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Compliance - Wie das ERP die Einhaltung von Regeln und Gesetzen unterstützt

von Sandra Bültermann am 03.12.2020

Als vor einigen Jahren die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingeführt wurde, war die Aufregung groß. Diese hat sich inzwischen weitestgehend gelegt, doch das große Thema Compliance ist seitdem verstärkt in den Fokus von Unternehmern gerückt. Zum einen, weil immer mehr Gesetze und Vorschriften den betrieblichen Alltag regulieren. Zum anderen, weil Kunden eine größere Sensibilität entwickelt haben und genauer hinschauen, ob Firmen die geltenden Regeln für verantwortliches unternehmerisches Handeln beachten. Trotz des Bewusstseins üben sich aber immer noch viele KMU in Zurückhaltung, da sie die Kosten zur Sicherung der Compliance zu hoch einschätzen. Dabei ist Compliance für Firmen längst keine Option mehr, sondern eine Pflicht, um die verschärften Konsequenzen, wie Bußgelder oder Schadensersatzansprüche durch Dritte, erfolgreich zu vermeiden. Während große Konzerne eine umfassende Compliance-Strategie ausarbeiten müssen, sind die Anforderungen an kleine und mittelständige Unternehmen übersichtlicher. Wie Sie ein modernes ERP-System aus der Cloud bei der Compliance unterstützt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Gesicherter Datenschutz

Seit Mai 2018 ist die Verarbeitung von Kundendaten durch die DSGVO geregelt. Unternehmen sind u.a. dazu verpflichtet, personenbezogene Daten so zu schützen, dass Dritte keinen Zugriff darauf erhalten. Zusätzlich könnte künftig die elektronische Kommunikation in Europa durch eine ePrivacy-Verordnung geregelt werden. Über deren Einführung wird schon seit längerem diskutiert. Die Folge für Unternehmen: Sie müssen ihre IT-Umgebung immer wieder entsprechend neuer Gesetze anpassen. Wer auf eine Business-Lösung aus der Cloud setzt, hat den Vorteil, dass er nicht selbst die Aktualisierungen durchführen muss. Diese implementiert der Provider. Eine integrierte CRM-/ERP-Lösung erfüllt sämtliche Anforderungen der DSGVO und anderer europäischer Verordnungen, wenn der Cloud-Anbieter seine Server in Deutschland oder einem EU-Land betreibt. Zusätzlich kann eine EU-DSGVO-Konformitätsprüfung, wie sie durch den TÜV oder andere Auditierungsstellen erfolgt, anzeigen, dass die Unternehmenssoftware die geltenden Datenschutzbestimmungen erfüllt.

Rechnungen mit allen Pflichtangaben

Unternehmen sind in der Regel dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Lieferung bzw. Leistungserbringung eine Rechnung auszustellen. Um diese Frist nicht zu verpassen, können Sie in modernen ERP-Lösungen beispielsweise festlegen, dass mit dem Lieferschein automatisch auch die entsprechende Rechnung erstellt werden soll. Ebenso lässt sich hier die regelmäßige Generierung von wiederkehrenden Rechnungen automatisieren.
Es sind aber nicht nur Fristen einzuhalten, im Umsatzsteuergesetz (UStG)  ist auch geregelt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Dazu gehören u.a. Name und Anschrift des Unternehmens und des Empfängers, Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer sowie Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware. Für Rechnungen ins Ausland gibt es weitere Spezifikationen, die zu beachten sind. Dank der zentralen Datenhaltung haben ins ERP integrierte Fakturierungssysteme Zugriff auf sämtliche erforderlichen Daten, wodurch Rechnungen automatisiert und mit allen erforderlichen Informationen erstellt werden.

Aktuelle Kassensysteme

Seit  Januar 2020 sind Händler – vom Bäcker über den Marktverkäufer bis hin zum Apotheker – dazu verpflichtet, Kunden einen Bon auszuhändigen. Auch hier gibt der Gesetzgeber genau vor, was auf dem Beleg stehen muss. Und spätestens im Mai 2021 stehen Händler vor der nächsten Hürde: Dann müssen sie nachweisen können, dass ihre Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung („TSE“) ausgestattet sind. Dabei handelt sich um ein Sicherheitsmodul, welches Aufzeichnungen so erfasst und abspeichert, das sie nachträglich nicht manipuliert werden können. Als Alternative zu herkömmlichen Registrierkassen haben sich inzwischen ERP-Systeme aus der Cloud mit integriertem Point of Sale etabliert. Wie schon eingangs erwähnt, kommt hierbei Händlern zugute, dass bei Gesetzesänderungen der Provider für die Umsetzung der entsprechenden Anpassungen zuständig ist. Die Rechtssicherheit ist also jederzeit gegeben.

Rechtskonforme Buchhaltung

Viele KMU sind gesetzlich zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Diese bildet den laufenden Geschäftsverkehr des Unternehmens ab, liefert wichtige Kennzahlen und zeigt Gewinne, Verluste und Vermögen zuverlässig an. Als Basis für die Steuererklärung oder etwa zur Ermittlung der abzuführenden Umsatzsteuer ist eine korrekte Buchhaltung unerlässlich. Welche Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form gelten, ist in der GoBD verankert. Verstöße können zu ungünstigen Schätzungen der Besteuerungsgrundlage führen, im schlimmsten Fall zu Steuerstrafverfahren. Integrierte ERP-Systeme mit Finanzbuchhaltung liefern die nötige Transparenz, da hier alle notwendigen Daten zusammenlaufen. Um sicherzugehen, dass die Software GoBD-konform arbeitet und somit Daten liefert, die einer Prüfung durchs Finanzamt standhalten, sollten Sie darauf achten, dass der Anbieter ein entsprechendes Zertifikat nachweisen kann, etwa vom TÜV.
 
Moderne Anwendungen für Finanzbuchhaltung aus der Cloud unterstützen die Weiterleitung von Buchungsdaten im DATEV-Format und erleichtern damit den Austausch mit Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Finanzamt. Dank webbasiertem Einsatz der Anwendung und benutzerbezogenem Berechtigungssystem können Steuerberater direkt Zugriff auf die Unternehmensbuchhaltung erhalten, sodass Belege, Rechnungen und andere Daten immer fristgerecht vorliegen. Und über eine sogenannte Umsatzsteuerverprobung lassen sich zudem Fehler offenbaren, bevor sie ans Finanzamt übermittelt werden.

Fazit

Die hier aufgeführten Funktionen sind nur einige Beispiele dafür, was ein ERP-System in Sachen Compliance leistet. Doch bei aller Unterstützung und Prävention durch die Business-Software kommt es natürlich auch auf die Unternehmensführung und Mitarbeiter an. Nur durch bewusstes, verantwortliches Handeln aller kann Compliance gelingen.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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