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Berechnen Sie den Return on Investment (ROI) Ihres ERP-Systems

von David Lauchenauer am 29.10.2020

Werden Unternehmen zur Digitalisierung im Betrieb befragt, zählen Investitionen in moderne ERP-Systeme zu den am häufigsten genannten Projekten. Betriebe stellen an eine moderne Software zum Enterprise Resource Planning (ERP) verschiedenste Anforderungen, die vor allem durch eine verbesserte Prozessabbildung, Kosteneinsparungen und gesteigerte Automatisierung auf die Unternehmensziele einzahlen sollen. Doch geht es um die Durchführung von ERP-Projekten fehlt es Entscheidern teilweise an Investitionsbereitschaft, wodurch nicht selten Marktanteile gegenüber dem Wettbewerb eingebüßt werden. Dabei zählen ERP-Systeme zur kritischen IT-Infrastruktur von KMU und sollten im Rahmen der Digitalisierung zur Kerninvestition zählen. Eine Investition in ein modernes ERP-System lässt sich dabei durch Kalkulation des Return on Investment (ROI) mit Zahlen untermauern. Oftmals amortisiert sich eine entsprechende Investition dann bereits nach wenigen Jahren. Wie Sie den ROI eines ERP-Systems berechnen können und worauf Sie bei der Kalkulation achten sollten, zeigt der folgende Artikel. 
 

Was ist der Return on Investment (ROI)? 

Die Begrifflichkeit Return on Investment (ROI) stammt aus der Betriebswirtschaftslehre. Die Kennzahl zeigt die Kapitalrentabilität bzw. Kapitalrendite von Investitionen an. Dementsprechend wird der ROI vor allem in der Investitionsrechnung eingesetzt. Mithilfe der Kennzahl lässt sich bestimmen, welche Rendite eine bestimmte Investition im Verhältnis zum eingesetzten Kapital erwirtschaftet. Bei dieser Definition lässt sich bereits erkennen, dass dies im Rahmen einer ERP-Einführung herausfordernd ist, da Prozessoptimierungen nicht immer direkt in eine Rendite-Kennzahl überführt werden können. Investitionen in ERP-Systeme sollen daher neben der gewünschten Produktivitätssteigerung auch Einsparpotenziale eröffnen. Dies führt unweigerlich dazu, dass zwar die Gesamtkosten eines Systems über die geplante Laufzeit (Total Cost of Ownership, kurz: TCO) ermittelt werden können, beim Nutzen kommen aber immer wieder Modellannahmen zum Einsatz. Für IT-Entscheider ist eine ROI-Berechnung trotzdem von großem Nutzen, um eine Investition in ein neues ERP-System zumindest mit einer betriebswirtschaftlichen Grundlage zu versehen und die Aufwendungen gegenüber der Geschäftsführung verargumentieren zu können 
 

Berechnung des Returns on Investment eines ERP-Systems 

Um die Kapitalrendite einer Investition in ein neues ERP-System zu kalkulieren, benötigt es einiger Informationen, die auf Basis von Messungen bzw. Berechnungen sowie Erfahrungen des ERP-Herstellers, der Anwender und des IT-Entscheiders zu treffen sind: 
  • - Geplante Nutzungsdauer: Wurde zu Beginn des Jahrtausends ein ERP-System eingeführt, wäre eine geplante Nutzungsdauer vermutlich zwischen zehn und fünfzehn Jahren angegeben worden. Dies führt dazu, dass noch immer veraltete ERP-Systeme in vielen KMU zum Einsatz kommen, da sich die damaligen Investitionen entweder noch nicht amortisiert haben oder möglichst viel Kapitalrendite aus der bestehenden Software abgeschöpft werden soll. Durch Fortschreiten der Digitalisierung und Technologien wie der Cloud, die sich vollständig im Business Software Bereich durchgesetzt hat, ändern sich die Anforderungen schneller und Unternehmen müssen flexibler werden. In der Folge sollten sich Investitionen in ERP-Systeme inzwischen zwischen fünf und maximal sieben Jahren amortisieren. 
  •  
  • - Angestrebte Wertschöpfung: Ein ERP-Projekt sollte immer konkrete Ziele verfolgen, die auf die Unternehmensziele einzahlen. Dazu gehören üblicherweise Zielsetzungen, die eine Umsatzsteigerung bzw. Gewinnmaximierung verfolgen sowie Kosten einsparen sollen. Kosteneinsparungen lassen sich in diesem Zusammenhang durch Kalkulation der TCO ziemlich detailliert berechnen; entsprechend zusätzliche Umsatzziele können ebenfalls festgesetzt werden. Darüber hinaus soll in der Regel durch Implementierung von Prozessautomatisierungen die Effizienz der Anwender gesteigert und die Fehleranfälligkeit reduziert werden. Entsprechende Werte lassen sich anhand von Messungen an einer Demo-Version beispielsweise ermitteln und mit einem Gegenwert versehen. Weitere betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie die Mitarbeiterauslastung, Retourenquote oder Warenumschlagszeiten lassen sich systemisch ermitteln und anhand best-practices schätzen. Zuletzt wünschen sich viele Unternehmen noch „weiche“ Ziele wie Erhöhung der Kunden- oder Mitarbeiterzufriedenheit, die nur schwer in Zahlen zu beziffern sind. Die angestrebte Wertschöpfung des Systems sollte zum Schluss durch Bewertungsfehler und übertriebener Optimismus der Mitarbeiter bereinigt werden, sodass ein Schätzwert entsteht, mit dem kalkuliert werden kann. 
  •  
  • - Korrekte Total Cost of Ownership: Zur Kalkulation der Kosteneinsparungen gilt es den TCO für die bestehende und neue ERP-Lösung zu kalkulieren. Hierunter fallen neben Lizenzkosten auch Hardware, Aufwendungen zum Betrieb eines Serverraumes inkl. Klima- und Sicherheitstechnik, CarepacksBackup-Technologie, Updates, Schulungen, externen Kosten zur Implementierung und Optimierung, Wartungskosten, Ressourcen der IT-Abteilung, Strom und zahlreiche weitere Aufwendungen. Üblicherweise werden Lizenzen sowie Hardware und die benötigten Ressourcen zur Implementierung sowie Einführung inklusive Schulungen einmalig fällig, wodurch eine hohe Kapitalbindung entsteht. Für den Betrieb fallen dann regelmäßige Wartungs-, Reparatur-, Update- und Backupkosten an. Bei einem Cloud ERP fallen bei Projektstart hingegen nur Aufwendungen zur initialen Konfiguration und Einführung inklusive Schulungen an. In monatlich festgelegten Abonnement-Zahlungen werden Entwicklung, Lizenzen, Backup, Bereitstellung und Aktualisierung abgegolten. Die TCO lassen sich daher bei einem Cloud ERP-System sehr detailliert kalkulieren und auf die geplante Laufzeit, z.B. vier Jahre, hochrechnen. Da Lizenzen bei Bedarf jederzeit hinzugebucht und gekündigt werden können, bleibt das Unternehmen flexibel. 
Um den Return on Investment eines ERP-Systems zu kalkulieren, können die vorab ermittelten Werte in die folgende Formel eingesetzt werden: 
 
ROI ERP-Projekt = (Nutzen / TCO) * 100 
 
Der ermittelte ROI-Wert zeigt dann an, wie viel Rendite pro eingesetztem Euro Investitionskapital über die geplante Dauer zu erwarten ist.  
 

Eine ROI-Berechnung als ein Kriterium zur ERP-Auswahl 

Wenn es um die Auswahl eines neuen ERP-Systems geht, stellt die ROI-Berechnung einen relevanten Faktor dar. Abgesehen davon gibt es in der Investitionsrechnung mit der Breakeven-Analyse oder der Kapitalwert-Methode noch weitere Vorgehensweisen, die angewandt werden können, um eine Investition in ein neues ERP-System betriebswirtschaftlich zu analysieren. Entsprechende Ansätze können aber immer nur einen Teil der Entscheidung abnehmen. Zuletzt gilt festzustellen, dass es ganz auf die Nutzungstiefe ankommt, um zu entscheiden, wie sehr sich die Einführung eines neuen ERP-Systems rentiert. Je mehr Prozesse in der Business Software abgebildet werden und je höher die Nutzungs- bzw. Integrationstiefe ist, umso mehr Nutzen bzw. Wertschöpfung kann aus der Software gezogen werden. Hier trumpfen vor allem cloudbasierte ERPs auf, da sie durch einen ganzheitlichen Ansatz und einer intuitiven Oberfläche vergleichsweise schnell eingeführt und erlernt werden können und trotzdem vollständig integriert sind. So lassen sich gewinnbringende Automatisierungen über Unternehmensprozesse und Abteilungen hinweg abbilden, die für einen echten Mehrwert sorgen. Und „weiche“ Ziele wie die Mitarbeiterzufriedenheit werden so ebenfalls erfüllt, wenn die Mitarbeiter merken, dass sie weniger Arbeitsschritte umzusetzen haben. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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