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So gelingt eine Datenmigration

von David Lauchenauer am 31.03.2017

Viele Experten und Unternehmen sind sich einig: Daten und deren Sicherheit sind zukünftig das höchste Gut. Konzerne wie Facebook und Apple zeigen dies durch ihre strategischen Akquisitionen und Entwicklungen bereits heute. Dabei bleibt eine Migration von Daten aus dem einen System in ein anderes nicht aus. Die Gründe für das Migrieren reichen dabei von der Einführung einer neuen Software bis hin zur Digitalisierung von analogen Prozessen oder kompletten Technologiewechseln. Eines haben aber alle Datenmigrationen gemeinsam: Um eine Übertragung von Daten erfolgreich zu gestalten, müssen bestehende Informationen auf eine neue Datenstruktur angepasst werden. Dies ist Basis für die Funktionalität des IT-Systems und der reibungslosen Verfügbarkeit aller Daten.

Das Migrationskonzept als Basis einer Datenmigration

Damit eine Übertragung von Informationen gelingt, sollte ein Migrationskonzept verfasst werden. Dieses beinhaltet zur Planung die technischen und organisatorischen Anforderungen sowie das avisierte Migrationsverfahren. Natürlich dürfen auch die Ziele der Übertragung nicht vernachlässigt werden. Ebenfalls Bestandteil des Migrationskonzepts sollte die exakte Datendefinition sowie eine umfassende Datenanalyse hinsichtlich Datenqualität und Datenaktualität sein. Auch die Datenarchivierung des bestehenden Systems sollte vor der Migration geklärt werden. Bei der Definition der zu übertragenden Daten muss unbedingt zwischen Stammdaten wie Kunden, Organisationen, Artikeln, Lieferanten usw. sowie Bewegungsdaten wie Aufträge, Bestellungen, Kontenbewegungen etc. unterschieden werden. Während Stammdaten auch im neuen IT-System von großer Relevanz sind und komplett übernommen werden sollten, so sind häufig nur Bewegungsdaten ab einem gewissen Stichtag von Interesse. Die restlichen Daten lassen sich der Vollständigkeit halber separat archivieren und sollten entsprechend auch im Konzept Beachtung finden.

Bei der eigentlichen Datenübertragung findet in der Regel die folgende Vorgehensweise Anwendung: Im ersten Schritt werden die bestehenden Daten über eine Export-Funktion oder direkt aus der Datenbank exportiert und bereinigt. Insbesondere die Bereinigung ist relevant, da fehlerhafte, veraltete oder unnötige Datensätze nicht ins neue System übernommen werden sollten. Anschließend erfolgt das Mapping auf die neue Datenstruktur, bei der besonders auf Sonderzeichen, Datumsformate und Datentyp geachtet werden muss. Abschließend erfolgt der Import der vorbereiteten Daten in das neue IT-System.

Schritt 1: Exportieren und Bereinigen der bestehenden Daten


Liegen die Datensätze vor, so sollten diese unbedingt bereinigt werden. Achten Sie vor allem auf die korrekte Benutzung der Datentypen, damit keine Integer-Werte in Textfeldern abgelegt und auch Sonderzeichen korrekt kodiert werden. Insbesondere wenn viele Datenfelder gleichzeitig angepasst werden sollen, empfiehlt es sich technisches Know-how durch den IT-Berater oder der eigenen IT-Abteilung einzuholen, da Batch-Anpassungen sich durchaus automatisieren lassen. Das spart händischen Aufwand und reduziert das Fehlerpotenzial. Trotzdem wird am Ende einiges an Handarbeit notwendig sein, bis alle Daten vollständig bereinigt sind.

Schritt 2: Anpassen der bestehenden Daten auf die neue Datenstruktur

Sind die Datensätze bereinigt, erfolgt anschließend das Mapping der alten Informationen auf die neue Datenstruktur. Dafür wird jedes Feld des bestehenden Datensatzes dem passenden Pendant der neuen Datenstruktur zugeordnet. Dabei muss vor allem darauf geachtet werden, dass die entsprechenden Datentypen stimmen (beispielsweise Fließtext, numerisch, Zeit/Datum). Erfahrungsgemäß ist eine 1:1 Abbildung fast nie möglich, hier kommt ebenfalls wieder das Know-how des IT-Beraters, der beispielsweise auch bei der Einführung einer neuen ERP-Lösung unterstützt, voll zum Tragen. Nicht selten müssen in diesem Schritt bestehende Datensätze aufgeteilt oder zusammengeführt werden, um den Feldern der neuen Datenstruktur zu entsprechen.

Schritt 3: Datenzusammenführung und Import ins neue System

Nachdem die Bereinigung und Datenzuordnung abgeschlossen ist, können die Bestandsdaten ins neue System importiert und mit den vorliegenden Informationen zusammengeführt werden. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, ist es ratsam, vorab den Import auf einem Test-System probeweise durchzuexerzieren. Insbesondere beim Daten-Mapping schleichen sich erfahrungsgemäß häufig Fehler ein, die anschließend noch nachbearbeitet werden müssen. Funktioniert der Import ins Test-System dann fehlerfrei und auch die Zuordnung der Daten stimmen überein, können die Bestandsinformationen anschließend ins Live-System übernommen werden. Sind hier bereits Datensätze vorhanden, so muss gesondert beachtet werden, wie beispielsweise mit fortlaufenden ID-Nummern umgegangen wird. Ansonsten ist nach dem erfolgten Import jedoch die Datenmigration noch nicht vollständig abgeschlossen, denn in einem letzten Schritt sollten die importierten Daten noch mal stichprobenartig überprüft und ggf. angepasst werden. 

Zusammengefasst steht und fällt eine erfolgreiche Datenmigration mit einer akribischen Vorarbeit und einem detaillierten Migrationskonzept. Das reduziert nicht nur die Aufwände, sondern sorgt so auch für einen reibungslosen Ablauf und damit auch eine gesteigerte Datenqualität.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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