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Der richtige Umgang mit Verträgen

von David Lauchenauer am 12.01.2021

Verträge bilden das Grundgerüst für das wirtschaftliche Handeln von Rechtssubjekten. Dementsprechend sind sie sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich Alltag. Per Definition beinhaltet ein Vertrag Regularien zur Herbeiführung einer Rechtsfolge von mindestens zwei Rechtssubjekten. Dementsprechend beinhaltet ein Vertrag auch immer mindestens zwei Willenserklärungen über die gewünschten Rechtsfolgen. Verträge regeln aber nicht nur das Mietverhältnis, Konditionen für die Kollaboration zweier Unternehmen oder den Kauf bzw. Verkauf von Produkten. Denn für viele Unternehmen bieten vertraglich festgelegte Dienstleistungen weitere Potenziale zur Umsatzsteigerung. Wie Unternehmen mit Verträgen weitere Umsatzpotenziale erschließen, wird im folgenden Beitrag aufgezeigt. 
 

Verträge müssen auffindbar sein 

Ob Mietvertrag oder Versicherungspolice: Verträge müssen leicht auffindbar sein, wenn sie benötigt werden. Es empfiehlt sich hierfür, dass die Verträge, aus denen eine Buchung erfolgt (z.B. Mietverträge oder Versicherungspolicen) in der ERP-Software abgelegt werden. Einkaufs- und Lieferkonditionen werden sowohl im CRM- als auch im ERP-System benötigt. Verträge, aus denen konkrete Rechnungen erstellt werden müssen, z.B. in Form von Dienstleistungs-Retainern für die Dienstleistungsbranche, sollten ebenfalls im ERP abgelegt und verwaltet werden. Bei vielen unterschiedlichen Verträgen empfiehlt es sich im Zusammenspiel mit anderen Belegen ein zusätzliches Dokumentenmanagementsystem miteinzubeziehen. Dieses sollte vollständig in die bestehende IT-Infrastruktur integrierbar sein und alle Dokumente zuverlässig verwalten. Durch die Integration können die relevanten Dokumente dann beispielsweise zu einem Account im CRM zugeordnet werden, wodurch individuelle Vertragsbedingungen sofort abgelesen und in Angebote/Rechnungen aufgegriffen werden können. Zuletzt empfiehlt es sich, dass eine Namenskonvention zur Benennung von Verträgen beibehalten wird, damit bereits am Dokumentnamen erkannt wird, worum es sich eigentlich handelt. Werden Verträge effizient verwaltet und abgelegt, können die Informationen schnell aufgerufen werden, wenn man sie benötigt. 
 

Moderne Subskriptions-Modelle revolutionieren Dienstleistungen 

Der US-amerikanische Versandriese Amazon ist bekannt dafür, dass er aus Kostenfaktoren eigene Profit-Center entwickelt. Mit dem Abonnement-Dienst „Amazon Prime“ konnte der Versandhändler beispielsweise bereits über 17 Millionen Haushalte als zahlende Abonnenten gewinnen, um den eigenen Versandanspruch auf die Kunden in Form eines Subskriptions-Modelles umzumünzen. Ähnlich verhält es sich mit Angeboten von Netflix oder von führenden Verlagshäusern. Verbraucher sind es inzwischen gewohnt, dass Dienstleistungen im entspannten Abo-Modell bezogen werden können. Längst sind vergleichbare Modelle auch im B2B-Segment üblich. Anstatt beispielsweise Software-Produkte wie die Office-Family oder Bildbearbeitungsprogramme gegen Einmalzahlungen zu erwerben, lassen sich entsprechende Programme nun im Abo-Modell beziehen. Diese Entwicklung macht auch vor komplexer Software wie CRM oder ERP nicht Halt. So lässt sich beispielsweise eine cloudbasierte ERP-Software inzwischen ebenfalls im Abo-Modell beziehen. Anstatt eine mehrjährige Lizenzierung an Wartungsprodukten vorzunehmen und darüber hinaus die Software sowie die Hardware einmalig zu erwerben, lässt sich ein ERP-System aus der Cloud browserbasiert und voll nutzbar flexibel lizenzieren – und zwar für die benötigte Dauer und den tatsächlichen Bedarf, der gestillt werden muss. Dies umfasst ebenso weitere Module wie POS oder PPS, die bei Bedarf hinzugebucht werden können. Für die Nutzer entsteht ein primärer Vorteil dadurch, dass niedrige Investitionskosten und keine Kapitalbindung existiert 
 
Mit demselben Ansatz versuchen immer mehr Unternehmen auf Subskriptions-Modelle umzuschwenken. Abo-Modelle bieten zahlreiche Vorteile. Allen voran sind vertraglich definierte Umsätze in bestimmten Perioden zu nennen, mit denen konkret geplant werden kann. Darüber hinaus werden Umsätze über Perioden verteilt; die niedrigeren Abo-Gebühren sorgen dafür, dass Kunden die Verträge teilweise länger laufen lassen als sie es üblicherweise machen würden. Über die Vertragslaufzeit von mehreren Jahren können so deutlich mehr Umsätze mit einem Kunden erzielt werden als bei vergleichbaren Geschäftsmodellen. Aus diesem Grund versuchen immer mehr Unternehmen aktiv ihre Geschäftsmodelle auf ein Abo-Modell umzuziehen. Anstatt beispielsweise Marketing-Dienstleistungen in einem einmaligen Paket zu definieren, werden flexible Retainer mit einem monatlichen Fixbetrag angeboten. Statt eine jährliche Inspektion einer Maschine zu verkaufen, wird ein monatlicher Wartungsvertrag abgeschlossen, der eine entsprechende Inspektion beinhaltet. Der Fantasie sind hier kaum Grenzen gesetzt. Wichtig ist allerdings, dass darauf geachtet wird, dass ein wirklicher Mehrwert für die Kunden entsteht. Anschließend können Service-Dienstleistungen auch für produzierende Unternehmen zusätzliche Umsatzpotenziale ermöglichen.  
 

Verträge richtig im ERP-System verwalten 

In der ERP-Software stellen entsprechende Verträge mit Subskriptionsmodellen oftmals aber noch Herausforderungen dar. Auf Basis dieser Verträge sollen automatisiert Rechnungen erstellt und an die Empfänger übermittelt werden. Es benötigt also einer dedizierten Vertragsverwaltung im ERP-System, bei der neben der vertraglichen Grundlage auch die relevanten Rechnungspositionen, die Perioden (und etwaige automatisierte Verlängerungen) sowie der jeweilige Rechnungsbetrag hinterlegt werden könnenErfolgt eine Anpassung der Grundlage, z.B. durch das Hinzubuchen eines weiteren Modules, so muss der Vertrag ebenfalls um die neue Position angepasst und ergänzt werden.  
 
Das Jahr 2020 hatte, bedingt durch die Umsatzsteuer-Anpassung für den Leistungszeitraum 01.07. – 31.12.2020, noch eine weitere Herausforderung bei der Vertragsverwaltung aufgezeigt. Denn insbesondere dann, wenn Jahres-Rechnungen Anfang 2020 verschickt wurden, waren ein Großteil dieser Rechnungen fehlerhaft, wenn das Leistungszeitraum auch nach dem 01.07. stattfand. Ein ERP-System mit dedizierter Vertragsverwaltung bietet hierfür separate Lösungen, wodurch das Stornieren der ursprünglichen Rechnungen und das Ausstellen einer angepassten Korrekturrechnung leicht von der Hand gehen. Die myfactory bietet hierfür beispielsweise einen eigenen Korrekturassistenten an, um auch auf spontane Anpassungen durch den Gesetzesgeber reagieren zu können.  
 
Abschließend lässt sich festhalten, dass Verträge essenziell im Geschäftsalltag sind. Sie bieten vor allem mit dem Subskriptions-Modell eine interessante Möglichkeit, um zusätzliche Umsätze zu erzielen. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass das ERP-System auch entsprechende Dienstleistungen vollumfänglich unterstützt. Denn nur so können diese optimal in den Geschäftsalltag eingebunden werden. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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