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Aufgalopp zum Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD

von David Lauchenauer am 06.04.2021

Digitalisierung zu Fuß – immer noch Realität in Deutschland. Und zwar bei einem der häufigsten Geschäftsprozesse: dem Rechnungsaustausch. Zwar investieren Firmen in moderne Business Software, doch dann werden Rechnungen auf Papier gedruckt, verpackt und per Post verschickt. Die Empfänger öffnen die Briefe und erfassen alles in ihrem System. Dieser Prozess lässt sich standardisieren und digitalisieren – mit «ZUGFeRD»Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Entdecken Sie das Rennpferd in Ihrem Stall! 
 

Anerkannter, internationaler Standard 

Das «Forum elektronische Rechnung Deutschland» (FeRD) hat Mitte 2014 das Zugpferd gespielt und die Zügel in die Hand genommenDer Aufgalopp von ZUGFeRD (Kurzform für «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland») hatte zum Ziel, elektronische Rechnungen zu standardisieren. Und zwar nicht nur in Deutschland, sondern in ganz Europa (inklusive Schweiz). Entwickelt wurde das einheitliche Software-Format von internationalen GremienWesentliche Grundlagen für die Erarbeitung eines gemeinsamen Formats für den elektronischen Rechnungsaustausch waren und sind die EU-Direktive 2014/55/EU sowie die 2017 veröffentlichte EU-Norm EN16931. 
 

Papierloser Rechnungsprozess 

Eine Rechnung enthält viele Informationen. Dazu gehören zum Beispiel die Adresse des Empfängers, die Belegnummer und das Ausstelldatum, die Währung, Artikelbezeichnung, Menge, Einheiten, Preise, Beträge, Mehrwertsteuersatz, Kontoangaben und vieles mehr. ZUGFeRD fasst all diese Daten in einem einheitlichen Software-Standard zusammen und speichert diese als ganz normale PDF-Datei. Diese Datei kann man ausdrucken, muss man aber nicht. Anstatt einen Papierbeleg per Post zu versenden, kann die Datei auch elektronisch, z.B. per E-Mail, übermittelt werden. Der Clou dabei: Der Empfänger braucht die Rechnung nicht auszudrucken, sondern kann die Datei direkt ansehen, weiterbearbeiten und rechtssicher in der Langzeitarchivierung ablegen. 
 

Das «Geheimnis» hinter ZUGFeRD 

Nun ist das Erstellen und Versenden eines PDF-Dokuments ja keine bahnbrechend neue Erfindung. Gerade dies ist mit ein Grund für den Erfolg von ZUGFeRD. Es verwendet ein weit verbreitetes Dateiformat. Gleichzeitig werden die herkömmlichen PDF-Daten um einen Datenbereich im XML-Format erweitert, welcher bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Die XML-Struktur der Software ist genau festgelegt. Artikelnummer, Menge, Bankverbindung usw. stehen immer am genau gleichen Ort. Deshalb kann jedes Programm die Rechnungsbelege von Unternehmen einlesen und direkt weiterverarbeiten – vorausgesetzt, es beherrscht den ZUGFeRD-Standard. Anders als etwa beim EDI-Standard sind ZUGFeRD-Rechnungen ganz normal lesbar, sowohl von Menschen als auch von Computern.  
 

ZUGFeRD-Rechnungen versenden… 

Das Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen funktioniert ganz normal wie beim Drucken von konventionellen Rechnungen. Der Versand der PDF-Datei kann entweder manuell mit einem herkömmlichen Mailprogramm erfolgen oder automatisch aufgrund der beim Empfänger hinterlegten Mailadresse in der Software. Die Rechnung wird gleichzeitig im System archiviert, ohne dass sich die Anwender darum kümmern müssen. Für IT-Lösungen, welche das ZUGFeRD-Format nicht beherrschen oder für Firmen, die ihre Rechnungen noch mit Word und Excel schreiben, gibt es spezielle Zusatzprogramme, die beim Drucken der Rechnung eine ZUGFeRD-Datei erzeugen und diese versenden.  
 

…und wieder einlesen  

Wer eine ZUGFeRD-Rechnung erhält, kann diese mit einem geeigneten System direkt weiterbearbeiten. Falls dies nicht zur Verfügung steht, kann der Empfänger die Rechnung einfach ausdrucken und als Papierbeleg weiterbearbeiten. Moderne Dokumentenmanagementsysteme überführen die Rechnungen automatisch in das Langzeitarchiv und legen diese aufgrund der XML-Daten geordnet ab. Diese Daten können aber noch mehr. Sie erleichtern zum Beispiel die Rechnungskontrolle durch die Unterstützung elektronischer Workflows z.B. für die Rechnungskontrolle durch die zuständigen Sachbearbeiter oder für die Freigabeprozesse. Ein großer Vorteil besteht bei der Bezahlung von ZUGFeRD-Rechnungen. Die Bankverbindung- und IBAN-Daten Informationen können automatisch ausgelesen und vom Zahlungsprogramm oder von der E-Banking-Software übernommen werden. 
 

Vorteile für Rechnungssteller und -empfänger 

ZUGFeRD ist eine digitale Win-Win-Situation für Rechnungssteller und -empfänger. Auf der einen Seite können Portokosten, Papier und Zeit gespart werden. Auf der anderen Seite wird der Bearbeitungsprozess beschleunigt und die Übernahme in die Finanzbuchhaltung erleichtert. Damit verbunden sind weitere Vorteile wie eine fehlerfreie Ablage, Einsparen von Kopien, schnelles Finden von archivierten Rechnungen, Vermeidung von Dokumentenverlust und vieles mehr. Kein Wunder, unterstützt die myfactory das ZUGFeRD-Format
 

! ZUGFeRD-Anbieter: myfactory

 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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