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Der effiziente Weg ins Homeoffice - Teil 2: Integration in Unternehmensprozesse

von David Lauchenauer am 26.11.2020

Das Homeoffice ist inzwischen ein fester Bestandteil deutscher Unternehmen geworden. Grund genug, um in dieser mehrteiligen Serie für Entscheider aufzuzeigen, wie das Arbeiten aus den eigenen vier Wänden möglichst effizient vonstattengehen kann. Während der erste Teil der Serie sich darauf fokussiert, welche Vorbereitungen zu treffen sind, beleuchtet dieser Part im Detail, wie das Homeoffice in bestehende betriebliche Abläufe integriert werden kann. Letztendlich hängt es von einer vollständigen Integration in Unternehmensprozesse ab, ob das Arbeiten von zu Hause genauso wertschöpfend vonstattengeht wie aus dem Büro – und damit langfristig in den Unternehmensalltag integriert werden kann. 
 

Homeoffice Integration in Unternehmensprozesse: Booster für die Digitalisierung 

Damit von zu Hause aus auf alle Unternehmensinformationen zugegriffen werden kann, müssen alle Daten erstmal digital vorliegen und ebenfalls alle Prozesse digitalisiert sein. Das papierlose Büro, welches seit den Neunzigerjahren herbeigeträumt wird, ist in den meisten Büros noch keine Realität. Die grundsätzlichen Prinzipien des Modells, die auf EDV-gestützte Verfahren aufbauen, gilt es im Rahmen einer Homeoffice-Integration neu durchzudenken. Dementsprechend sollte in einem ersten Schritt analysiert werden, welche eingehenden und ausgehenden sowie nur intern verwendeten Papierstücke überhaupt anfallen. Interne Laufzettel, Stücklisten, Lieferscheine oder Notizen sind software-technisch schnell zu ersetzen. Ein cloudbasiertes ERP-System, welches gleichermaßen aus allen Abteilungen und von zu Hause genutzt werden kann, bietet beispielsweise einen digitalen Infrastruktur-Rahmen für interne Dokumente, die anschließend weiterverarbeitet werden können. In den täglichen Prozessen arbeiten die Mitarbeiter dann mit mobilen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet statt mit ausgedruckten Papieren.  
Eingehende Rechnungen, z.B. von Lieferanten, lassen sich über Schnittstellen direkt elektronisch in die Warenwirtschaft importieren. Dies setzt eine enge Zusammenarbeit mit den jeweiligen Lieferanten voraus; der digitale Datenaustausch ist aber nicht unüblich und intensiviert in der Regel die Kooperation. Darüber hinaus gibt es Sekretariate als Service, die bei der Digitalisierung der Eingangspost unterstützen. Bei ausgehenden Rechnungen sollte zu Beginn des Kunden-Onboardings direkt geklärt werden, ob Rechnungen und Lieferscheine digital versendet werden können. Je weniger analoge Schriftstücke im Unternehmen existieren, umso besser wird die digitale Datenqualität und umso mehr Prozesse lassen sich automatisieren. Das Homeoffice erhöht den Bedarf an einer hohen Datenqualität und der konsequenten Digitalisierung von Schriftstücken. Auf diese Weise kann die Homeoffice-Integration in die Unternehmensprozesse als Booster für die Digitalisierung fungieren. 
 

Prozesse auf den Prüfstand stellen 

Wann immer es um die Digitalisierung im Betrieb geht, sollten bestehende Prozesse auf den Prüfstand gestellt werden. Werden analoge Prozesse digitalisiert, bieten effiziente Automatisierungen die Möglichkeit, den Ablauf zu vereinfachen, zu beschleunigen und zu automatisieren. Die Integration von Homeoffice in bestehende Unternehmensprozesse zeigt schonungslos auf, wo bestehende Abläufe ggf. einen Medienbruch besitzen oder nicht konsequent digital ablaufen. Typische Medienbrüche treten z.B. bei internen Prozessen wie dem An- und Abmelden an IT-Systemen bzw. dem Arbeitsplatz generell, bei HR-Prozessen wie dem Tracken der Arbeitszeit oder bei Lager- und Logistikprozessen auf. Werden Medienbrüche oder Prozesslücken festgestellt, gilt es diese pragmatisch zu lösen. Hierbei sollte vor allem darauf geachtet werden, dass entsprechende Prozesslücken mit der notwendigen Priorität angegangen werden, denn: „Nichts hält länger als ein Provisorium!“ Mit der notwendigen Konsequenz durch das Management kann sichergestellt werden, dass ein optimaler digitaler Prozess aufgebaut wird. Im selben Zuge sollte überprüft werden, ob Optimierungspotenziale vorhanden sind. Eine vollständige Anforderungsanalyse kann in diesem Sinne dabei unterstützen und nicht nur grundsätzliche Optimierungen aufzeigen, sondern insbesondere unter Beachtung von Mobile-Business-Methodiken und dem Homeoffice weitere Verbesserungen aufzeigen. Ein typisches Beispiel könnte bei mobilen Service-Technikern ein aufwändiger Bestellungsprozess sein, bei dem erst durch den Innendienst ein Angebot erstellt und dann unterzeichnet werden muss vom Kunden, bevor eine Bestellung für einen Wartungs-, Service- oder Reparaturfall ausgelöst wird. Eine Optimierung wäre in diesem Fall die Bereitstellung von Tablets, die über das Internet auf die cloudbasierte ERP-Software zugreifen. Der Techniker könnte in diesem Fall ein Angebot erstellen und noch vom Kunden vor Ort digital signieren lassen. Mit Fokus auf die Prozess-Optimierung lässt sich, eine gemeinsame Datenbasis vorausgesetzt, automatisch eine Bestellung für passende Ersatzteile aufgeben oder eine Lieferung avisieren.  
 

Prozess-Optimierungen in Pilot-Projekten 

Die Einführung von Homeoffice sollte in aller Regel von einer Change-Management-Kampagne begleitet werden. Werden in diesem Zuge noch die IT-Systeme modernisiert und/oder neue Unternehmensprozesse eingeführt, werden die Mitarbeiter schnell überfordert. Die Einführung von Homeoffice kann in diesem Zuge als Auslöser genommen werden, um Pilot-Projekte rund um Software-Modernisierungen bzw. Prozess-Optimierungen mit ausgewählten Stakeholdern und Key-Usern zu erproben. Durch eine kostenlose Demoversion eines Cloud ERP-Systems kann die Anwendbarkeit hinsichtlich der Erfüllung des Anforderungsprofiles überprüft werden, ohne die bestehenden Abläufe zu stören. Zu beachten ist jedoch, dass ein Parallel-Betrieb doppelte Prozesse erfordert für den Zeitraum der Erprobung. Es sollten also klare Ziele an das IT-Projekt gestellt werden. 
 

Sichere Prozess-Integrationen von Homeoffice 

Abschließend sollte noch mal der Fokus daraufgelegt werden, dass bei der Einführung von Homeoffice der Datenschutz nicht zu kurz kommt. Egal ob bei den Themen Kommunikation, Kollaboration oder der Wahl der jeweiligen IT-Systeme: Der Schutz der Daten vor Verlust und Zugriff Unbefugter muss weiterhin höchste Priorität haben. Als Entscheider sollten Sie es sich hier möglichst leicht machen und sichergehen, dass Sie nur auf Anwendungen setzen, die vollständig DSGVO-konform sind und nach höchsten Prinzipien des Datenschutzes entwickelt wurden. Die Cloud hat sich in diesem Zuge in den letzten Jahren als sicherer Standard für KMU etabliert, da die IT-Infrastruktur von Cloud-Anbietern kaum in eigenen Serverräumen abgedeckt werden kann. „Datenschutz by Design“ ist hier einer der relevanten Schlagwörter, auf die zu achten ist. Software-as-a-Service-Lösungen (kurz: SaaS) bieten den großen Vorteil, dass Sie als Kunden die Rechtskonformität an die Anbieter auslagern können. Damit bleibt Ihr Fokus auf den relevanten Themen bei der Homeoffice-Einführung. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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