Digital ist längst zusammengewachsen, was zusammengehört. ERP-Software und E-Commerce-Plattformen harmonieren nicht nur, sie verlangen geradezu nach einer vollständigen Integration. Die Verbindung von Unternehmenswelt und Online-Handel schafft einen durchgängigen Datenaustausch und sorgt für effiziente Prozesse. Worauf es dabei ankommt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

 

Eigentlich liegt die Integration von Webshop und ERP in ein Gesamtsystem auf der Hand. Hier wie dort dreht sich alles um Artikel, Kunden, Aufträge, Lagerbestände, Preise usw. Und auf beiden Seiten liegen die entsprechenden Daten in digitaler Form vor. Dass die Trennung beider Welten immer noch in vielen Köpfen verankert ist, hat weitgehend historische Gründe. Die ERP-Software war nicht für die Online-Welt gemacht, und der E-Shop glänzte mehr mit Attraktivität als mit Funktionen. Die Folge: Mühsame Schnittstellen, zeitverzögerter Datenabgleich und ganz viele Medienbrüche. Inzwischen haben die ERP-System längst den Sprung ins Web bzw. in die Cloud geschafft. Und E-Commerce-Plattformen entwickeln sich zu leistungsfähigen Business-Applikationen. Logisch, dass sich die Systemgrenzen immer mehr angenähert haben, bis sie irgendwann verschmolzen sind. Der Datenaustausch ist Realität und auch das ERP-System kommt inzwischen auf „hübsch und online“ daher.

 

Der größte Nutzen eines integrierten ERP-/E-Commerce-Modells liegt in der Verwendung einer einheitlichen Datenbasis. Artikeldaten, Warenbestände, Lieferzeiten, Preisfindung, Kundenaufträge, Buchhaltungsinformationen und Belege lassen sich in einem einzigen System verwalten. Das schafft in Zeiten des Omni-Channel-Konsumverhaltens enorme Vorteile. Hinzu kommt, dass sich dank des unterbruchfreien Datenflusses Workflows und Arbeitsprozesse viel schneller vereinfachen und automatisieren lassen. Ohne das direkte Zusammenspiel von Webshops und Auftragsverwaltung müssten zahlreiche Daten manuell abgeglichen oder doppelt erfasst werden. Das allein wäre angesichts des steigenden Handelsvolumens im Online-Bereich ein echtes Problem. Erfolgreiches Wachstum setzt Automatisierung voraus. Beispiel: die direkte Verarbeitungskette von Bestellungen über Kommissionierlisten und anschließender Gebindewahl bis hin zur Ausgabe von Versandetiketten, Rechnungen, Lieferscheine und zur Erstellung eines Transportauftrags. So lassen sich die Prozesskosten auf ein Minimum reduzieren.

 

Eine konsequente Kundenfokussierung bedeutet auch, individuelle Produkte und Preise anbieten zu können. Das ERP-System trumpft in der Regel mit entsprechenden Konfiguratoren und Preislisten auf. Besteht eine direkte Datenverbindung zwischen ERP und Webshop lassen sich diese Funktionen auch für E-Commerce-Zwecke nutzen. So können sich die B2C-Kunden die Eigenschaften des neuen Bürostuhls selbst zusammenstellen. Und die B2B-Kunden erhalten genau die Konditionen, welche sie mit dem Verkäufer vereinbart hatten. Selbstverständlich lassen sich auch weitere Daten für ein positives Kundenerlebnis integrieren wie die Abfrage von bisher getätigten Aufträgen, archivierte Bestellungen und Rechnungsbelege, die Nutzung direkter Kommunikationsmöglichkeiten, der Abruf von Angeboten usw. Das Beste daran: Die Verbindung funktioniert natürlich bi-direktional. Das heißt, der vom Kunden individuell konfigurierte Artikel wird direkt zurück in die Auftragsverwaltung des ERP-Systems übertragen und zwar mit den korrekten Preisen und Lieferkonditionen.

 

Ein weiterer entscheidender Vorteil integrierter Systeme zeigt sich in den Bereichen Controlling und Reporting. Auswertungen, Kennzahlen, Statistiken usw. basieren auf einer einheitlichen Grundlage und sind auch zeitlich stets auf dem gleichen Stand. Außerdem können individuelle Abfragen schneller und einfacher erstellt werden. Die Verbindung von ERP-Software und E-Shop steigert nicht nur die Prozesseffizienz und Datenqualität, sondern liefert auch zuverlässige Entscheidungsgrundlagen für Sortimente, Kundenbetreuung, Lieferantenwahl, Serviceleistungen usw. Last but not least, ist diese Informationstransparenz ein wesentlicher Faktor, wenn es die Bestimmung von Marketingaktivitäten, Promotionen sowie Maßnahmen für die Leadgenerierung und den After-Sales geht.

 

Bei getrennten ERP-Systemen und E-Commerce-Plattformen entsteht mit der Zeit zwangsläufig ein Ungleichgewicht. Wird das ERP ausgebaut, hinkt der Webshop hinterher. Und umgekehrt. Sind beide „Welten“ in ein und demselben System abgebildet, lässt sich das Wachstum einfacher skalieren. Zusätzliche Funktionen im ERP können direkt in den Online-Shop übernommen werden. Spezielle Informationen oder Auswertungen im E-Commerce können eins zu eins im ERP-System weiterverarbeitet werden.