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Das Finanz-Modul – Herzstück der ERP-Software

von Sandra Bültermann am 18.02.2021

Der Finanzbuchhaltung kommt in jedem Unternehmen eine zentrale Bedeutung zu: Sie liefert einen Überblick über die Finanzen, Einnahmen und Ausgaben in verschiedenen Perioden sowie wichtige Kennzahlen. Um Probleme mit dem Finanzamt und anderen Behörden zu vermeiden, ist eine ordnungsgemäße Verwaltung von Daten, Belegen und Nachweisen unabdingbar. Dieser Beitrag erläutert, welche Vorteile ein Finanz-Modul bietet, das in ein ganzheitliches ERP-System aus der Cloud integriert ist, und welche Funktionen es unterstützt. 
 

Integration ins ERP-System 

Vollintegrierte ERP-Lösungen sind modular aufgebaut. Sie vereinen sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einem einzigen System. Dreh- und Angelpunkt ist eine zentrale Datenbasis, die abteilungsübergreifend im ganzen Unternehmen zur Verfügung steht. Alle Mitarbeiter greifen auf die gleichen Daten zu, wodurch sich Fehler reduzieren, Ressourcen effizienter einsetzen und schneller faktenbasierte Entscheidungen treffen lassen. Je mehr Abteilungen bzw. Bereiche das ERP-System abbildet, desto vielfältiger und dynamischer lassen sich Prozesse optimieren und automatisieren. Insbesondere das Finanz-Modul tauscht mit beinahe allen weiteren Modulen Daten aus: vom Ein- und Verkauf über Lager und Logistik bis zur Produktionsplanung und Kundenbetreuung. Sobald in einem beliebigen Modul eine Transaktion Auswirkungen auf die Finanzen hat, geht damit auch eine Transaktion im Finanzmanagement einher. Einige davon sind für die ordentliche Buchführung Pflicht, andere verhelfen zu mehr Transparenz. 
 

Wichtige Funktionen des Finanz-Moduls  

Das Finanz-Modul deckt den gesamten Funktionsumfang des Finanz- und Rechnungswesens ab. Es unterstützt die Automatisierung der Finanzbuchhaltung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.  Eine solide Buchhaltung bildet in jedem KMU die zentrale Grundlage, um Auseinandersetzungen mit Steuerbehörden oder anderen Institutionen vorzubeugen. Je nach Software und Unternehmen unterscheiden sich die Funktionalitäten, um den spezifische Anforderungen gerecht zu werden. Zu den wesentlichen Funktionen von Finanz-Modulen gehören: 
 
Gewinnermittlung  
Für jedes Unternehmen ist es wichtig, laufend die finanzielle „Gesundheit“ im Blick zu haben. Die Gewinnverfolgung zeigt auf, wie die finanziellen Ressourcen genutzt werden, woher Gewinne kommen usw. Auf der Basis von Verkaufstransaktionen und Kostendaten lässt sich u.a. der Return on Investment (ROI) ermitteln. 
 
Hauptbuch 
Das Hauptbuch erfasst alle finanziellen Abläufe eines Unternehmens: Einnahmen, Ausgaben, Verbindlichkeiten, Vermögenswerte, Kapitalkonten … Es bildet die Basis für die Gesamtkontrolle der Zahlen, für Steuererklärungen und Jahresabschlüsse. 
 
Debitorenbuchhaltung 
Die Debitorenbuchhaltung verwaltet die Forderungen aus Leistungen und Lieferungen an Kunden. Zentrale Aufgaben sind Fakturierung, Abgleich von Rechnungen mit Eingängen und Kreditvergaben. Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen sowie Jahresabschlüssen lassen sich in der Regel automatisieren. Die Prozessautomatisierung erhöht die Zahlungsrate und beschleunigt das Inkasso. Wesentliche Ziele sind ein optimierter Cashflow und Kundenzufriedenheit. 
 
Kreditorenbuchhaltung 
Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich mit den Lieferanten und Dienstleistern eines UnternehmensSie behält die offenen Forderungen von ZulieferernFreelancern, externen Anbieter, Banken u.ä. im Blick und stellt fristgerechte Zahlungen sicher, um Mahnungen zu vermeidenZudem ist die Kreditorenbuchhaltung eng mit dem Einkauf verknüpft. Nur wenn Zahlungen pünktlich erfolgen, läuft der Beschaffungsprozess problemlos ab. 
 
Berichtswesen 
Durch die Verknüpfung sämtlicher Unternehmensprozesse in der ERP-Lösung lassen sich detaillierte Finanzberichte erstellen, die zu jedem Zeitpunkt Einblick in das gegenwärtige Betriebsergebnis, die aktuelle Liquidität sowie andere KPIs (Key Performance Indicators) liefern. Verlässliche, aussagekräftige Daten bilden die Grundlage für alle unternehmerischen Entscheidungen. 
 
Risikomanagement 
Das Risikomanagement sorgt dafür, Ereignisse, die das finanzielle Gleichgewicht eines Unternehmens negativ beeinflussen, frühzeitig zu erkennen. Das betrifft beispielsweise die Beobachtung der Verkaufszahlen sowie des Cashflows, die Kontrolle von Kreditrisiken oder die automatisierte Compliance-Prüfungen von großen Transaktionsvolumen 
 
Steuerwesen 
Basierend auf der Buchhaltung erfolgen Umsatzsteuervoranmeldung, Bilanzen und Steuererklärungen. Moderne ERP-Lösungen unterstützen hierfür das ELSTER-Verfahren sowie den Datentransfer zum Steuerberater per DATEV-Schnittstelle. 
 

Vorteile eines integrierten Finanz-Moduls 

Im Vergleich zu Standalone-Software bieten Finanz-Anwendungen, die Bestandteil einer ganzheitlichencloudbasierten ERP-Lösung sind, entscheidende Vorteile: 
 
Abteilungsübergreifendes Arbeiten dank zentraler Datenbasis 
Die Basis ganzheitlicher Cloud-ERP-Systeme bilden zentrale Daten. Das bedeutet: Sämtliche Informationen müssen nur einmal erfasst und lediglich an zentraler Stelle gepflegt werden. Das verhindert redundante Daten, reduziert Fehler und spart Zeit. Diese Daten lassen sich dann an den verschiedensten Stellen im Unternehmen verwenden, ergänzen oder auswerten. Viele Informationen, die die Buchhaltung benötigt, liegen bereits durch andere Abteilungen oder Module vor, wie zum Beispiel Kassenbelege, die von integrierten mobilen Kassensystemen erstellt wurden.   
  
Transparenz und Produktivität 
Die zentrale Datenhaltung ermöglicht einerseits eine Beschleunigung von Finanzprozessen, andererseits bietet sie transparente Finanzinformationen für Kunden, Lieferanten, Steuerberater und Behörden. Zudem gestalten sich Suchen wesentlich produktiver, da sämtliche Informationen zu einem Geschäftsvorfall zentral vorliegen.  
 
Hohe Datenqualität 
ERP-Systeme unterstützen Funktionen, die die Qualität des Datenbestandes erhöhen. So können beispielsweise doppelte Datensätze automatisch bereinigt oder erfasste Daten auf logische Zusammenhänge oder Plausibilität geprüft werden. Zudem unterstützen moderne ERP-Lösungen Echtzeitaktualisierungen, sodass sämtliche Buchungen und Daten immer auf dem neuesten Stand sind.  
 
Grundlage für Entscheidungen 
Konsistente, valide Informationen sind die Voraussetzung, um wichtige Kennzahlen des Unternehmens ermitteln oder in Relation zueinander stellen zu können. Nur so lassen sich unternehmerische Entscheidungen treffen und Trends frühzeitig erkennen, sodass die Geschäftsführung proaktiv reagieren kann.  
 
Automatisierung von Prozessen 
Eine Stärke von ERP-Systemen liegt darin, immer wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren. In der Buchhaltung müssen beispielsweise regelmäßig Zahlungsströme aus Ein- und Verkäufen korrekt zugeordnet werden. Die Integration ins ERP-System ermöglicht es, dass sowohl Kunden- als auch Lieferantendaten automatisch bezogen werden. Außerdem können Ein- und Ausgangsrechnungen automatisiert erstellt, den jeweiligen Konten zugeordnet und entsprechend verbucht werden 
 
Einhaltung von Gesetzen  
Die Provider von ERP-Systemen garantieren die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die beispielsweise Speicherung und Archivierung betreffen. So ist sichergestellt, dass alle Daten GoBS-konform und revisionssicher abgelegt werden und sich unkompliziert mit Steuerberater und Finanzamt austauschen lassen. Auch die Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gehört zum Standard moderner ERP-Systeme. 
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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