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Dubletten im ERP vermeiden

von David Lauchenauer am 02.03.2021

Die Datenqualität in Business Software ist entscheidend dafür, welchen Nutzen die Anwendungen stiften können. Besonders bei heterogenen IT-Infrastrukturen, wenn z.B. unterschiedliche Anwendungen für CRM, Warenwirtschaft, Produktion und Marketing zum Einsatz kommen, entstehen immer wieder Dubletten. Das Ergebnis von doppelten Datensätzen ist eine verminderte Datenqualität. In der Praxis bedeutet dies nicht nur zusätzlichen Aufwand bei der Pflege von Stamm- und Bewegungsdaten, sondern auch eine schlechtere Plan- und Auswertbarkeit von Informationen. Letztlich führt dies zu schlechteren, datengestützten Entscheidungen, die getroffen werden. Warum Dubletten entstehen und wie diese konsequent im ERP-System vermieden werden können, zeigt der folgende Artikel auf. 
 

Wieso entstehen Dubletten im ERP-System? 

Die Entstehungsgeschichte von doppelten Datensätzen ist in jedem Unternehmen anders. Oftmals gibt es aber Gemeinsamkeiten. Darunter fallen zum Beispiel Importe aus Alt-Systemen, bei denen die „Leichen im Keller“ aus der Vergangenheit weiter übernommen wurden. Eine vergleichbare Quelle von Dubletten ist ein Import aus einer alternativen Business Software, zum Beispiel aus dem CRM. Vor allem dann, wenn die IT ohne ein detailliertes Briefing mit Know-how zu den Datenstrukturen mit dem Import beauftragt und keine Vorab-Überprüfung der Datenqualität durchgeführt wird, entstehen Dubletten. Denn technisch gesehen ist ein INSERT (Speichern eines neuen Datensatzes) leichter als ein UPDATE (Aktualisieren eines vorhandenen Datensatzes), denn bei einer Aktualisierung muss erst überprüft werden, ob es diesen Datensatz bereits gibt. Im schlimmsten Fall sind Dubletten sogar notwendig, weil eine Schnittstelle keine Aktualisierung von bestehenden Datensätzen vornehmen kann oder eine Anbindung via API gar nicht vom ERP-Anbieter angeboten wird. Nach einer gewissen Zeit deterioriert die Datenqualität in der Business Software dann erheblich. Auch die Mitarbeiter sind eine Quelle für Dubletten. Vor allem dann, wenn beispielsweise Lager, Verkauf oder Außendienst nicht in Echtzeit mit der ERP-Software verbunden sind, entstehen aufgrund mangelnder Abfragen doppelte Datensätze. In der Regel werden diese dann vom Innendienst bzw. von den betroffenen Mitarbeitern im Nachgang nicht mehr zusammengeführt, wodurch sich die Verschlechterung der Datenqualität systematisch ausbreitet. 
 

Folgen einer schlechten Datenqualität: planlos im Unternehmen 

Um datengestützte Entscheidungen im Betrieb treffen zu können, benötigt es eine möglichst hohe Datenqualität. Selbst Dubletten von Stammdaten wie Lieferanten, Kunden oder Produkten können schnell zu größeren Problemen führen. Ein Anruf mit einer Bestellung von Herrn Meier der „Hr. Meier AG“ könnte bereits zu Herausforderungen führen, wenn es die „Hr. Meier AG“, „Meier AG“ oder „Herr Meier AG“ gibt, die teilweise unterschiedliche Adressen, Ansprechpartner und Konditionen besitzen. Ein höherer Zeitaufwand bei der Bearbeitung der Anfrage ist dabei nur die Spitze des Eisberges. Falschzuweisungen und dementsprechend zu korrigierende Belege sind ein wirkliches Ärgernis für alle Beteiligten und lassen das Unternehmen beim Kunden im schlechten Licht dastehen. Tatsächlich können aus solchen Fauxpas aber wirkliche Kosten entstehen, wenn beispielsweise fälschlicherweise Produkte produziert oder Rohstoffe bzw. Teilfabrikate beschafft wurden. Die größte Herausforderung ist aber die Datenauswertung. Ein datengestütztes Reporting mit schwacher Datenqualität führt unweigerlich zu Berichten mit falschen Kennzahlen. Betroffen sind nicht nur Auswertungen für das Marketing (z.B. Kontaktquelle, Bestellkanal usw.), sondern ebenfalls vertriebsrelevante und erfolgsorientierte Kennzahlen (z.B. Churn-Rate, Customer Lifetime Value, durchschnittliche Ordergröße usw.) Dies führt im schlimmsten Fall dazu, dass Fehlentscheidungen getroffen werden, da Auswertungen nicht immer um Dubletten datenbereinigt werden können. Dubletten sind daher nicht als eine notwendige Kleinigkeit abzutun und es sollte stets versucht werden, die Datenqualität zu erhöhen. 
 

Wie Dubletten im ERP vermieden werden können 

Eine hohe Nutzungstiefe und klare Regularien bzw. Nutzungs-Leitfäden führen dazu, dass die ERP-Anwender händisch schon mal keine doppelten Datensätze in die Software einbringen. Schulungen unterstützen dahingehend diesen Prozess weiter. Darüber hinaus gilt es dann die IT-Architektur in wirklichen Einklang zu bringen. Und genau hier liegt oftmals die Schwierigkeit hinsichtlich der Dubletten. Denn wenn unterschiedliche IT-Systeme Stammdaten verwalten, gilt es diese in allen Systemen gleichermaßen zu aktualisieren. In der Praxis passiert dies aber nur selten. Automatische Schnittstellen müssen in diesem Zusammenhang überprüfen, welches System die Datenhoheit besitzt und anhand dieser eingestellten Regeln mit dem neuen Datensatz umgehen. Hinzu kommen händische Importe oder periodisch durchzuführende Datenabgleiche. Wenn sich dann noch kleine Ungereimtheiten wie im obigen Beispiel ergeben, ist das Chaos vollständig perfekt. In der Folge kommt es in KMU regelmäßig vor, dass unterschiedliche Systeme einen unterschiedlichen Datenbestand halten und die führende IT-Applikation, zum Beispiel das ERP, voll von Dubletten steckt.  
Einen Lösungsansatz für diese Problematik bieten ganzheitliche ERP-Systeme, die als Basis eine durchgehende Datenstruktur besitzen. Dieselben Stammdaten aus dem ERP sind so auch im CRM oder PPS verfügbar. Durch Einsatz eines ganzheitlichen Cloud ERPs sind auch Synchronisierungs-Probleme von Außendienstlern oder Mitarbeitern im Homeoffice ein Thema der Vergangenheit. Die gemeinsame Datenbasis schafft somit eine allgemeingültige Ausgangslage für das gesamte Unternehmen und Dubletten können vermieden werden. 
 

Diagnose Dubletten: Was Sie tun können 

Sind erstmal Dubletten in den führenden IT-Systemen vorhanden, gilt es die Ursache für diese Probleme zu identifizieren und konsequent auszumerzen. Ist die Ursache behoben, kann der Datenbestand optimiert werden. Je nach Datengröße kann ein händisches Eingreifen und Anpassen viele Dubletten beseitigen. Technische Lösungen, die über reguläre Ausdrücke beispielsweise ähnlich lautende Begriffe suchen und vorselektieren, können diesen Prozess beschleunigen. So würde im obigen Beispiel eine Suche nach der Firma „Meier“ die entsprechenden Resultate herausspucken; aber häufig auch ähnlich klingende Namen wie „Meiers Firma“ auswählen. Es gilt also auch bei technischen Lösungen darauf zu achten, dass genügend Parameter einbezogen werden, um entsprechende Duplikate zu identifizieren. Beim Zusammenführen von Datensätzen sollte ebenfalls darauf geachtet werden, dass der aktuelle Datensatz um die Historie des Duplikates ergänzt, aber nicht die einzelnen Eigenschaften bzw. Felder überschrieben werden. Sind Dubletten also erstmal im ERP-System angekommen, ist es oftmals mit viel Aufwand verbunden, diese zu entfernen. Daher setzen immer mehr Betriebe auf ganzheitliche, voll-integrierte Ansätze, um dieses Thema zu verhindern. Die gesteigerte Datenqualität führt entsprechend zu nachhaltig besseren Ergebnissen. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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