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Cloud-ERP: Weniger Papier, mehr Nachhaltigkeit

von Sandra Bültermann am 21.10.2021

 
 Obwohl wir Deutschen Rekordmeister beim Ausdrucken sind, nimmt der Wunsch nach papierlosem Arbeiten zu. Nicht zuletzt, weil Investoren, Kunden, Mitarbeiter und Bewerber zunehmend mehr Nachhaltigkeit von Betrieben fordern. Während ERP-Systeme in der Vergangenheit häufig einzig in der Warenwirtschaft zum Einsatz kamen, stellen heute modernere Versionen der früheren, oft starren On-Premise-Lösungen das Rückgrat der digitalen Transformation dar. ERP-Anwendungen aus der Cloud bringen alles für nachhaltiges Wirtschaften mit und helfen Unternehmen, den Papierverbrauch drastisch zu senken. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen den Weg über die Cloud zum (beinahe) papierlosen Betrieb.
 

Die Deutschen setzen (noch) auf Papier 

Ob Rechnungen, E-Mails, Berichte oder Präsentationsunterlagen – die Drucker in deutschen Büros laufen tagtäglich heiß. Deutschland gehört zu den Spitzenreitern beim Papierverbrauch. Wir verbrauchen so viel Papier wie Afrika und Südamerika zusammen. Pro Person produziert jeder Bundesbürger rund 25 Druckseiten pro Tag. Dabei landen etwa sechs Prozent ungelesen im Müll. Die anderen 94 Prozent stauben auf Schreibtischen voll oder füllen Regal um Regal mit Aktenordnern. Die Gründe für die große Leidenschaft zum Drucken sind meist emotionale: Durch den Papierstapel auf dem Schreibtisch fühlt man sich selbst produktiver und wirkt auch auf andere geschäftiger. Gedrucktes liefert einen besseren Überblick über das, was noch anliegt. Anmerkungen für sich selbst oder für andere sind darauf schnell notiert. Außerdem trauen viele den digitalen Technologien sowie deren Verfügbarkeit nicht über den Weg. Und gesetzliche Vorschriften verlangen ja ohnehin nach Papierform. Oder etwa nicht? 
 

Gesteigerte Produktivität ohne Papier 

Werfen wir einen Blick darauf, warum Ihr Unternehmen ohne Zettelwirtschaft wesentlich besser und vor allem nachhaltiger dran ist: Statt eines guten Überblicks führen hohe Papierstapel und Aktenordner viel mehr zu langen Suchzeiten – insbesondere, wenn das Gesuchte nicht im eigenen Büro abgelegt ist. Und wenn man gar nicht erst vor Ort ist, sondern einen anderen Standort besucht, sind die Informationen gar nicht erreichbar. Demgegenüber garantieren Cloud-Anwendungen jederzeit die Verfügbarkeit sowie ein wesentlich schnelleres Auffinden von Informationen. Dank zentraler Datenhaltung und gut strukturiertem (elektronischen) Ordnersystem weiß jeder Mitarbeiter, wo was zu finden ist. Damit hilft die Cloud, Kosten für Papier und Druck zu senken und fördert zugleich die Vernetzung mehrerer Standorte, Filialen und Point of Sales (POS). 
 

Der Weg ins Home Office 

Wer sämtliche Kunden- und Unternehmensdaten jederzeit via CRM und ERP auf dem Mobilgerät zur Hand statt auf dem Schreibtisch oder im Regal liegen hat, kann seinen Mitarbeitern ohne großen Aufwand praktikable und umweltfreundliche Mobilitätskonzepte anbieten. Die Kombination von Software-as-a-Service (SaaS) und Cloud bildet die ideale Basis für New-Work-Modelle und macht viele Vor-Ort-Termine oder Geschäftsreisen überflüssig. Das wiederum reduziert nicht nur den CO2-Ausstoß, sondern verbessert auch die Work-Life-Balance, die für Mitarbeiter und Bewerber zunehmend an Bedeutung gewinnt. 
 

Leichtes Gepäck im Außendienst 

Würden Service- und Außendienstmitarbeiter beim Vor-Ort-Termin immer alle Kunden- und Produktdaten in gedruckter Form parat haben wollen, müssten sie dicke Akten mit sich führen. Gleiches gilt am Messestand. Beim Einsatz eines mobilen, modular aufgebauten ERP-Systems reicht ein Mobilgerät im Gepäck. Hier sind sämtliche Informationen sowie Lagerbestände an verschiedenen Standorten oder auch der Webshop nur wenige Klicks weit entferntZudem lassen sich dem Kunden auf dem Display Präsentationen, Montagevideos oder Datenblätter präsentieren. Und Angebote, Aufträge, Bestellungen oder Reklamationen werden unmittelbar weitergeleitetwodurch sich Prozesse erheblich beschleunigen. Wenn das nicht Effizienz und Kundenzufriedenheit gleichermaßen erhöht!  
 

Digitales Archiv statt im Keller 

Dass Rechnungen und andere Dokumente auf Papier ins Archiv müssen, stimmt so nicht. Dokumente sind nach den gesetzlichen Bestimmungen in der Form aufzubewahren, in der sie im Betrieb eintreffen. Da sich der Versand von elektronischen Rechnungen und Belegen immer mehr durchsetzt, erfolgt auch deren Archivierung zunehmend digital. GoBD-zertifizierte ERP-Systeme stellen hier die Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien sicher. Übrigens: Versenden Sie selbst Ihre Rechnungen digital statt auf Papier, sparen Sie nicht nur die Portokosten, sondern reduzieren dank automatisierter Prozesse die Fehlerquote und verkürzen die Prozesse zwischen Rechnungsstellung und Rechnungseingang.
  

Fazit 

ERP-Systeme aus der Cloud helfen an den verschiedensten Stellen im Unternehmen, Papier einzusparen. Die hier aufgezählten sind nur einige Beispiele. Mit Schulungen, Zugriffsberechtigungen sowie klar kommunizierten Archivierungs- und Ablageregeln schaffen Sie das nötige Vertrauen in das digitale Dokumenten-Handling – auch bei den bisherigen Befürwortern der Zettelwirtschaft.  

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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