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Agiles Arbeiten mit der Cloud

von Sandra Bültermann am 03.09.2020

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Tagein, tagaus der gleiche Trott – das gefällt uns. Doch leider hat das die Menschheit noch nie weitergebracht. Nur wer den Mut hat, neue Pfade zu betreten, kann sich weiterentwickeln. Als Unternehmer ist es heute wichtiger denn je, dynamisch, flexibel und auch mit einer Prise Mut Veränderungen gegenüberzustehen, die innovative Technologien, neue Märkte oder veränderte Kundenanforderungen fordern. Wer als Unternehmer erfolgreich und zukunftsfähig bleiben will, muss ständig neu denken können, sich immer wieder neu erfinden und unheimlich anpassungsfähig sein. Wie anstrengend, meinen Sie jetzt? Eigentlich nicht, denn mit der richtigen Strategie werden viele Unternehmensprozesse sogar einfacher, Mitarbeiter produktiver, und Ihr Unternehmen wird flexibler und kundenorientierter. Wie das geht? Durch agiles Arbeiten! Agilität ist eine moderne Art der Arbeitsorganisation, die es Firmen ermöglicht, schneller auf Megatrends wie Digitalisierung, Globalisierung oder dem demografischen Wandel zu reagieren. Und hier möchten Sie doch nicht vom Wettbewerb abgehängt werden, oder? Dann los, werden Sie agil!
 

Agilität – eine Unternehmensphilosophie

Der Aufbau eines agilen Unternehmens bedeutet zunächst einmal nicht einfach nur die Einführung einer bestimmten Software. Agilität ist in erster Linie eine Philosophiefrage. Es geht um einen Wandel in der Unternehmens- und Arbeitskultur, bei der gegenseitiger Respekt, Verantwortung und eigenständiges Arbeiten in den Fokus rücken. Agilität wird nicht von oben diktiert. Ganz im Gegenteil! Wenn Agilität gelingen soll, müssen Hierarchien abgebaut und Mitarbeiter in Entscheidungen mit einbezogen werden. Beim Wandel zum agilen Unternehmen ist viel Ausprobieren, Erleben und Adaption erforderlich. Das Ziel ist immer Wertschöpfung und nicht die Beschleunigung der Produktentwicklung. Die Konzentration liegt auf dem Kunden und seinen Bedürfnissen. Aktivitäten, die nicht der Schöpfung von Wert und Nutzen dienen, werden ausgemustert. Das kann in KMU wesentlich leichter gelingen als in großen Konzernen. Zum einen liegt das an der bereits vorhandenen Nähe zum Kunden. Zum anderen sind KMU weniger starr, es gelten von Haus aus kürzere Entscheidungswege, Teams sind kleiner und überschaubarer. Selbstverantwortliches und diszipliniertes Arbeiten gehört hier oftmals längst zum Alltag.
 

Stetige Anpassung und Verbesserung

Zum agilen Arbeiten zählt unter anderem, dass Abläufe möglichst schlank und flexibel gehalten werden. Im Gegensatz zu herkömmlichen Vorgehensweisen denkt man bei agilen Projekten in kleineren, kurzfristiger umsetzbaren Schritten. Anstatt bei Projektbeginn bis ins kleinste Detail zu planen, werden stattdessen nur wenige, kleinere Basisziele definiert. Deren Erreichung wird in kürzeren Abständen beobachtet und ggf. durch entsprechende Korrekturen kurzfristig angepasst. Das hat den großen Vorteil, dass sich Änderungen – etwa durch neue Rahmenbedingungen, Kundenwünsche oder Wettbewerbssituationen – wesentlich einfacher umsetzen lassen. Insgesamt führt die regelmäßige Überprüfung zu einer deutlichen Verbesserung des Endergebnisses. Voraussetzung ist, dass alle Projektbeteiligten jederzeit und von überall Zugriff auf sämtliche Projektinformationen haben. Cloud-Lösungen bieten hier die ideale Basis. Ein webbasiertes ERP-System beispielsweise bildet sämtliche Arbeitsprozesse ab und bietet maximale Transparenz für agiles, kollaboratives Arbeiten. Dank zentraler Datenhaltung und Echtzeitaktualisierung arbeitet jeder mit denselben, stets aktuellen Daten.
 

Standardisierte Prozesse fördern Konzentration aufs Wesentliche

Bei agilem Arbeiten geht es um die Konzentration auf das Wesentliche. Es muss immer wieder gefragt werden, welche Schritte sind erforderlich, welche nicht – immer im Hinblick auf das Erreichen der Ziele. Durch diese Fokussierung lässt sich viel Zeit und Energie sparen. Nehmen wir ein Beispiel: Denken Sie an einen Abteilungsleiter, der auf dem Weg zum Quartalsmeeting eines nicht-agilen Unternehmens ist. Auf die Frage, warum er dort hingeht, würde dieser mit hoher Wahrscheinlichkeit etwas antworten wie: „Weil der Chef aktuelle Zahlen und Entwicklungen hören will.“ Agile Unternehmen verzichten auf derartige Bürokratie. Durch entsprechende technische Unterstützung im Hintergrund, wie sie beispielsweise ein integriertes ERP aus der Cloud verspricht, sind Informationen immer nur einen Klick entfernt. So kann sich jeder Mitarbeiter auf seine wesentliche Aufgaben konzentrieren, während standardisierte Prozesse, wie das Erstellen von  Auswertungen, Statistiken oder Übersichten, automatisiert erfolgen. Zudem sorgen langwierige Abstimmungen oder Freigaben durch den Vorgesetzten nicht mehr für Zögerungen des Projektfortschrittes, da die Steuerung von Berechtigungen zentral erfolgt.
 

Kontinuierlicher Austausch mit dem Kunden

Beim agilen Arbeiten ist es wichtig, gut zuzuhören und verständlich zu kommunizieren. Die Kommunikation hat entscheidenden Einfluss auf den Erfolg des Entwicklungsprozesses. Unabhängig, ob es um die Fertigung eines Produktes oder die Entwicklung einer Dienstleistung geht: Agile Projekte profitieren von einer engen Zusammenarbeit mit dem Kunden. Zwischenergebnisse werden regelmäßig präsentiert, und der Kunde kann sein Feedback frühzeitig geben. Der kontinuierliche Austausch mit ihm bietet KMU den enormen Vorteil, dass sich Änderungswünsche wesentlich einfacher umsetzen lassen, als wenn sie erst nach abgeschlossener Produktentwicklung erfolgen. Optimale Unterstützung finden agile Teams in modernen Cloud-Anwendungen. Dank zentraler Datenbasis stehen die jeweils benötigten Informationen allen Beteiligten jederzeit und ortsunabhängig zur Verfügung. So können Mitarbeiter genauso produktiv am Schreibtisch im eigenen Unternehmen wie auch beim Kunden vor Ort oder im Homeoffice arbeiten.
 

Fazit

Für die Wandlung zu einem agilen Unternehmen reicht es natürlich nicht, auf Business-Lösungen aus der Cloud zurückzugreifen. Für eine Transformation der Unternehmenskultur ist weit mehr erforderlich, u.a. viel Mut, neue Denkweisen und viel Überzeugungskraft. Cloud-Lösungen stellen aufgrund ihrer Eigenschaften aber auf dem Weg zum agilen Unternehmen die ideale Basis für mehr Transparenz, Kunden- und Ergebnisorientierung dar.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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