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Diese 5 Tipps machen Ihr ERP zum Wissensspeicher

von David Lauchenauer am 24.09.2019

Wer sein ERP nur als elektrische Schreibmaschine für die Auftragsbearbeitung betrachtet, vergeudet digitales Potenzial. Als zentraler Wissensspeicher liefern solche Gesamtlösungen die Grundlagen für Qualität, Effizienz und Transparenz. Um an diese Informationen zu gelangen, braucht es nicht viel. Voraussetzung ist ein integriertes System und die folgenden fünf Tipps. 
 
#1 Informationen zentral speichern 
ERP-Systeme haben (mindestens) einen gewaltigen Vorteil: Als Pool für alle Unternehmensdaten sind sie die idealen Speicher von A wie Adresslisten bis Z wie ZeiterfassungDiese Informationen lassen sich von allen Abteilungen und Mitarbeitenden bei Bedarf anzapfen und als Wissen nutzenAls zentrales System sorgt das ERP dafür, dass nicht lange nach Informationen gesucht werden muss. Alle Daten sind an einem einzigen Ort gespeichert. Wer sein System als Wissensspeicher nutzen will, sollte dafür sorgen, dass möglichst alle Informationen ins zentrale ERP gelangen. Jede zusätzliche, separate Anwendung erhöht das Risiko, dass Medienbrüche entstehen oder Daten von Hand zusammengetragen werden müssen. Sofern man diese denn überhaupt noch findet.  
 
#2 Digitalisieren, was das Zeug hält 
Von den kleinen Haftnotizen bis zu handschriftlichen Aufgabenlisten flattern leider immer noch viele Zettel durch den Unternehmensalltag. Dabei die Übersicht zu behalten, ist schwierig. Vor allem dann, wenn die betreffende Person ausfällt und jemand die Stellvertretung übernehmen muss. Verschwinden die Notizen dann noch in dicken Ordnern, ist es endgültig aus mit den darin enthaltenen Informationen. Wer clever ist, gewöhnt sich daran, alles zu digitalisieren und im ERP-System festzuhalten. Auch dort lassen sich Notizen hinterlegen, Dokumente abspeichern oder Aufgaben planen. Nur so, dass man es bei Bedarf eben jederzeit wiederfindet. Ein erster Schritt dazu ist der Verzicht, alles auszudrucken. Stattdessen genügt der Hinweis an die Kolleginnen und Kollegen, dass sie alle Informationen direkt im System finden 
 
#3 Daten mobil verfügbar machen 
Rückenprobleme, ade! Dank mobilen ERP-Systemen stehen alle relevanten Unternehmensdaten inklusive Dokumentationen, Handbücher, Verträge usw. jederzeit und überall zur Verfügung. Digitale Mobilität lässt sich am einfachsten mittels Cloud-Software erreichen. Die gewünschten Informationen im Außendienst, im Kundenservice oder bei externen Meetings lassen sich bequem auf Tablets, Notebooks oder Smartphones nutzen. Neue Informationen und Erkenntnisse können direkt wieder ins System eingespeist werden und stehen somit unmittelbar auch den anderen Anwendern als Wissen zur Verfügung. Dadurch können Prozesse und Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt werden. Gleichzeitig steigt die Wissensqualität, da digitale Informationen immer in Ihrer aktuellsten Form zur Verfügung stehen.  
 
#4 Den Business-Wert erkennen 
Im ERP-System steckt mehr Wissen, als man auf den ersten Blick vermutet. Das sind nicht nur offensichtliche Wissensinhalte wie Checklisten, Arbeitsrapporte, Spesenbelege oder Prüfdokumente. Auch in den Stammdaten festgehaltenen Merkmalen oder in den vorhandenen Bewegungsdaten versteckt sich ERP-Potenzial, welches sich zu explizitem Wissen aggregieren lässtSo lassen sich beispielsweise Fragen beantworten wie: Welche Kunden haben im vergangenen halben Jahr einen Umsatz von mehr als 10.000 Euro erzielt? In welchen Produkten werden M8-Schrauben verwendet, und wie viele davon brauchen wir jährlich? Von den Antworten lassen sich Maßnahmen ableiten, um neue Ziele zu erreichen. Daten, Wissen und Business sind untrennbar verbunden und haben in Form des ERP-Systems einen gemeinsamen Nenner.   
 
#5 Wissen verfügbar machen 
Es reicht nicht, Daten nur zu sammeln und zentral im ERP-System abzulegen. Damit wächst zwar das Datenvolumen, doch nützt das kaum jemandem. Nur wenn das damit verbundene Wissen auch verfügbar gemacht und vor allem verwendet wird, kann es seinen effektiven Nutzen entfaltenKonkret bedeutet das, dass Anwender die Möglichkeit haben müssen, auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Auch dann, wenn sie vielleicht unterwegs bei einem Kunden sind oder zu Hause im Homeoffice arbeiten. Mit einem modernen Cloud-ERP lässt sich das problemlos bewerkstelligen. Der einfache, mobile, orts- und zeitunabhängige Zugriff auf die Daten macht ein webbasiertes ERP-System zum zentralen Wissensspeicher für das ganze Unternehmen.   

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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