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Diese Anforderungen muss eine moderne ERP-Software erfüllen

von David Lauchenauer am 27.09.2016

Angetrieben durch die Digitale Transformation stehen KMU vielen neuen Herausforderungen gegenüber, allen voran durch die Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dabei entwickelt sich vor allem die IT-Branche rasend schnell weiter, Entscheider sehen sich mit immer neuen Schlagwörtern wie Big Data oder Cloud-Computing konfrontiert. Aber auch die Kundenanforderungen verändern sich und ermöglichen dadurch neue Chancen, beispielsweise durch Erschließung neuer Geschäftsbereiche wie E-commerce. Eines ist gewiss: Um flexibel auf verändernde Märkte reagieren zu können, benötigt es eine moderne, ganzheitliche ERP-Software, die als IT-Rückgrat dient. In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Checkliste mit Anforderungen an die Hand, die ein modernes ERP-System abbilden muss.


Anforderung #1: ERP muss integrativ sein

In vielen Deutschen KMUs herrscht eine heterogene IT-Landschaft, verschiedenste Insellösungen und best-of-breed Anwendungen sind im besten Fall rudimentär über Schnittstellen (APIs) miteinander verknüpft. Es existiert keine einheitliche Datenbasis, Kontakte werden beispielsweise im ERP-System und in der CRM-Software gleichermaßen geführt; eine Synchronisierung von Daten ist oftmals nicht oder nur eingeschränkt möglich.

Moderne ERP-Software beinhaltet jedoch einen ganzheitlichen, integrativen Ansatz. So setzen alle relevanten Module wie das Customer Relationship Management (CRM), die Finanz- und Buchhaltung sowie Business Intelligence (BI) in einem einzigen System auf einer gemeinsamen Datenbasis auf. Alle Prozesse können durchgängig gesteuert und alle Aspekte zusammenhängend ausgewertet werden.


Anforderung #2: ERP muss modular aufgebaut sein

Viele ERP-Anwendungen beinhalten einen großen Funktionsumfang, der häufig aber gar nicht vollständig vom Unternehmen genutzt wird. Diese unnötigen Funktionen tragen erheblich zur Komplexität und zu den Kosten bei. Moderne ERP-Software ist deswegen modular aufgebaut, so dass der Funktionsumfang problemlos erweitert oder verringert werden kann. Insbesondere bei Software-as-a-Service Anwendungen können Module jederzeit hinzu- und abbestellt werden, das ERP passt sich so immer den jeweiligen Unternehmensanforderungen an.


Anforderung #3: Ein modernes ERP benötigt Schnittstellen

Auch wenn moderne ERP-Lösungen bereits einen sehr großen Funktionsumfang modularisiert abdecken, so dürfen Schnittstellen (APIs) natürlich nicht fehlen, um die ganzheitliche Lösung mit spezieller Branchen-Software, nützlichen Apps oder weiteren Diensten zu verknüpfen. Dadurch wird sichergestellt, dass auch für andere Anwendungen alle relevanten Daten zur Verfügung stehen.


Anforderung #4: ERP-Anwendungen müssen flexibel mit dem Unternehmen skalieren

Veraltete und statische ERP-Lösungen stoßen mit zunehmenden Unternehmenswachstum schnell an ihre Grenzen. Durch die sich stetig verändernden Unternehmensanforderungen wird jedoch eine ERP-Software benötigt, die sich dem Wachstum flexiblen anpassen kann und mit dem Unternehmen skaliert; zusätzliche Kapazitäten in Form von Rechenleistung, Datenspeicher oder Nutzeranzahl müssen dynamisch zur Verfügung gestellt – und auch wieder reduziert werden können. Aus diesem Grunde entscheiden sich immer mehr KMU für ein ERP aus der Cloud, da dies mit dem Bereitstellungsmodell Software-as-a-Service realisierbar ist; auch die Anzahl von Nutzerlizenzen können leicht angepasst werden.


Anforderung #5: ERP muss Mobile Business ready sein

Mit steigendem Breitbandausbau verändern sich auch die Anforderungen an den Arbeitsplatz: Smart Working, Homeoffice und Co-Working sind hier nur einige Schlagwörter. Als Ergebnis greifen immer mehr Mitarbeiter und Entscheider gleichermaßen mobil auf die ERP-Anwendung zu. Veraltete Systeme sind jedoch nicht Mobile Business ready, der Verbindungsaufbau ist kompliziert, die Anwendungen nicht für mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet optimiert.
 
Moderne ERP-Software offeriert hingegen einen vollständig mobilen, sicheren und komfortablen Zugriff auf die kritische Anwendung – unabhängig von Zeit oder Ort des Endgerätes. Cloudbasiertes ERP bietet durch ein vollständig webbasiertes ERP-System von vornherein Vorteile, da jedes Endgerät mit einem Browser Zugriff auf die komplette Funktionalität erhält.


Anforderung #6: Hochverfügbarkeit, Backups, Sicherheit und Datenschutz

Keine Frage: Die Hochverfügbarkeit, die Sicherheit der kritischen Unternehmenssoftware sowie die Einhaltung der gesetzlichen Auflagen sind zentrale Faktoren bei der Auswahl und dem Betrieb einer modernen ERP-Software. Herkömmliche Systeme werden dabei on-premise, also im Serverraum des Unternehmens betrieben, und sind damit anfällig für Ausfälle – beispielsweise bei der Wartung, dem Einspielen einer neuen Version oder durch Defekt einer IT-Komponente. Durch unzureichendes Rechte-Management haben Anwender oftmals zu viele oder zu wenige Benutzerrechte, eine Zutrittskontrolle zum Serverraum ist in vielen KMU nicht strikt umgesetzt. Um die Wartung und die Einhaltung aller gesetzlichen Auflagen muss sich der interne IT-Service kümmern, der aber nicht immer über die notwendige Qualifikation verfügt. Backups und Datensicherungen erfolgen zwar, sind aber nicht räumlich von den Servern getrennt; ob eine Datensicherung wieder eingespielt werden kann, ist oftmals nie erprobt worden.

Immer mehr Entscheider optieren daher den Betrieb der ERP-Software in die Cloud auszulagern. Moderne ERP-Systeme bieten dadurch eine Hochverfügbarkeit, da zertifizierte Rechenzentren eine vollständige Redundanz aller Komponenten bereitstellen – fällt eine Komponente aus, so springt das Ersatzsystem ein und ermöglicht einen fließenden Übergang. Die Wartung und die Pflege der Systeme erfolgt durch IT-Experten, neue Versionen können zentral ausgerollt werden. Die Sicherheit in einem Rechenzentrum kann dabei von den meisten KMU nicht mal ansatzweise abgebildet werden: Zutrittskontrollen, Wachpersonal, Überwachungstechnik und Brandabschnitte sind hier nur einige Standards. Dank georedundanten Backups ist auch die Datensicherheit optimal gewährleistet. Für die Einhaltung des Datenschutzes sorgt der ERP-Anbieter und stellt so sicher, dass sich das Unternehmen ganz auf die Wertschöpfung konzentrieren kann.


Anforderung #7: Automatisierung

In der Vergangenheit bildete ERP-Software vor allem die Speicherung von Informationen und die Darstellung dieser ab. Mit zunehmender Komplexität von Unternehmensprozessen wurde es jedoch unausweichlich, dass ERP-Programme auch diese Business Prozesse visualisieren können. Heutige ERP-Systeme leisten einen Beitrag zur Wertschöpfung, indem diese Unternehmensprozesse als Workflows nicht nur abgebildet, sondern auch optimiert und zunehmend automatisiert werden können. Insbesondere ganzheitliche Systeme ermöglichen mit einer Workflow-Engine hier die bereichsübergreifende Automatisierung der kritischen Abfolgen.


Anforderung #8: Usability

Die Anforderungen an ERP-Software beziehen sich häufig ausschließlich nur auf die technischen Aspekte und Funktionalitäten, die Usability kommt oft zu kurz. Letztlich muss das neue System aber auch von allen Mitarbeitern verstanden werden, um es effizient einzusetzen und so die Wertschöpfung zu unterstützen. Daher müssen moderne ERP-Systeme auch von den Nutzern bedient werden können, so dass die Usability der ERP-Software im besten Fall vorher ausprobiert wird. Dafür eignen sich Messebesuche und Demo-Versionen gleichermaßen.
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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