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Effizientere Aufgabenplanung dank ERP-Software

von David Lauchenauer am 22.09.2020

Gewisse Dinge haben es nicht leicht auf der BeliebtheitsskalaDas Thema (Haus-)Aufgaben gehört schon seit der Schulzeit zu den eher unliebsamen Pflichten. Diese Abneigung zieht sich weiter im Berufsleben. Aufgaben? Nein danke. Schuld daran sind unrealistische Vorgaben, mangelnde Disziplin, fehlende Transparenz und eine schwerfällige AufgabenverwaltungDoch das geht auch anders. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum die Aufgabenplanung im ERP-System nicht nur einfacher und effizienter ist als gemeinhin angenommen, sondern auch Spaß machen kann.  
 

Ein zentrales System statt Insellösungen 

Zugegeben, die Versuchung ist angesichts des kreativen Softwareindustrie verlockend, immer mehr Anwendungen einzusetzen. Hier ein Mailprogramm, dort eine Kanban-App, dann noch eine mobile Zeiterfassung und bestimmt noch einen separaten Cloudspeicher. Das Resultat gleicht dem Hüten eines Sacks mit digitalen Flöhen. Der Aufwand für die Synchronisierung ist enorm und äußerst fehleranfällig. Deutlich einfacher ist es, sämtliche Informationen in einem einzigen System zu verwalten. Als zentrale Plattform bietet sich das ERP-System an, umfasst dieses doch alle relevanten Daten und Ressourcen eines Unternehmens. 
 

Kontextbezogen Nutzung von Daten 

Herr Felix Glück erhält von seiner Vorgesetzen die Aufgabe, für einen Kunden eine Konzeptpräsentation zu erstellen sowie einen Termin für ein gemeinsames Meeting zu vereinbaren. Mit dabei sollen ein Vertreter der Geschäftsleitung sowie zwei Produktspezialisten seinEine knifflige Aufgabe, wenn Herr Glück dabei nicht auf die Daten im zentralen ERP-System zugreifen könnte. Er terminiert die Aufgabe so, dass er genügend Zeit hat und andere Pflichten nicht zu kurz kommen. Im gemeinsamen Kalender prüft er die Verfügbarkeit seiner Kollegen und verschickt die Termineinladungen. Alle Informationen über den Kunden findet Herr Glück im Kundenstamm. Dort sieht er auch, was mit dem Kunden vereinbart wurde und welche Leistungen bisher beansprucht wurden. 
 

Sinnvoll strukturierte Aufgaben  

Eine berechtigte Frage, die immer wieder auftaucht, betrifft die Informationsstruktur von Aufgaben. Diese ist abhängig von der Unternehmensstruktur und Prozessorganisation im Unternehmen. Je nach dem, könnten zum Beispiel folgende Informationen zur Anwendung kommen: 
 
  • Aufgabenbeschreibung 
  • Starttermin, Endtermin 
  • Priorität 
  • Bearbeitende Person 
  • Vorgesetzte/r 
  • Bereich 
  • Aufgabengruppe, -kategorie 
  • Erfüllungsgrad, Status 
 
Wichtig ist, Aufgaben nicht mit unnötigen Details zu überladen. Nur, wenn Informationen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Transparenz beitragen, haben sie eine Berechtigung. 
 

Zusätzliche Informationen und Dokumente 

Für die Erfüllung von Aufgaben werden häufig zusätzliche Informationen und Dokumente benötigt. Das können beispielsweise personelle oder materielle Ressourcen sein, aber auch Vereinbarungen oder Besprechungsnotizen. Wird ein ERP-System konsequent für sämtliche Transaktionen im Unternehmen eingesetzt, finden sich dort auch alle notwendigen Daten, um Aufgaben erfolgreich zu lösen. Dazu zählen sowohl Stammdaten als auch Bewegungsdaten und – deren Bedeutung wird immer wichtiger – Auswertungen und Kennzahlen 
 

Das ERP als Kommunikationsmittel 

Die Zeiten, als das ERP in erster Linie als elektronische Schreibmaschine gedient hat, sind längst vorbei. Heute übernehmen solche Systeme zentrale Funktionen als Informations- und Kommunikationsquelle, um Prozesse zu steuern und zu überwachen. Die Planung und Verwaltung von Aufgaben gehören ebenfalls dazu. Informationen über den Erfüllungsgrad oder Terminprobleme müssen nicht mehr explizit per Mail oder telefonisch kommuniziert werden, sondern lassen sich von den Verantwortlichen jederzeit transparent einsehen. Durch das rechtzeitige Intervenieren lassen sich Zielerreichung und Aufgabenerfüllung nachhaltig verbessern. 
 

Dank der Cloud auch unterwegs verfügbar 

Wir sind immer häufiger unterwegs. Mobiles Arbeiten – sei es im Homeoffice oder einfach unterwegs – ist inzwischen Alltag. Entsprechend mobil müssen auch die Daten sein, welche wir für unsere Aufgaben brauchen. Möglich machen es webbasierte Lösungen. Doch anstatt auf eine separate, Smartphone-taugliche App auszuweichen, empfiehlt sich aus den oben erwähnten Gründen der Einsatz eines Cloud-ERP, welche auf allen mobilen Geräten funktioniert. Dadurch werden Mitarbeitende nicht nur flexibler, sondern können von überall her auf alle relevanten Daten zugreifen. So können Aufgaben jederzeit erfasst oder bearbeitet werden.  
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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