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Dank Desk-Sharing zu mehr Effizienz

von David Lauchenauer am 29.10.2019

Weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende? Kein Problem dank Desk-Sharing! Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, flexible Arbeitsformen und -plätze anzubieten. Das spart nicht nur Kosten, sondern trägt auch zur Effizienzsteigerung bei. Je nach Art der Aufgabe wählt man den geeignetsten Arbeitsplatz. Doch Desk-Sharing bietet noch weitere Vorteile. Mehr dazu in diesem Beitrag. 
 
Vermeidung von unnötigem Aufwand  
Für viele Menschen ist der Arbeitsweg inzwischen ein ernsthaftes Problem. Ob im Stau oder im überfüllten Zug, der Zeitaufwand, um an seinen Arbeitsplatz zu gelangen, ist häufig beträchtlich und obendrein unproduktiv. Diese Zeit könnte sinnvoller genutzt werden, müsste man nicht jeden Tag zu einer bestimmten Uhrzeit und für eine definierte Dauer an einem fixen Ort sein. Desk-Sharing räumt auf mit starren Arbeitsritualen und fördert die flexible Leistungserbringung. Dabei kann der damit verbundene Aufwand – zum Beispiel für die Bereitstellung von Infrastruktur oder eben für Reisezeiten – deutlich gesenkt werden. 
 
Steigerung der Prozesseffizienz 
Wer sich immer zuerst an einen festen Arbeitsplatz begeben muss, um seine Aufgaben zu erledigen, verliert kostbare Zeit. Häufig stehen kleine Zeitfenster – zum Beispiel unterwegs im Zug oder während Pausen auf einer Tagung – zur Verfügung, welche sich nutzen lassen. Voraussetzung dafür ist natürlich eine mobile Unternehmenslösung wie etwa ein Cloud-ERP. Es gibt aber auch andere Arbeitsformen, welche sich permanent außerhalb eines Unternehmens befinden. Dazu gehören Home-Office-Arbeitsplätze oder Tätigkeiten im Außendienst. Integriert in Desk-Sharing-Modelle können Arbeiten jederzeit und überall erledigt werden. Durch den Wegfall von Unterbrechungen entstehen durchgängige Arbeitsabläufe, welche sich wiederum positiv auf die Prozesseffizienz auswirken. 
 
Kostensenkung ohne Leistungsabbau 
Die Kosten für Büroräume, Ausstattung, Energie, Reinigung usw. belasten das Unternehmensbudget. Ab einer gewissen Firmengröße wird es zudem schwierig, geeignete und zahlbare Geschäftslokalitäten zu finden. Dies bremst auf Dauer das Wachstum und schmälert die ErfolgsaussichtenDesk-Sharing bietet hier eine echte Alternative. Für zusätzliche Arbeitsplätze braucht es weder zusätzliche Bürotische noch Stühle, Kaffeetassen oder Bildschirme. Stattdessen wird die vorhandene Infrastruktur gemeinsam genutzt und dadurch besser ausgelastet. Dies alles, ohne dass es Einbußen bei der Leistungserbringung gibt. Ganz im Gegenteil, oft wird etwa im Home-Office deutlich effizienter gearbeitet, als dies in einem lärmigen Großraumbüro möglich wäre. 
 
Bessere Chancen im „War for Talents 
Mit Desk-Sharing setzt man als Unternehmen auch ein Zeichen nach Außen und positioniert sich als moderner, digitaler und attraktiver Arbeitgeber. Gerade für die Generationen X, Y und Z sind flexible Arbeitsmodelle und eine ausgewogene Work-Life-Balance interessante Anreize. Die Suche nach begehrten Fachkräften wird dadurch wesentlich erleichtert. Wer zu Desk-Sharing ja sagt, bekennt sich in der Regel auch zum digitalen Wandel. Gerade jüngere, gut ausgebildete Fachkräfte legen Wert auf einen zukunftsorientierten Arbeitsplatz. Digitalisierung und Desk-Sharing gehen dabei Hand in Hand und ergänzen sich optimal.  
 
Sharing als digitaler Grundgedanke 
Nutzen statt besitzen ist ein Trend, welcher nicht nur aus ökologischen Überlegungen immer mehr Anhänger findet. Auch aus wirtschaftlicher Sicht macht dies in vielen Fällen durchaus Sinn. Geteilte Infrastruktur, Räume und Fixkosten erhöhen den (finanziellen) Handlungsspielraum eines Unternehmens. Dank der Verbreitung des Internets lässt sich dieser Gedanke auch auf IT-Systeme anwenden. Cloud-Services beruhen auf gemeinsam genutzten digitalen Ressourcen. Daraus abgeleitet ergeben sich vernetzte Prozesse. Das Teilen und Nutzen von Daten, z.B. für dezentrales Arbeiten oder für autonome Systeme, führen zu tiefgreifenden gesellschaftlichen und wirtschaftlichen VeränderungenAngesichts des laufenden Wandels ist Flexibilität erstes Gebot. Dynamisches Desk-Sharing kommt dieser Prämisse stark entgegen und sind ein wichtiges Element für die Agilität einer Firma. 
 
Voraussetzungen für erfolgreiches Desk-Sharing 
Wie der digitale Wandel hat auch Desk-Sharing beträchtlichen Einfluss auf die Unternehmenskultur. Damit entsprechende Konzepte nicht ins Abseits laufen, braucht es griffige Voraussetzungen. Dazu zählen in erster Linie klare Spielregeln zu Informationsfluss, Präsenzzeiten, Datensicherheit, Erreichbarkeit, Kommunikationsmittel und Arbeitsorganisation. Die interne Akzeptanz seitens Mitarbeiter und Geschäftsleitung ist dabei ebenso wichtig wie das Verständnis der Hintergründe und Zusammenhänge. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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