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So optimieren Sie ein langsames ERP-System

von David Lauchenauer am 19.05.2017

 
Die IT verändert sich dabei zunehmend in rasanten Tempo, Software, die gestern noch als hochmodern galt, ist heutzutage bereits veraltet. So finden sich vor allem in den Betrieben, die bereits seit einigen Jahren ERP einsetzen, oft noch Relikte vergessener Zeiten in der Anwendung. Ebenfalls berichten Nutzer in KMU immer wieder davon, dass ihr ERP-System alles andere als performant ist. So werden die Reaktions- und Ladezeiten immer länger, komplexe Abfragen können schon mal einige Minuten in Anspruch nehmen. Dies kostet den Anwendern nicht nur Nerven, sondern vor allem auch Zeit, die dann für die eigentlichen Aufgaben fehlt.


Den Problemen auf der Spur

Eine der Hauptursachen für langsame ERP-Software sind die zugrundeliegenden Hardware- und Software-Komponenten, die insbesondere bei steigender Anwenderzahl und Datenbasis irgendwann an ihre Grenzen stoßen. Häufig wachsen nämlich die zu verarbeitenden Datenmengen kontinuierlich an, die IT-Infrastruktur wird diesem Wachstum aber nicht angepasst. Dies liegt unter anderem daran, dass die Ressourcenplanung kompliziert und nicht selten einem Schuss ins Blaue ähnelt, während gleichzeitig die eigentlichen Ursachen für die Fehler nicht genau identifiziert werden können. Um trotzdem lahmen ERP-Systemen Beine zu machen, finden Sie hier einige Tipps zum allgemeinen Vorgehen.


Bestandsaufnahme als Grundvoraussetzung

Bevor mit den eigentlichen Optimierungsschritten begonnen wird, benötigt es eine komplette Aufnahme des IST-Zustands. Hier muss auf der einen Seite erfasst werden, welche IT-Infrastruktur zum Einsatz kommt, welche Datenbank genutzt und welche Softwareversion betrieben wird. Auf der anderen Seite sollten die Probleme und Fehler detailliert erfasst werden, insbesondere wo, wann und welche Fehler bzw. Verzögerungen auftreten und welche Auswirkungen diese haben. Bei diesem Schritt kann auch Ihr ERP-Berater unterstützend zu Rate gezogen werden und wichtige Hinweise geben.


Schritt 1: Aktualisieren Sie die ERP-Software

st die ERP-Software erstmal im Betrieb, so lehnt sich vielerorts die IT-Abteilung zurück und kümmert sich um andere IT-Projekte. Dabei kommen die Wartung der IT-Infrastruktur sowie die regelmäßige Aktualisierung der ERP-Software oftmals zu kurz. Im Ergebnis wird dann eine veraltete Softwareversion eingesetzt, die noch Fehler beinhaltet, die längst behoben wurden. So reicht in einfachen Fällen bereits die Aktualisierung auf die neuste Version der ERP-Software, um erste Verbesserungen zu erzielen.


Schritt 2: Optimierung der bestehenden IT-Infrastruktur

Ist die Software auf dem neuesten Stand, so sollte mit der bestehenden IT-Infrastruktur fortgefahren werden, die oftmals auch viel Optimierungspotenzial bietet. Da das Aufrüsten bestehender Server-Hardware jedoch nur bedingt möglich ist, steht hier oftmals die Investition in eine neue Hardware im Raume. Durch den stetigen Ausbau der Rechenzentren muss diese aber nicht mehr im eigenen Serverraum betrieben, sondern kann ebenso ausgelagert werden. Sollte sich für ein Upgrade der bestehenden Hardware entschieden werden, so kann auch durch eine Optimierung des Betriebssystems bzw. der Virtualisierung unter Umständen eine Verbesserung erzielt werden.


Schritt 3: Optimierung der Datenbank

Beschränken Sie Ihre IT-Infrastruktur Anpassungen nicht nur auf den Anwendungsserver, sondern optimieren Sie auch den Datenbankserver entsprechend. Die Datenbank ist nicht selten bei gewachsenen ERP-Systemen der Geschwindigkeits-Flaschenhals, verbessern Sie daher die Datenbankstruktur so gut wie möglich. Profiler können automatisiert Handlungsempfehlungen zur Performancesteigerung abgeben, aber auch die Nutzung von Indizes und Housekeeping-Funktionalitäten sowie ein effektives Caching können hier die Performance maßgeblich steigern. Bereinigen Sie die Datenbank ebenfalls von unnötigen Informationen oder alten Datenbeständen, die nicht mehr gebraucht werden. 
Ist die Datenbankstruktur so veraltet, dass sie nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens oder der Business Software genügen, so muss diese vollkommen neu aufgebaut werden. Dies geht in der Regel mit Anpassungen am ERP-System einher, weswegen Unternehmen dann häufig direkt zu einer neuen Lösung greifen.


Schritt 4: Verbessern Sie die Dokumentenverwaltung

Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Lohnabrechnungen – die Liste an Dokumenten, die im ERP-System verwaltet werden können, ist lang. Damit dies nicht die Performance beeinträchtigt, können Sie die Dateigröße der Dokumente reduzieren oder diese nur noch referenzieren, anstatt sie direkt im ERP zu speichern. Auch der Einsatz einer effektiven Dokumentenmanagement-Software wie Docuware kann hier die Geschwindigkeit verbessern – vorausgesetzt, dass Ihr ERP über eine entsprechende Integration verfügt.


Die Alternative: Einführung einer neuen, performanten ERP-Software

Die hier vorgestellten Schritte zur Optimierung eines langsamen ERP-Systems benötigen Zeit sowie Ressourcen – und sind damit mit hohen Kosten verbunden. Das Ergebnis dieser Bemühungen ist jedoch ungewiss und eine langsame Software oftmals bereits ein Warnzeichen dafür, dass die Anwendung grundsätzlich veraltet ist. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen in solch einem Fall für die Einführung einer neuen ERP-Lösung. Insbesondere das Bereitstellungsmodell Software-as-a-Service erfreut sich dabei immer wachsender Popularität, da so Performance-Probleme durch die Auslagerung in spezialisierte Rechenzentren der Vergangenheit angehören. Für den Betrieb von Cloud ERP ist der ERP-Anbieter verantwortlich, der sich neben der Wartung auch um die Aktualisierungen sowie Backups kümmert. Einhergehend mit dieser Arbeitserleichterung ist auch nur eine geringe Kapitalbindung notwendig, da cloudbasierte ERP-Systeme im Abo-Modell zu monatlich klar kalkulierbaren Kosten aus dem Internet bezogen wird. So gehören langsame ERP-Anwendungen der Vergangenheit an.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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