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Cloud Computing – Teil 2: Das ERP-System aus der Cloud

von Sandra Bültermann am 09.03.2021

Cloud Computing gehört zu den IT-Trends schlechthin. Im ersten Teil dieser Serie haben wir die Vorteile aufgezeigt, die die Cloud ganz allgemein Unternehmen bietet. In diesem zweiten Teil stellen wir Ihnen detailliert das myfactory Cloud-ERP-System vor.  
 

Das leistet das ERP-System 

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und bedeutet so viel wie „Unternehmens-Ressourcen-Planung“. ERP-Systeme sind dazu konzipiert, ein digitales Abbild sämtlicher Unternehmensvorgänge zu schaffen, um Prozesse effizienter zu gestalten und zentral zu verwalten. Dank des modularen Aufbaus ist die myfactory ERP-Lösung in der Lage, KMU in allen Geschäftsbereichen zu unterstützen. Dazu gehören Warenwirtschaft, Personalwesen, Marketing und Vertrieb, Finanz- und Rechnungswesen, Kundenmanagement und Controlling. Je nach Geschäftsmodell, Branche oder Ausrichtung des KMU lassen sich verschiedene ERP-Module wählen. Der entscheidende Vorteil des ganzheitlichen, cloudbasierten ERP-Systems ist eine gemeinsame Datenbasis, die über die Cloud zugänglich ist. Alle Daten werden nur ein einziges Mal erfasst, müssen lediglich an zentraler Stelle gepflegt werden und stehen allen Abteilungen und Mitarbeitern zu jedem Zeitpunkt und von überall auf der Welt zur Verfügung. Interne Serverräume, Berge von Akten, redundante Daten, Schnittstellenfehler und problembehaftete Kommunikation gehören damit der Vergangenheit an.  
 

CRM – Pflege der Kundenbeziehungen 

Das Customer Relationship Management, kurz CRM, stellt den Kunden in den Mittelpunkt. Ziel dieses Moduls ist es, Mitarbeiter im Vertrieb, Marketing und Service dabei zu unterstützen, bestehende Kundenbeziehungen zu verbessern und Kontakte zu potenziellen Neukunden aufzubauen. Gerade in Zeiten, in denen der persönliche Kontakt von Angesicht zu Angesicht schwierig ist, trägt das CRM-Modul zur erfolgreichen digitalen Kommunikation bei. Die nahtlose Integration von ERP- und CRM-System verspricht maximale Daten- und Prozesseffizienz, indem sie einen 360-Grad-Blick auf den Kundeschafft und die Automatisierung verschiedener Vorgänge unterstützt. Service-Mitarbeiter beispielsweise haben jederzeit die gesamte Kundenhistorie im Blick und können dadurch Kundenanliegen schneller, gezielter und individueller bearbeiten. Im Marketing stehen Bewegungsdaten für zielgruppenspezifische Auswertungen, Mailingaktionen und Aftersales-Maßnahmen bereit. Vertriebler erhalten nicht nur über den PC im Büro Zugriff auf alle relevanten Kundendaten, sondern dank Cloud-Anbindung auch unterwegs via Smartphone oder TabletSo haben sie beim Kunden vor Ort Produktinformationen schnell zur Hand, können Angebote schreiben oder direkt Bestellungen auslösen. 
 

FMS – die Finanzbuchhaltung im Griff  

Das vom TÜF zertifizierte Finanz Management System (FMS) deckt alle wichtigen Aufgaben des Finanz- und Rechnungswesens. Die Integration ins ERP-System sorgt dafür, dass die Finanzbuchhaltung direkten Zugriff auf Kundendaten, Aufträge und weitere Informationen hat und sich dadurch verschiedene Finanzprozesse automatisieren lassen. Dazu gehören beispielsweise Rechnungsstellung oder Mahnwesen. Auch wiederkehrende Buchungen oder Buchungsimporte aus Banking-Programmen können automatisiert erfolgen. Der Vorteil: weniger Aufwand und Fehler. Für den nötigen Überblick im Controlling unterstützt das FMS-Modul Gegenüberstellungen einzelner Konten sowie komplexe Gewinn- und Verlustrechnungen. 
 

MIS – betriebswirtschaftliche Planungen und Auswertungen 

Das Management Information System (MIS) unterstützt den wichtigen Prozess der Unternehmensplanung über das gesamte Jahr mit diversen Planungs- und Auswertungsmöglichkeiten. Dadurch, dass alle relevanten Daten aus weiteren Modulen in Echtzeit in der Cloud zusammenlaufen, lassen sich Werte für verschiedene Unternehmensbereiche, Kunden- und Lieferantengruppen, Mitarbeiter, Standorte oder Produktionsbereiche detailliert auswerten, grafisch aufbereiten und realistisch planen. Zudem unterstützt das MIS die gezielte Kostenkontrolle, indem es beispielsweise Budget-Überschreitungen rechtzeitig registriert. 
 

PPS-System – zielgerichtete Produktionsplanung 

Kostendruck, steigende Variantenvielfalt, Sonderanfertigungen und globaler Wettbewerb fordern produzierende Unternehmen zunehmend. Das Produktionssteuerungs- und Produktionsplanungssystem (kurz PPS) hilft, die Produktion zu optimieren, indem es Beschaffung, Produktion und Vertrieb perfekt miteinander verzahnt. Im PPS laufen alle Daten zusammen, die die Produktion betreffen, wie zum Beispiel Stammdaten, Kosten, Zeiten oder Prozessschritte. Die Integration ins ERP-System ist für eine effiziente Prozessplanung unabdingbar. Mit dem PPS lässt sich die wirtschaftliche Auslastung von Betriebsmitteln steuern und beispielsweise verhindern, dass es zu Engpässen in der Materialwirtschaft kommt, wenn ein Auftrag vorgezogen werden mussEine zielgerichtete Produktionsplanung und Fertigungssteuerung unter Berücksichtigung von Kosten, Terminen und Kapazitätsauslastung trägt dazu bei, dass die heute notwendige Flexibilität erreicht werden kann. 
 

eCommerce – Webshop ohne Schnittstelle 

DaseCommerce-Modul ist für alle interessant, die einen Onlineshop oder ein B2B-Portal aufbauen wollen –in Krisenzeiten womöglich auch recht kurzfristig. Nach dem Baukastenprinzip lassen sich hier ohne Programmierkenntnisse Website und Webshop gestalten – bei Bedarf mehrsprachig und mit Forum, geschütztem Login-Bereich oder Kontaktformular. Durch die Integration ins ERP-System liegen alle Artikelinformationen mit Beschreibungen, Bildern und Preisen bereits vor. Sie lassen sich nahtlos im Webshop abbilden. Online eingehende Bestellungen werden direkt ins ERP-System übernommen und stehen dort zur Weiterverarbeitung bereit. Die Aktualisierung sämtlicher Daten in Echtzeit verspricht Kunden maximale Transparenz: über Lagerbestand, Lieferzeiten u.ä. Infolge dessen verbessert sich die Kundenzufriedenheit. 
 

POS – Zusatzmodul Kasse 

Für Handelsunternehmen unterstützt die myfactory-Lösung die Integration und das Verwalten verschiedener Standorte, z. B. auch kurzzeitiger Pop-up-Stores. Durch die Einbindung mobiler Kassensysteme (Point Of Sale – POS) arbeiten die Mitarbeiter in den Filialen mit derselben IT-Lösung und erhalten so u.a. Zugriff auf Produkt- und Kundendaten. Zugleich haben sie den Lagerbestand im Blick und können auch für Kunden Online-Bestellungen auslösen, sofern ein Webshop integriert ist. So sieht Kundenservice von heute aus. 
  

HRM – Erfassung und Verwaltung von Personaldaten 

Als zentrale Ressource kommt dem Faktor Mensch eine wichtige Bedeutung in Unternehmen zu. Daher ist es naheliegend, dass die Verwaltung ebenso wie die von Material und Kapital im ERP-System integriert wird. Grundlegende Aufgaben des Human Ressource Managements (HRM) sind die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Abrechnung von Löhnen und Gehältern, Zeit- und Leistungserfassung. Auch die Mitarbeiterüberlassung, die in Zeiten von Fachkräftemangel, Personalausfällen oder bei kurzzeitiger Auftragssteigerung qualifizierte Unterstützung verspricht, kann im HRM-Modul abgebildet werden. Die Integration in die ERP-Anwendung ermöglicht eine exakte Auswertung sowie die Zuordnung zu Projekten oder Kunden. Dank der Mobilität, die ein ERP-System aus der Cloud unterstützt, dokumentieren auch Vertriebs- und Außendienstmitarbeiter problemlos ihre Arbeitsnachweise per Smartphone oder Tablet. Anhand dieser Daten lassen sich beispielsweise Personaleinsätze gezielter steuern oder Rechnungen automatisch erstellen.  
 

Business Manager – stark im Team 

Neben dem Management von Waren und Aufträgen gibt die myfactory Business-Lösung Mitarbeitern auch moderne Funktionen zur Terminplanung und Aufgabenverwaltung an die Hand. So lassen sich mit dem Business Manager beispielsweise Einladungen zu Terminen versenden und die Zu- bzw. Absagen verfolgen, Aufgaben speziellen Mitarbeitern zuweisen oder Dokumente gemeinsam verwalten. Durch die Steuerung verschiedener Berechtigungen können externe Mitarbeiter ebenfalls Zugriff erhalten. Der Cloud-Faktor stellt sicher, dass Mitarbeiter sowohl in der Firma als auch im Homeoffice, unterwegs oder beim Kunden vor Ort jederzeit Termine, Aufgaben und Dokumente im Blick haben.  
 
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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