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Digitale Realität in Vertrieb und Außendienst

von David Lauchenauer am 31.12.2019

Die Medien sind randvoll mit digitalen Schlagzeilen. Nichts ist unmöglich, so die Devise. Doch wie sieht es in der Realität aus? Am Beispiel von Vertrieb und Außendienst zeigt sich, dass das digitale Eldorado zwar in Griffnähe, aber eben doch noch nicht so ganz da ist. Nicht die Software ist dabei das Problem, sondern eher der Kulturwandel im Unternehmen. Aber lesen Sie selbst. 
 
Mobile, flexible Kundenbetreuung 
Kundennähe ist das Gebot der Stunde. Niemand spürt das so direkt wie die Mitarbeitenden in Vertrieb und Außendienst. Sie sind gefordert, möglichst enge Tuchfühlung mit den Kunden (und Interessenten) aufzunehmen und zu pflegen. Dabei müssen sie sich auf aktuelle Unternehmens- und Kundendaten verlassen können. Bereits bei der Planung von Aktivitäten bis zum eigentlichen Kontakt spielen gezielte Informationen eine Schlüsselrolle. Gleichzeitig müssen neu gewonnene Daten umgehend in die Geschäftsprozesse zurückfließen. Eine Aufgabe, welche sich nur lösen lässt, wenn die zentrale Unternehmenslösung ständig vor Ort verfügbar ist. Wer heute den Schwerpunkt auf mobile, flexible Kundenbetreuung legt, kommt am Thema Cloud-Software nicht vorbei. 
 
Asynchrone Daten als No-Go 
Viele Unternehmen tun sich allerdings noch immer schwer in Sachen mobiler, flexibler Kundenbetreuung. Die Ursachen dafür liegen in der Regel in veralteten Anwendungen mit eingeschränkter Mobilität. Wenn, dann wird diese höchstens in Form eines Datenabgleichs zwischen zentraler Datenbank und Außendienst-Notebook gehandhabt. Das Hauptproblem dabei: Datenbestände können sich aufgrund der asynchronen Aktualisierung verändern und damit zu ungenauen Informationen führen. Naheliegendes Beispiel ist der Lagerbestand. Wird einem Kunden die prompte Lieferung eines bestimmten Artikels versprochen, kann sich die Ausgangslage binnen Sekunden ändern. Pech für den Kunden und viel Ärger für den Vertrieb. 
 
Ideale Ausgangslage schaffen 
Anders betrachtet, profitiert der Außendienst (und Vertrieb) von jederzeit aktuellen Daten und der Möglichkeit, sich unabhängig von Ort und Zeit an den Geschäftsprozessen des Unternehmens teilzunehmen. Konkret bedeutet das zum Beispiel, dass Kunden exakte Lieferfristen zugesagt oder Angebote vor Ort mit den richtigen Konditionen erstellt werden können. Damit steigt nicht nur die Qualität und Professionalität in Vertrieb und Außendienst, auch die Kundenzufriedenheit erhöht sich deutlich. Jeder Verkäufer weiß: Aktuelle, korrekte Informationen sind das A und O für zuverlässige Auskünfte und eine reibungslose Auftragsabwicklung.  
 
Motorsäge statt Laubsäge 
Natürlich sind die technischen Voraussetzungen für einen mobilen, professionellen Vertrieb längst gegeben. Die Realität sieht jedoch oft anders aus. Da wird der Außendienst noch mit endlosen Papierlisten auf die Reise geschickt. Aufträge müssen in ein Formular eingetragen und dann per Fax in die Zentrale gesendet werden. Ob ein Artikel verfügbar ist oder nicht, ist stets eine Lotterie. Mit wenigen Maßnahmen lassen sich solche Verhältnisse ändern. Nicht die Geschäftsprozesse als solche verändern sich dabei. Es sind vielmehr die Werkzeuge, welche die Arbeit einfacher machen. Ob man einen Baum mit einer Laubsäge oder Motorsäge fällt, ist ein gewaltiger Unterschied. Ein mobiles ERP-System erleichtert die Arbeit in Vertrieb und Außendienst enorm. 
 
Wie schafft man den Wandel? 
In den meisten Unternehmen ist bereits eine Software in Betrieb, welche als zentrales System die Geschäftsprozesse steuert. Die Frage stellt sich: Wie flexibel lässt sich diese als mobile Anwendung im Vertrieb und Außendienst nutzen? Müssen Daten extra kopiert und synchronisiert werden? Braucht es spezielle Vorkehrungen, um den mobilen Datenzugriff von auswärts zu ermöglichen? Wie sicher und aktuell sind die Daten unterwegs? Wer sich mit diesen Fragen nicht auseinandersetzen will, setzt mit Vorteil auf eine Cloud-Lösung. Diese ist per se mobil verfügbar und jederzeit aktuell. Ein Umstieg von einem alten On-Premise-System auf eine moderne Cloud-Software ist kein Problem. Die damit verbunden Vorteile jedoch enorm.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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