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Das Ende der E-Mail?

von Rainer Giersbach am 17.12.2014

Ich erinnere mich an einen Newsletter, der Newsletter-Titel „Ende der Mail?“ machte mich Neugierig und ich suchte den entsprechenden Artikel. Die Überschrift verhieß Erkenntnis pur „Mehrere Gründe: Das Ende der E-Mail-Kommunikation gefordert“ war dort zu lesen. Derart neugierig geworden habe ich mir tatsächlich die Zeit genommen den Bericht zu lesen.
 
Ich möchte hier gar nicht im Detail darauf eingehen, wer Interesse hat, kann den kompletten Bericht auf der Seite der Computerwoche nachlesen:

Zwei Punkte sind mir aber doch hängen geblieben. So sagt ein Herr Thierry Breton, Vorstandschef von Atos (eine Beratungsfirma), er möchte sich mittelfristig von der E-Mail-Kommunikation verabschieden, zu viel Junk, zu viel nebensächliches…. Der gleiche Herr wird später mit den Worten "Wenn die Leute mit mir sprechen wollen dann sollen sie zu mir kommen oder eine SMS schreiben." zitiert.

Da dachte ich mir doch, zu viel Junk, zu viel nebensächliches… warum reden wir eigentlich überhaupt noch miteinander? Ich bin ein bekennender Telefonmuffel. Man ruft an, der andere ist nicht da, versucht seine Arbeit fortzusetzen, unterbricht wieder, probiert noch mal den anderen zu erreichen, jetzt ist er da. „Ja, hallo, wie isses denn so?“, „Wo ich sie grad dran hab, ich hab da noch ne Frage.“ Usw. usw. usw.
 
Nicht das sie mich falsch verstehen, habe ich einmal meine Telefonphobie überwunden, macht es mir durchaus Spaß mit Menschen zu reden… gerade über Junk und nebensächliches. Dennoch verfliegt die Zeit da doch recht schnell. Also lieber eine komprimierte E-Mail geschrieben, nebenbei bemerkt habe ich noch Niemandem ausführlich in einer E-Mail berichtet, wie das Münchner Wetter gerade ist… und was ist das überhaupt für eine Idee „oder eine SMS schreiben“? Stellen Sie sich einmal vor, keine E-Mails, statt dessen SMS…. Autsch…

Aber ist der Wunsch auf E-Mail verzichten zu können nicht doch verständlich?
 
Zwei Beispiele die dafür sprechen:
 
Erstens: Heute habe ich 42 (!) Spams bekommen von heiratswilligen, russischen Frauen, von neuen Fenstern bis hin zu total günstigen Autoversicherungen (Wer wissen will warum wir eigentlich von Spam (Frühstücksfleisch) reden, dem sei dieses YouTube Video empfohlen: https://www.youtube.com/watch?v=cFrtpT1mKy8).
 
Zweites: Das Medium E-Mail lädt zu kurzen Nachrichten ein, hat schon fast „Chat“-Charakter bekommen. Man schickt eine E-Mail - ohne Anrede und Schluss - einfach mit einer Frage. Die Antwort ist eine Nachfrage, weil man die Ursprungsfrage nicht verstanden hat… Ping-Pong.
 
E-Mail suggeriert die ständige Verfügbarkeit und somit die Erwartung einer unmittelbaren Antwort. Ich hatte einmal das Vergnügen mit asiatischen und amerikanischen Unternehmen zusammen zu arbeiten, die haben dann meistens angefangen zu arbeiten, wenn ich aufgehört habe und vis-a-vis. Das hieß, zwischen der E-Mail und der Antwort lag immer grundsätzlich ein Tag. Interessanter Nebeneffekt, diese E-Mails hat man auf einmal bewusster und ausführlicher formuliert, da jedes Missverständnis oder Nachfrage einen Tag Zeitverlust bedeutet hätte.
 
Das schöne bei E-Mails ist, man kann Filter und Regeln einrichten. So bekommt man die Spams recht gut in den Griff. Was die zweite Sache betrifft sollte sich jeder an die eigene Nase fassen (inkl. mir) und ein paar ganz einfache Grundregeln beherzigen:
  • Ist diese E-Mail wirklich nötig?
  • Versteht der Empfänger zweifelsfrei was ich eigentlich von ihm möchte?
  • Würde ich einen (Post-)Brief genauso formulieren und abschicken?

Aber vor allem: Entscheidend ist doch der Kommunikationsmix!

Brauche ich unmittelbare Informationen, rufe ich an. Möchte ich Gedanken zusammenfassen, z. B. nach einem Telefongespräch, schicke ich eine E-Mail. Möchte ich Dokumente teilen, schicke ich eine E-Mail.

Wenn alle einmal vernünftig und kritisch darüber nachdenken ob diese E-Mail gesendet werden muss, werden auch die Postfächer leerer… und manche Spams sind ja auch wirklich lustig zu lesen…
Wie gehen Sie mit der E-Mail-Flut um, nutzen Sie evtl. auch andere Kanäle wie Skype, ICQ, WhatsApp?

Über Kommentare würde ich mich freuen.


Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

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Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

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Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

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Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

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Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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Kommentare


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Carsten Menke/1.11.2015, 17:34 Uhr
01.11.2015
Ich finde es kommt auch immer darauf an in welcher Branche man arbeitet. In kleinen Industriebetrieben oder bei Rechtsanwälten ist z.B. auch immer noch das Fax ein beliebtes Kommunikationsmittel. Während der Bäcker natürlich ruhigen Gewissens seine private Handy Nummer auf die Visitenkarte schreiben kann, so ist dies für jemanden der im Supportbereich arbeitet das schlechteste, was er machen kann. Im Gegensatz zum Bäcker, welcher wohl doch relativ selten Sonntags um 12 Uhr angerufen wird, weil dringend eine Notfalllieferung Brötchen benötigt wird, der Supporter dies schon häufiger erleben wird. Im IT Bereich ist die Kommunikation via E-Mail üblich, d.h. aber noch lange nicht das diese Kommunikationsform auch bei unseren Kunden gewünscht ist. Ich persönlich nutze E-Mail immer dann, wenn es um die Einholung oder Verteilung von Informationen geht, welche nicht dringlich sind, es primär aber wichtig ist, dass die Information abgesendet/angefragt wurde. Da E-Mails mittlerweile auch auf jedem Handy lesbar sind, finde ich besonders das der weitere Kommunikationsmix mit WhatsApp, Facebook, Skype etc. nur Nachteile bringt, da man permanent auf allen Kommunikationsformen präsent sein muss. Des weiteren macht der Kommunikationsmix eine vernünftige Prozesssteuerung und Eskalationsmanagement unmöglich.
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Chris Alban von www.boerner-it.de/19. Dezember 2014, 16:54 Uhr
19.12.2014
Ich nutze E-Mails hauptsächlich, wenn ich als Antwort sowieso Bilder, PDFs etc. erwarte, oder wenn ich einen Kunden nachweislich (automatische Kontaktanlage) über den Stand im Projekt, Supportfall, ... informieren möchte.
 
Firmenintern wird eher selten per E-Mail kommuniziert - der Weg über den Gang oder der Griff zum Telefon sind bevorzugt; ganz nebenbei und subtil wird auch Skype immer wichtiger. Ansonsten bin ich ein ausgesprochener "Nicht-Telefonmuffel". Für mich ist der Smalltalk mit meinen Kunden wichtig. Bei den Meisten sorgt er für eine positive Grundeinstellung - was mir meine Arbeit deutlich erleichtert und beim Kunden auf lange Sicht ein entsprechendes Bild von mir und meiner Arbeit hinterlässt.
 
Auch das in jedem dritten Gespräch aufkommende "Wenn ich Sie gerade dran habe, ..." kommt mir in meiner Funktion als Supporter entgegen - ich kann damit dem Kunden Probleme abnehmen, die er ansonsten womöglich gar nicht gemeldet hätte - was wiederum negativ auf sein Empfinden wirken würde.
 
Ach ja: Für mich ist es eher kontraproduktiv, wenn Kunden sich in E-Mails kurz fassen... meistens kommt später heraus, dass etwas ganz anderes gemeint war, als er in seiner E-Mail vermittelt hat. Wenn das mit den langen Antwortzeiten tatsächlich allgemeingültig funktioniert, lieber Herr Giersbach, dann mache ich den Support meiner deutschen Kunden demnächst von Neuseeland aus ;)
 
Eines ist allerdings klar - E-Mail ist firmenintern sicher nicht mehr notwendig - nach Außen hin aber unvermeidlich, da von E-Mails mal abgesehen praktisch jeder Kunde andere Kommunikationsmittel einsetzen würde.
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