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So clever verbinden Sie ERP und E-Commerce

von David Lauchenauer am 30.11.2018

Digital ist längst zusammengewachsen, was zusammengehört. ERP-Software und E-Commerce-Plattformen harmonieren nicht nur, sie verlangen geradezu nach einer vollständigen Integration. Die Verbindung von Unternehmenswelt und Online-Handel schafft einen durchgängigen Datenaustausch und sorgt für effiziente Prozesse. Worauf es dabei ankommt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
 

Warum die Integration Sinn macht

Eigentlich liegt die Integration von Webshop und ERP in ein Gesamtsystem auf der Hand. Hier wie dort dreht sich alles um Artikel, Kunden, Aufträge, Lagerbestände, Preise usw. Und auf beiden Seiten liegen die entsprechenden Daten in digitaler Form vor. Dass die Trennung beider Welten immer noch in vielen Köpfen verankert ist, hat weitgehend historische Gründe. Die ERP-Software war nicht für die Online-Welt gemacht, und der E-Shop glänzte mehr mit Attraktivität als mit Funktionen. Die Folge: Mühsame Schnittstellen, zeitverzögerter Datenabgleich und ganz viele Medienbrüche. Inzwischen haben die ERP-System längst den Sprung ins Web bzw. in die Cloud geschafft. Und E-Commerce-Plattformen entwickeln sich zu leistungsfähigen Business-Applikationen. Logisch, dass sich die Systemgrenzen immer mehr angenähert haben, bis sie irgendwann verschmolzen sind. Der Datenaustausch ist Realität und auch das ERP-System kommt inzwischen auf „hübsch und online“ daher.
 

Effizienz dank einheitlicher Datenbasis

Der größte Nutzen eines integrierten ERP-/E-Commerce-Modells liegt in der Verwendung einer einheitlichen Datenbasis. Artikeldaten, Warenbestände, Lieferzeiten, Preisfindung, Kundenaufträge, Buchhaltungsinformationen und Belege lassen sich in einem einzigen System verwalten. Das schafft in Zeiten des Omni-Channel-Konsumverhaltens enorme Vorteile. Hinzu kommt, dass sich dank des unterbruchfreien Datenflusses Workflows und Arbeitsprozesse viel schneller vereinfachen und automatisieren lassen. Ohne das direkte Zusammenspiel von Webshops und Auftragsverwaltung müssten zahlreiche Daten manuell abgeglichen oder doppelt erfasst werden. Das allein wäre angesichts des steigenden Handelsvolumens im Online-Bereich ein echtes Problem. Erfolgreiches Wachstum setzt Automatisierung voraus. Beispiel: die direkte Verarbeitungskette von Bestellungen über Kommissionierlisten und anschließender Gebindewahl bis hin zur Ausgabe von Versandetiketten, Rechnungen, Lieferscheine und zur Erstellung eines Transportauftrags. So lassen sich die Prozesskosten auf ein Minimum reduzieren.
 

Produktvarianten und Kundenpreislisten

Eine konsequente Kundenfokussierung bedeutet auch, individuelle Produkte und Preise anbieten zu können. Das ERP-System trumpft in der Regel mit entsprechenden Konfiguratoren und Preislisten auf. Besteht eine direkte Datenverbindung zwischen ERP und Webshop lassen sich diese Funktionen auch für E-Commerce-Zwecke nutzen. So können sich die B2C-Kunden die Eigenschaften des neuen Bürostuhls selbst zusammenstellen. Und die B2B-Kunden erhalten genau die Konditionen, welche sie mit dem Verkäufer vereinbart hatten. Selbstverständlich lassen sich auch weitere Daten für ein positives Kundenerlebnis integrieren wie die Abfrage von bisher getätigten Aufträgen, archivierte Bestellungen und Rechnungsbelege, die Nutzung direkter Kommunikationsmöglichkeiten, der Abruf von Angeboten usw. Das Beste daran: Die Verbindung funktioniert natürlich bi-direktional. Das heißt, der vom Kunden individuell konfigurierte Artikel wird direkt zurück in die Auftragsverwaltung des ERP-Systems übertragen und zwar mit den korrekten Preisen und Lieferkonditionen.
 

Endlich Transparenz bei den Auswertungen

Ein weiterer entscheidender Vorteil integrierter Systeme zeigt sich in den Bereichen Controlling und Reporting. Auswertungen, Kennzahlen, Statistiken usw. basieren auf einer einheitlichen Grundlage und sind auch zeitlich stets auf dem gleichen Stand. Außerdem können individuelle Abfragen schneller und einfacher erstellt werden. Die Verbindung von ERP-Software und E-Shop steigert nicht nur die Prozesseffizienz und Datenqualität, sondern liefert auch zuverlässige Entscheidungsgrundlagen für Sortimente, Kundenbetreuung, Lieferantenwahl, Serviceleistungen usw. Last but not least, ist diese Informationstransparenz ein wesentlicher Faktor, wenn es die Bestimmung von Marketingaktivitäten, Promotionen sowie Maßnahmen für die Leadgenerierung und den After-Sales geht.
 

Skalierbares Wachstum in allen Bereichen

Bei getrennten ERP-Systemen und E-Commerce-Plattformen entsteht mit der Zeit zwangsläufig ein Ungleichgewicht. Wird das ERP ausgebaut, hinkt der Webshop hinterher. Und umgekehrt. Sind beide „Welten“ in ein und demselben System abgebildet, lässt sich das Wachstum einfacher skalieren. Zusätzliche Funktionen im ERP können direkt in den Online-Shop übernommen werden. Spezielle Informationen oder Auswertungen im E-Commerce können eins zu eins im ERP-System weiterverarbeitet werden.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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