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Der effiziente Weg ins Homeoffice - Teil 1: Vorbereitungen

von David Lauchenauer am 24.11.2020

Das Homeoffice hat sich zum absoluten Dauerbrenner gemausert. Beschleunigt durch die Anstellung von Millennials und die einzigartige Krisensituation in 2020 kommt kaum ein Betrieb um die zügige Einführung vom Arbeiten aus den eigenen vier Wänden herum. Für die Entscheider in den Unternehmen gilt es zahlreiche Aspekte zu beachten, damit die Produktivität nicht leidet, die Mitarbeiter motiviert ihrer Tätigkeit nachgehen, die Zusammenarbeit in den Teams weiterhin stattfindet und die Wertschöpfung sich nicht negativ verändert. Das Arbeiten aus dem Homeoffice bietet darüber hinaus Vorteile, die sich Unternehmen zunutze machen sollten. Die folgende Serie rund um das Homeoffice beschäftigt sich damit, welche Vorbereitungen getroffen werden müssen, damit Sie Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus ihre Tätigkeiten erledigen lassen können und wie Sie dafür sorgen, dass das Homeoffice in die betrieblichen Abläufe voll integriert werden kann. 
 

Schaffen Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Homeoffice 

Eine Studie der renommierten US-amerikanischen Stanford-Universität untersuchte über einen Zeitraum von zwei Jahren, welche Auswirkungen Homeoffice hat. Das erstaunliche Ergebnis: Die Mitarbeiter, die primär aus den eigenen vier Wänden arbeiteten, waren 13% produktiver als die Kontrollgruppe. Trotz dieses Produktivitäts-Boosts und weiteren Vorteilen kann ein Mitarbeiter per se erstmal nicht ins Homeoffice gezwungen werden. Der Erfüllungsort ist hierbei entscheidend. Beinhaltet der geschlossene Arbeitsvertrag eine Homeoffice-Regelung, so können Sie sich jederzeit vorbehalten, den Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten zu lassen. Besteht solch eine Regelung nicht, sollte schnellstmöglich eine gesonderte Vereinbarung als Ergänzung zum Arbeitsvertrag aufgesetzt werden. Ohne eine konkrete Regelung benötigt es das Einverständnis des Mitarbeiters, damit dieser von zu Hause aus arbeitet. Wenn Ihre Mitarbeiter aus dem Homeoffice tätig sind, muss ebenfalls die Datenschutzvereinbarung angepasst und erweitert werden. Beim Homeoffice gilt grundsätzlich zu beachten, dass die gesetzlichen Rahmenbedingungen zum Arbeitsschutz und der gesetzlichen Unfallversicherung auch bei der Telearbeit Anwendung finden.
 

Auf die Technik kommt es an 

Ebenso wichtig wie die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind die Schaffung der technischen Voraussetzungen für das Homeoffice. Hierfür müssen entweder Sie dem Mitarbeiter das notwendige Equipment (Laptop/Tablet/Desktop-PC und Monitor; VoIP-Telefon/Headset oder Smartphone; ggf. eine Webcam) stellen oder Sie vereinbaren mit dem Mitarbeiter, dass eigenes Equipment benutzt werden darf. In diesem Zuge muss zwingend darauf geachtet werden, dass die Datenschutzvereinbarung weiterhin bestand hält. Für die Kommunikation im Unternehmen gilt es eine gemeinsame Lösung einzuführen und entsprechend zu kommunizieren. Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams oder Slack, die Videotelefonie bereits integriert haben, eignen sich hierfür bestens. 
 
Abgesehen von der Hardware benötigt es auch einen technischen Zugriff auf die Unternehmensdaten. Dokumente, Kunden und Transaktionen sind nur einige der Aspekte, auf die ein Mitarbeiter aus dem Homeoffice zugreifen muss. Die Faustregel lautet hier: Bei der Telearbeit sollten dieselben Informationen zur Verfügung stehen wie beim Arbeiten aus dem Büro heraus. Bei den Unternehmen setzt dies einen vollständig digitalen Prozess voraus für typische Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Bestückungslisten usw. Darüber hinaus müssen die Business-Software-Anwendungen auch aus dem Homeoffice erreichbar sein – und das ohne Einschränkungen. In der Praxis hat sich für diesen Einsatz eine cloudbasierte IT-Infrastruktur etabliert. So wie beispielsweise die Text- und Tabellen-Applikation aus der Cloud bezogen werden kann, ist es ebenfalls möglich ein cloudbasiertes ERP oder CRM zu nutzen. In diesem Fall reicht ein beliebiges Endgerät mit Webbrowser, um auf die jeweiligen Unternehmensdaten zuzugreifen. Vor allem Cloud ERP vereinfacht diesen Ansatz, da die IT-Systeme ganzheitlich aufgesetzt und Applikationen wie CRM, E-Shop oder FiBu bereits inkludiert sind. So reicht ein einzelner Zugriff aus, um den Mitarbeitern dieselbe Arbeitsumgebung wie im Büro herzurichten – zumindest von der Software-Seite aus. 
 

Meistern Sie den Change 

Wird das erste Mal Homeoffice eingeführt, werden Sie typische Aufgaben des Change-Managements erfüllen müssen. Leben Sie den Mitarbeitern die Arbeit aus den eigenen vier Wänden aktiv vor, z.B. bei Meetings. Geben Sie darüber hinaus Tipps dafür, wie Ihre Mitarbeiter die Arbeit aus dem Homeoffice optimieren können und worauf zu achten ist. Typische Aufgaben liegen bei diesem Modell darin, dass Ängste und Vorurteile genommen werden müssen. Darüber hinaus muss aktiv aufgezeigt werden, dass das Homeoffice mehr als nur eine Alternative darstellt und welche Vorteile für die Mitarbeiter und das Unternehmen darin stecken. Gelingt dies, so können Sie sicherstellen, dass die Motivation nicht leidet. Beachten Sie jedoch, dass Sie nicht die jeweilige Situation der Mitarbeiter kennen. So kann es durchaus gute Gründe dafür geben, warum ein Angestellter lieber zur Arbeit fährt als aus den eigenen vier Wänden zu arbeiten. Suchen Sie in solch einem Fall das Einzelgespräch und versuchen Sie, eine Alternative aufzuzeigen. Auch hybride Formen aus Büro, Homeoffice und beispielsweise Co-Working sind denkbar. 
 

Fördern Sie die Kollaboration Ihrer Mitarbeiter 

Soziale Isolation kann eine der Folgen von Homeoffice werden, wenn einzig aus den eigenen vier Wänden gearbeitet wird. Vor allem dann, wenn der Mitarbeiter über keine Familie oder Freunde am Wohnort verfügt, sind es doch oftmals die Arbeitskollegen, die diese Rolle stellvertretend einnehmen. Durch das Homeoffice entfallen jedoch viele soziale Kontaktpunkte der Mitarbeiter. Als Entscheider sollten Sie auch im Homeoffice dafür sorgen, dass die Motivation konstant hochgehalten wird. Den Mitarbeitern müssen die Vorteile der Heimarbeit klar kommuniziert werden. Tut sich ein Mitarbeiter bei diesem Prozess schwer, kann es hilfreich sein dafür zu sorgen, dass ihm Möglichkeiten aufgezeigt werden, wie das Homeoffice in der jeweiligen individuellen Situation Vorteile bringt. Ein klassisches Beispiel könnte hier beispielsweise eine flexiblere Arbeitszeit-Gestaltung sein, um Kinder zur Kita/Schule zu bringen und abzuholen. Trotz Homeoffice sollte zu keinem Zeitpunkt die Kollaboration der Mitarbeiter leiden. Hierfür muss auf der einen Seite die Software sorgen. Auf der anderen Seite sollten Sie und alle Ihre Manager dazu anhalten, dass bestehende Besprechungen und tägliche Absprachen weiterhin stattfinden – nur eben räumlich getrennt. Videotelefonie sollte zum Standard werden, damit weniger Missverständnisse auftreten und sich die Personen nach wie vor „von Angesicht zu Angesicht“ gegenüberstehen. Durch eine gute Vorbereitung sorgen Sie so dafür, dass der Schritt ins Homeoffice leicht vonstattengeht.
 
Jetzt weiterlesen: 

Der effiziente Weg ins Homeoffice - Teil 2: Integration in Unternehmensprozesse


Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

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Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

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Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

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Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

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Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

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Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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