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Die 10 häufigsten Stolpersteine bei ERP-Projekten

von David Lauchenauer am 07.09.2021

 
 
 
 Aus Fehlern kann man lernen. Auch bei ERP-Projekten. Doch leider bieten sich den meisten Anwendern nicht viele Gelegenheiten dazu. Überraschungen gehören trotz sorgfältiger Vorbereitung bis zu einem gewissen Grad zu einem komplexen Vorhaben. Gut, wenn man dabei auf die Erfahrungen anderer zurückgreifen kann. So lassen sich wenigstens von vorneherein die häufigsten Stolpersteine vermeiden. Worauf Sie bei Ihrem nächsten ERP-Projekt achten sollten, zeigt dieser Beitrag. Anwenden müssen Sie es in der Praxis dann selbst.  
 
  1. 1. Management steht nicht hinter dem Projekt 

ERP ist Chefsache. Zumindest, was das Gesamtprojekt betrifft. Bei der Einführung müssen laufend wichtige Entscheidungen gefällt werden. Diese betreffen OrganisationsstrukturenArbeitsprozesse, Personelles, Zuständigkeiten, ja sogar die Unternehmensstrategie. Damit ein ERP-Projekt nicht in Schieflage kommt, braucht es ein klares Bekenntnis des Managements und manchmal auch eine deutliche Ansage. 
 
  1. 2. Das Tagesgeschäft hat höhere Priorität 

Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems ist mit einigem Arbeitsaufwand verbunden. Von der Prozessanalyse bis zur Ressourcenplanung sind jede Menge Details zu klären. Nebst dem ordentlichen Tagesgeschäft fehlt dazu häufig die Zeit. Außerdem sind die Projektverantwortlichen oft in leitender Position und sowieso schon unter Druck. Wichtig für ein erfolgreiches ERP-Projekt ist es, genügend Freiraum einzuräumen. 
 
  1. 3. Machtgerangel führt zu Grabenkriegen 

Eine Gesamtlösung für das Unternehmen führt zu mehr Transparenz und vernetztem Arbeiten. Sehr zum Unmut aller AbteilungskönigeWer bestimmt zum Beispiel die Struktur der Warengruppen oder Artikelnummern? Kleinigkeiten, welche aber rasch zu einem Machtgerangel und unendlichen Grabenkriegen führen können. Da hilft nur das Machtwort der obersten Führungsetage. 
 
  1. 4. Kolumbus-Effekt endet im Nirgendwo 

Ein ERP-Projekt lässt sich mit einer Reise vergleichen. Ohne Planung strandet man unweigerlich im Nirgendwo. Um diesen „Kolumbus-Effekt“ (wollte nach Indien und entdeckte Amerika) zu vermeiden, sind die folgenden Punkte bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems wichtig: 
  • Zielvorgaben 
  • Ausgangslage 
  • Organisation 
  • Rahmenbedingungen 
  • Ressourcenplanung 
 
  1. 5. ERP-Projekt ohne Konzept und Methode 

Professionelle Lösungsanbieter verfügen über bewährte Konzepte und Methoden, welche ein ERP-Projekt in klare, kontrollierbare Abschnitte gliedert. Das strukturierte Vorgehen wird gerade von kleineren Unternehmen oft als unnötige Schikane wahrgenommen. Ein fataler Fehler, der nicht selten im totalen Chaos endet. Wer hier spart, tut sich keinen Gefallen. 
 
  1. 6. Der Name ist nicht immer Programm 

Es gibt Warenwirtschaftssysteme, welche über klangvolle Namen verfügen und trotzdem nicht zum Anwenderunternehmen passen. Nicht dass die Software schlecht wäre. Manchmal ist das Lösungskonzept nicht stimmig, ein anderes Mal die Komplexität zu hoch oder die Benutzerfreundlichkeit ungenügend. Der Erfolg im ERP-Projekt hängt stark davon ab, wie sehr sich Anwender auf die Software einlassen können. 
 
  1. 7. Kunde und Anbieter verstehen sich nicht 

Wichtig ist auch das Zusammenspiel zwischen Anbieter und Kunde. Das gegenseitige Verständnis bzw. die gleiche Sprache zu sprechen ist ein immens wichtiger Faktor für ein ERP-Projekt. Die beste Ressourcenplanung eines Warenwirtschaftssystems stößt auf taube Ohren, wenn sich die beiden Parteien auf unterschiedlichen Flughöhen bewegen.  
 
  1. 8. Vergessen, die Anwender mitzunehmen 

Ein erfolgreiches ERP-Projekt bedeutet noch lange nicht eine erfolgreiche Nutzung. Spätestens im Mitarbeitergespräch fallen dann Sätze wie „Mit dem neuen Warenwirtschaftssystem kann ich nicht arbeiten.“ Das Problem sind fehlende Funktionen, eine umständliche Usability oder mangelnde Kenntnisse. Die Ursache: Die Anliegen der Anwender wurden zu wenig berücksichtigt. 
 
  1. 9. Termine und Budget geraten außer Kontrolle  

Budget- und Terminüberschreitungen sind für ein ERP-Projekt immer noch eine latente Gefahr, auch wenn sich das Risiko in den letzten Jahren deutlich reduziert hat. Ursachen für ausufernde Projekte sind meistens spontane Kundenwünsche, welche unkontrolliert umgesetzt werden. Wer auf ein transparentes Change-Management setzt, läuft kaum Gefahr, dass das Projekt außer Kontrolle gerät. 
 
  1. 10. Übertriebene Erwartungen ans ERP-System 

Die Erwartung, dass das neue Warenwirtschaftssystem alle internen Probleme löst und gleichzeitig neue Aufträge beschert sind – so merkwürdig es klingt – nach wie vor in vielen Köpfen vorhanden. Ein ERP-System leistet unbestritten einen wertvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg, aber garantieren kann diesen auch die beste Software nicht.   
 
 
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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