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Diese 7 Faktoren machen die Prozessdigitalisierung erfolgreich

von David Lauchenauer am 04.10.2019

Die Digitalisierung bietet mittelständischen Unternehmen eine Fülle an Möglichkeiten, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Doch die Praxis zeigt, dass die Einführung moderner Tools nicht automatisch zum Erfolg führen. Nicht die Technologie ist das Problem, sondern die Umsetzung und Anwendung. Auf welche Faktoren Sie bei der Prozessdigitalisierung achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.  
 
1. Gründliche Analyse des Optimierungspotenzials 
„Never change a running system“… Kaum jemand wird freiwillig gut funktionierende Prozesse und bewährte Systeme ablösen und sich auf digitales Glatteis begeben – außer man bringt starke Argumente ins Spiel. Dafür braucht es eine gründliche Analyse des Optimierungspotenzials. Welche Arbeitsabläufe können verbessert werden? Wo bietet eine neue Software Vorteile, z.B. bei Auswertungen oder Automatisierungen? Wer eine neue Lösung einführt, ohne das Momentum für die Verbesserung des Ist-Zustandes zu nutzen, verpasst eine wertvolle Gelegenheit. 
 
2. Lösungsumfang muss zu Anforderungen passen 
Kennen Sie auch die Anwender, welche sich darüber beklagen, dass mit der neuen Software alles viel komplizierter geworden ist? Manchmal hat das mit dem ungeliebten Wechsel auf ein neues Produkt zu tun (früher war bekanntlich alles besser). Nicht selten stellt man aber fest, dass die Klagen durchaus berechtigt sind. Dann nämlich, wenn z.B. das implementierte ERP-System im Kern für eine gänzlich andere Branche ausgelegt wurde oder für Unternehmen mit internationalen Strukturen. Nur dann, wenn die Lösung auch zu den gestellten Anforderungen passt, lässt sich ein positiver Effekt bei der Nutzung erzielen.  
 
3. Integration von vor- und nachgelagerten Prozessen 
Wenn der neue Webshop zwar über tolle Warenkorbfunktionen verfügt, die Bestell- und Produktdaten aber nicht mehr automatisch ins ERP-System übernommen werden können, ist irgendwas schiefgelaufen. Bei der Prozessdigitalisierung müssen immer auch Anfang und Ende bedacht werden. Sprich, die vor- und nachgelagerten Systeme und Prozesse sind zwingend zu berücksichtigen. Die Integrationsfähigkeit spielt bei der Prozessdigitalisierung eine zentrale Rolle. Sie ist entscheidend, welche Vorteile damit verbunden sind und ob die Benutzer sich damit anfreunden können.  
 
4. Unterstützung durch die betroffenen Anwender 
Damit wären wir auch schon bei den betroffenen Anwendern. Bei der Prozessdigitalisierung trifft man in der Regel auf zwei unterschiedliche Lager. Zum einen gibt es die Befürworter, welche endlich Morgenröte sehen und sich von der Digitalisierung eine echte Arbeitserleichterung versprechen. Zum andern gibt es den Widerstand, welche liebgewonnene, eingespielte Routinetätigkeiten über Bord werfen und sich mühsam mit dem „Neuen“ anfreunden müssen. Beweisen Sie Fingerspitzengefühl im Umgang mit den Anwendern! Mit stichhaltigen Argumenten (siehe oben) hat man in Sachen Motivation die besten Karten.  
 
5. Keine Einzellösungen, sondern klare Strategie 
Mit einer „Pflasterpolitik“ gewinnen Sie bei der Prozessdigitalisierung keinen Blumentopf. Im Gegenteil, die Probleme wachsen dadurch sprunghaft an. Was es braucht, ist eine klare Strategie. Davon werden Sie in Ihrem Unternehmen vermutlich schon einige haben. Unternehmensstrategie, Marketingstrategie, Finanzstrategie, Personalstrategie… und (hoffentlich) auch eine Digitalisierungsstrategie. Die große Kunst: Alle Strategien aufeinander abzustimmen und unter einen Hut zu bringen. Es ist wichtig, dass sich Ihre Prozessdigitalisierung mit den vorhandenen Strategien deckt.  
 
 
6. Laufende Kontrolle und Weiterentwicklung 
Nachher ist vorher, heißt es bei der Prozessdigitalisierung. Keine Lösung ist so gut, als dass sie nicht weiter verbessert werden könnte. Mehr noch: Sobald Sie über digitale Grundlagen verfügen, welche den Praxisanforderungen genügen, steht Ihnen ein festes Fundament für die Weiterentwicklung zur Verfügung. Nehmen Sie als Beispiel ein Cloud-ERP. Ist dieses einmal im Unternehmen eingeführt, können Sie damit neue Arbeitsmodelle wie Homeoffice einführen oder den mobilen Außendienst ausbauen. Genau hier liegt der wahre Wert von Digitalisierungsprojekten: Sie bilden die Basis für innovative Geschäftsmodelle und Organisationsstrukturen. Die Technologie ist da. Jetzt ist Ihre Business-Kreativität gefordert. 
 
7. Aus Fehlern lernen und sich verbessern 
Wir befinden uns zu Beginn des digitalen Zeitalters. Pioniergeist, vergleichbar mit den Anfängen der Aviatik oder des Automobils, prägen diese Zeit. Es ist erlaubt, Fehler zu machen. Sofern man daraus lernt und sich verbessert. Dies gilt ganz besonders bei der Prozessdigitalisierung. Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden klar, dass es vielleicht nicht gleich auf Anhieb funktioniert. Lassen Sie sich nicht entmutigen und machen Sie weiter. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen ist eine schrittweise Transformation, welche diejenigen belohnt, welche nicht beim ersten Problem aufgeben. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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