Spätestens beim Besuch von Fachmessen wird es überdeutlich: Der Business Software Markt ist vielfältig, unübersichtlich und schwer zu durchschauen. Die Funktionalitäten der verschiedenen Produkte erschlagen den Interessenten dabei förmlich, laut den Materialien der verschiedenen Hersteller ist ein Scheitern des Unternehmens vorprogrammiert, wenn das Produkt nicht erworben wird. Dabei steht natürlich fest, dass ohne effiziente Business Software heutzutage kaum ein KMU noch im Markt bestehen kann; der Bedarf ist also ganz klar vorhanden. Doch wie bestimmen Sie, welche IT-Systeme Ihr Unternehmen wirklich benötigt? Wir geben Tipps, wie Sie bessere Software für Ihr KMU finden.
Eine gründliche Bedarfsanalyse als Grundlage
Für die Suche nach einer bestimmten Business Software gibt es in der Regel einen Auslöser: ein Fachartikel, ein Gespräch oder spezifischen Input aus einer Fachabteilung. Dabei ist den meisten Unternehmen an dieser Stelle der tatsächliche Bedarf noch gar nicht detailliert bekannt. Bevor also der Markt nach einem entsprechenden Produkt sondiert wird, sollte analysiert werden, was für ein Bedarf genau besteht und warum dieser vorhanden ist. Auf Basis dieser Überlegungen lässt sich ein detailliertes Anforderungsprofil erstellen, welches dann als Grundlage dafür dient, um die passenden Produkte auszuwählen. Vergleichen Sie dabei unbedingt die Funktionalitäten der jeweiligen Produkte mit Ihrem Anforderungsprofil und nicht untereinander.
Um wirklich den gewünschten Nutzen zu erzielen,
sollten insbesondere die Unternehmensprozesse im Fokus stehen. Definieren Sie hier klar, welche Arbeitsschritte eigentlich durch die Software abgebildet werden sollen. Beachten Sie dabei, dass sich die Prozesse stark zwischen den jeweiligen Unternehmen und einer jeder Branche unterscheiden können. Eine gründliche Bedarfsanalyse steigert so die Chancen auf eine erfolgreiche Implementierung und sorgt bereits für eine grundsätzliche Einschränkung der Angebotsvielfalt am Software-Markt.
Beziehen Sie die Mitarbeiter der Fachabteilungen ein
Um sicherzugehen, dass die Bedarfsanalyse auch wirklich den realen Arbeitsprozessen entspricht, sollten Sie bereits in der Planungsphase Mitarbeiter der jeweiligen Fachabteilungen einbeziehen. Befragen Sie diese dahingehend, welche Funktionen ihnen besonders wichtig sind, wie relevant diese sind und warum es diese Funktionen überhaupt benötigt. Nicht selten ergeben sich so Optimierungspotenziale in den Arbeitsprozessen selbst. Gleichzeitig schätzen Sie so die Mitarbeiter und ihre Meinung wert, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert und die Akzeptanz der neuen Lösung erhöht. Eventuell gewinnen Sie so auch direkt erste Multiplikatoren für das neue IT-System.
Um späteren Schulungsbedarf zu reduzieren, sollte eine möglichst intuitive Benutzeroberfläche ein weiteres Kriterium für die Anforderungsanalyse darstellen. Ebenso sollte die neue Software sich an
verändernde Unternehmensbedürfnisse anpassen lassen. Hier sind vor allem Folgekosten, Modularität und APIs von Interesse.
Beachten Sie den Stellenwert von IT in Ihrem Unternehmen
Bei vielen KMU spielt die IT nur eine untergeordnete Rolle, viele kleinere Unternehmen haben gar keine eigene IT-Abteilung. Durch Einführung von Business Software muss allerdings die gesamte IT-Strategie im Hinterkopf behalten werden, hier sollte finanziell und personell Ressourcen geschaffen werden, die dafür sorgen, dass die Unternehmenssoftware stets verfügbar gehalten wird. Indem Sie auf
ganzheitliche Lösungen aus der Cloud setzen, können Sie hier den internen IT-Bedarf natürlich deutlich reduzieren, da keine eigene IT-Infrastruktur aufgebaut und gewartet werden muss. Betrachten Sie trotzdem die IT als relevantes Werkzeug, welches Ihnen ermöglicht, Ihre Prozesse effizienter zu gestalten und so aktiv zur Wertschöpfung beizutragen.
Reduzieren Sie die Aufwände
Wie der vorhergehende Punkt bereits anklingen ließ, gibt es eine Vielzahl an Optionen, um nicht nur die Aufwände in der IT zu reduzieren. Betrachten Sie in diesem Zusammenhang vor allem Ihre gesamte IT und überlegen Sie, ob Sie
Funktionen verschiedener Insellösungen eventuell besser in einem ganzheitlichen System abbilden können. Das reduziert nicht nur die IT-Komplexität, sondern spart häufig auch Kosten ein während die Integrationstiefe steigt. Durch ein ganzheitliches ERP-System ermöglichen Sie beispielsweise eine bessere Abbildung bereichsübergreifender Arbeitsprozesse sowie eine Automatisierung derselbigen. Individualprogrammierungen sollten dabei tunlichst vermieden werden, da diese nicht nur sehr kostenintensiv sind, sondern die Updatefähigkeit reduzieren. Suchen Sie daher von Anfang an die Lösung aus, die alle Ihre Anforderungen abbilden kann.
Stellen Sie sicher, dass Sie die nötige Unterstützung erhalten
Je relevanter die Aufgaben im Unternehmen, bei der die Business Software unterstützen soll, umso umfangreicher kommt diese in der Regel daher. Klären Sie daher bereits vor der Einführung, welche Art Service und Support Sie im Anschluss benötigen werden. Die sogenannten Service-Level-Agreements (SLAs) beinhalten hier verschiedene Ebenen des Supports in Abhängigkeit der gewählten Lizenzierung. Support via E-Mail, Ticketing-Systeme und Telefon sollte für die meisten Applikationen zum Standard zählen. Wenn Sie jedoch aufgrund mangelnder IT-Abteilung einen Vor-Ort-Service wünschen oder einen größeren Schulungsbedarf sehen, so können größere Unternehmen hier oftmals keine attraktiven Angebote unterbreiten. Ein regionaler Anbieter kann hier unter Umständen durch die Nähe punkten, stellen Sie jedoch sicher, dass dessen Software und Kompetenz Ihren Vorstellungen sowie Anforderungen entsprechen.
Abschließend lässt sich festhalten, dass Sie sich bei der Auswahl von Business Software nicht von Informationen aus zweiter Hand oder durch Bestrebungen von einzelnen Mitarbeitern beeinflussen lassen sollten. Definieren Sie Ihren Bedarf gründlich und suchen Sie daraufhin den passenden Anbieter aus, der diesen mit seiner Lösung und Service bestmöglich erfüllt. So finden Sie die passende Software für Ihr KMU.
