurch die Idee des Einkaufs 4.0 greifbar wird.
 
Fundament für solch einen Grad der Automatisierung ist ein ganzheitliches ERP-System, welches nicht nur die Warenwirtschaft abbildet, sondern ebenfalls auf Informationen interdisziplinär im Unternehmen dank einer einzigen Datenbasis zugreifen kann. Entsprechende Automatisierungen lassen sich mit diesem Ansatz entlang der ganzen Wertschöpfungskette aufbauen. Denkbar wäre es beispielsweise durch Integration von CRM anhand der aktuellen Deal-Pipeline Vorhersagen darüber zu treffen, zu welchem Zeitpunkt wie viele Komponenten benötigt werden – und basierend darauf Bestellvorschläge zu erstellen. Solche und ähnliche Überlegungen werden in KMU vermehrt durchgeführt, um nicht nur technologische Vorteile vom Einkauf 4.0 auszunützen, sondern ebenfalls die Einkaufsprozesse zu optimieren.

 

Prozessinnovationen unterstützen digitalen Wandel im Einkauf

Die Digitalisierung erhöht nicht nur die technologischen Möglichkeiten, über die der operative Einkäufer verfügt. Im Rahmen des Einkaufs 4.0 stehen vor allem auch die Beschaffungsprozesse erneut auf dem Prüfstand. Analoge, manuelle Prozesse wie eine Bestellung via Telefon oder Fax sollten genauso analysiert werden wie das Vorgehen bei Lieferterminverzögerungen oder Mängel in der Qualität. Dabei soll keineswegs die persönliche Kommunikation vollständig weichen. Stattdessen gilt es zukünftig, dass digitale Prozesse dabei unterstützen, dass die Einkäufer mehr Zeit für qualitative Lieferantenbeziehungen und das Netzwerken haben. Gerade in KMU, bei denen vermehrt auf etablierte, langjährige Partner in der Beschaffung zurückgegriffen wird, führen enge Beziehungen tatsächlich zu besseren Lieferkonditionen. Somit bietet die Digitalisierung eine große Chance im Beschaffungsmanagement dafür zu sorgen, dass im Zusammenspiel zwischen Technologie und Prozessen wirklich Potenziale gehoben werden können. Und damit hat dann auch der altbewährte Spruch aus der Einleitung wieder seine Berechtigung.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

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Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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