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Das A und O der Bestellbearbeitung mit ERP-Software

von David Lauchenauer am 07.10.2021

 
 
 
 
 Geld sparen beginnt beim Ausgeben, heißt es landläufig. Doch das ist nicht der einzige Grund, warum die Beschaffung im Unternehmen einen hohen Stellenwert genießt. Die Sicherstellung einer lückenlosen Versorgungskette mit qualitativ zuverlässigen Produkten ist ein entscheidender, ja sogar existenzieller Erfolgsfaktor. Dieses Feld dem Zufall zu überlassen, wäre fahrlässig. Dank moderner ERP-Software besteht keine Gefahr, dass die Prozesse aus dem Ruder laufen. Ganz im Gegenteil: Mit einer ERP-unterstützten Beschaffung und Bestellbearbeitung verschafft man sich entscheidende Wettbewerbsvorteile.  
 

Beschaffung – kurz und bündig erklärt 

Wer mittels ERP-Software den Bereich Beschaffung (Sourcing, Procurement, Einkauf) ins Visier nimmt, sollte über ein gewisses Hintergrundwissen über Prozesse, Ziele und Organisation verfügen. Natürlich wäre es vermessen, an dieser Stelle eine Abhandlung über das Beschaffungswesen zu halten. Nur so viel sei verständnishalber erklärt: Es geht im Wesentlichen darum, die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung des Unternehmens mit Waren sicherzustellen. Nebst dem eigentlichen Einkauf umfasst dies auch die Bedarfsabklärung sowie die Schnittstelle zur Logistik. 
 

Optimierung der Bestellprozesse 

Die Beschaffung von Waren findet zwar in jedem Unternehmen nach eigenen Regeln statt, doch gibt es übergreifend verschiedene Möglichkeiten, die Bestellprozesse zu optimieren. Angestoßen durch die Materialdisposition, lässt sich bereits hier Optimierungspotenzial ausmachen. Mittels eines ERP-Systems kann beispielsweise der Beschaffungsbedarf aus unterschiedlichen Aufträgen zusammengelegt werden. Dadurch können größere Mengen zu günstigeren Konditionen eingekauft werden. Andere Beispiele sind der konzentrierte Einkauf über ausgewählte Lieferanten oder die frühzeitige bzw. rechtzeitige Terminierung des Materialbedarfs.  
 

Lieferanten als Partner wahrnehmen 

Ohne zuverlässige, mit- und vorausdenkende Lieferanten hat man im globalen Verdrängungsmarkt keine Chancen mehr. Nutzen Sie die Möglichkeiten des ERP-Systems, die Supply Chain im Sinn einer Partnerschaft mit Ihren Lieferanten zu stärken. Mit etwas leistungsfähigeren Systemen können Sie nicht nur Adressen verwalten, sondern auch wichtige Informationen hinterlegen und auf eine umfassende Dokumentation von Kontakten, Verträgen usw. zugreifen. Das ermöglicht eine 360°-Sicht auf Ihre Lieferanten und bildet die Basis für eine konstruktive Zusammenarbeit.  
 

Auf Auftrag oder an Lager? 

Soll man lediglich die für den aktuellen Kundenauftrag benötigten 30 Gewindestangen bestellen oder gleich 100 Stück, damit man künftig schneller liefern kann? Einkäufer sind Entscheider. Sie bestimmen, wie viel Geld ein Unternehmen ausgibt, wie zufrieden Kunden sind, was verkauft werden kann und vieles mehr. Keine Sorge, Sie sind in dieser verantwortungsvollen Aufgabe nicht allein. Ihr ERP-System unterstützt Sie bei der Bedarfsermittlung mit aktuellen und archivierten Daten, schlägt Ihnen optimale Bestellmengen vor und weiß mit wenigen Klicks, wo und zu welchen Konditionen Sie bestellen können.  
 

Der Lieferant „droht“ mit Lieferung 

Mit dem ERP-System wird nicht nur die Beschaffung koordiniert, sondern auch die Lieferung überwacht. Nicht jeder Lieferant liefert pünktlich. Wollen Sie weiterhin darauf vertrauen? Die Lieferantenbeurteilung gibt Ihnen die Fakten dazu. Trifft die Lieferung der bestellten Ware ein, muss diese natürlich auch der entsprechenden Bestellung und dem richtigen Lagerort zugeordnet werden. Auch dabei hilft Ihnen das ERP-System. Sämtliche Bestelldaten sind hinterlegt. Die Einlagerung erfolgt mit den entsprechenden Logistikinformationen: Menge, Qualität, Preis, Produkteigenschaften, Lagerort, Lagerplatz. Alles kein Problem, sofern Sie ein integriertes ERP-System nutzen. 
 

Spezialfälle sind eher Normalität als Ausnahme 

Spricht man mit Spezialisten für Beschaffung in Unternehmen, redet man schnell mal über Spezialfälle. Abrufaufträge, Rückabwicklungen, Retourenmanagement, Service-Bestellungen, Quarantänelager… sind das wirklich Spezialfälle? Natürlich weichen sie von den üblichen 0815-Bestellprozeduren im Einkauf ab, aber aus Sicht eines ERP-Systems sind das ganz normale Abläufe im Rahmen einer zentralen Datenbasis. Lediglich die Steuerungsparameter werden anders gesetzt. So können Anwender jeden Beschaffungsprozess individuell im System abbilden. 
 

Wenn der Lieferant zum Kreditoren wird…  

Ein letzter, aber nicht weniger wichtiger Aspekt betrifft die finanzielle Abhandlung der Supply Chain. Dank des ERP-Systems ist es möglich, die Kreditoren-/Lieferanten-Rechnung direkt der Bestellung zuzuordnen. Mit Hilfe von Workflows kann dies sogar automatisiert erfolgen und korrekt den entsprechenden Kostenträgern oder Projekten zugeordnet werden. Hier schließt sich der Kreis: Aus dem operativen Bestellvorgang wird ein administrativer Geschäftsfall. Alles integriert in ein und demselben (ERP-)System.  
 
 
 
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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