Weitere Themen

Tschüss Papier! So werden Sie wirklich digital

von David Lauchenauer am 11.01.2019

Papier begleitet uns seit Kindesbeinen. Notizen, Formulare, Belege, Briefe oder Protokolle in den Händen zu halten, ist tief in uns verankert. Braucht es das? Ja, sagt die Realität, denn das papierlose Büro ist eine Utopie. Nein, sagt die Digitalisierung. Nur die Macht der Gewohnheit veranlasst uns, immer noch stapelweise Papier zu verbrauchen. Wie Sie Schritt für Schritt den Papierberg abbauen können, verrät dieser Beitrag.
 

Die Macht der Gewohnheit durchbrechen

Wo ein Drucker steht, wird auch gedruckt. Dass immer noch fast jeder Arbeitsplatz über einen Printer verfügt, ist mehr Macht der Gewohnheit als effektive Notwendigkeit. Durchbrechen Sie das verkrustete Denken! Für jede Liste, jedes Formular, jedes Schreiben gibt es ein digitales Pendent. Um sich vom Papier zu lösen, braucht es allerdings ein Umdenken. Anwender müssen erstens lernen, mit elektronischen Unterlagen zu arbeiten und zweitens darauf vertrauen, dass dies auch funktioniert. Warum druckt die Sachbearbeiterin jedes Mail inklusive Anhang aus? Wieso schleppt der Außendienstmitarbeiter lieber noch die gesamte Kundenmappe mit? Weshalb werden bei Meetings noch immer stapelweise Arbeitsdokumente verteilt, um diese am Ende der Sitzung in den Papierkorb zu werfen? Der erste und vielleicht wichtigste Schritt hin zu weniger Papierverbrauch findet im Kopf statt.
 

Digitalisierung als Führungsaufgabe

Nehmen wir ein x-beliebiges Unternehmen an einem ganz gewöhnlichen Montag. Für das Vertriebsmeeting und die anschließende Geschäftsleitungssitzung wird das Sekretariat beauftragt, verschiedene Dokumente auszudrucken. Neun Mal für den Vertrieb, sechs Mal für die Geschäftsführung. Beim vierten Exemplar des dritten Dokumentes ist der Toner leer. Nach dem fünften Dokument muss Papier aufgefüllt werden. Zwischendurch gibt es immer wieder Papierstau. Die Zeit drängt, die Nerven liegen blank. Der Geschäftsführer stellt fest, dass eine falsche Version seines Konzepts gedruckt wurde und bei den Umsatzzahlen nicht alle Seiten vorhanden sind. Der gesamte Druckvorgang beschäftigt mehrere Mitarbeiter und verursacht satte Druckkosten. Nach den Meetings wandern die Dokumente entweder in den Shredder oder in Aktenordner. Dieser Unsinn ist leider in vielen mittelständischen Unternehmen noch immer an der Tagesordnung. Wenigstens solange, bis jemand die Reißleine zieht. Digitalisierung ist und bleibt auch in Sachen Papier eine Führungsaufgabe.
 

Betriebswirtschaftliche Argumente 

Wissen Sie, was eine Seite gedrucktes Papier Ihrem Unternehmen kostet? Die Anschaffung des Gerätes ist dabei nur das kleinste Übel. Fast die Hälfte gehen für Toner, Patronen, Trommeln, Papier, Energie und Entsorgung drauf. Hinzukommen noch allfällige Service-/Garantiegebühren. Rund ein Drittel der Kosten werden durch Störungen und Handlingfehler verursacht. Die effektiven Kosten liegen z.B. bei einem Farblaser-Arbeitsplatzdrucker zwischen 6 – 8 Cent/Seite (Berechnung gemäß druckkosten.de). Bei einem durchschnittlichen Verbrauch von 2000 Blatt Papier entspricht das etwa 120 – 180 Euro pro Monat. Nicht eingerechnet sind die Prozesskosten für das Drucken und die verlangsamte Informationsnutzung, denn Daten auf Papier sind bereits veraltet, bevor sie beim Empfänger ankommen. Behalten Sie daher Ihre Dokumente lieber im ERP-System. In der Praxis liefern betriebswirtschaftliche Fakten die besten Argumente für Veränderungen. Eine Aufstellung aller Drucker mit entsprechendem Bedarf an Anschaffung, Wartung, Verbrauchsmaterialien sowie direkter und indirekter Prozesskosten bringt rasch Schwung in die Diskussion.
 

Digitale Alternativen anbieten 

Natürlich kann man nicht einfach Bewährtes abschaffen, ohne Alternativen zu bieten. Dabei sollte man stets das Gesamtbild vor Augen halten: Effiziente Geschäftsprozesse dank aktueller Daten und einem durchgängigen Informationsfluss. Alles, was gedruckt werden kann, ist vorher in elektronischer Form vorhanden. Die direkte Weiterverwendung erfordert ein integriertes System und geeignete Anzeigemöglichkeiten. Je länger je mehr werden Informationen mobil und auf unterschiedlichen Geräten benötigt. Ein Cloud-ERP erfüllt diese Anforderungen unabhängig von Ort und Zeit. Auftragslisten, Belege, Mails, Beständen, Preise, Kundeninformationen und vieles mehr können jederzeit aktuell dort zur Verfügung gestellt werden, wo diese Daten benötigt werden. Vermeiden Sie den Umweg über das Papier und bieten Sie Ihren Mitarbeitenden digitale Alternativen in Form einer zentralen Datenhaltung und geeigneter (mobiler) Geräte wie Notebooks, Tablets, Smartphones oder Desktops.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
Zurück zur Übersicht der Blog-Beiträge

Kommentare


Es wurde noch keine Kommentare abgegeben.
Zurück zur Übersicht der Blog-Beiträge

Kommentar verfassen

Name:

E-Mail:

Kommentar: Bild-Link*:

*Möchten Sie, dass ein individuelles Bild neben Ihrem Kommentar angezeigt wird, dann tragen Sie bitte den Link zu dem Bild in das Feld "Bild-Link" ein. Idealerweise hat das Bild eine Abmessung von 50x50 Pixeln.

Weitere Themen

<< < 1 2 3 ... > >>

© myfactory International GmbH 2016. Alle Rechte vorbehalten.

Über uns

myfactory ist die webbasierte Business Software für KMU in den Bereichen ERP, CRM, PPS, MIS, Portal, Shop, Groupware und Finanzbuchhaltung.

Kontakt

Agnes-Pockels-Bogen 1
D-80992 München

19.04.2019
16.04.2019
12.04.2019
09.04.2019
05.04.2019