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Optimieren Sie Ihre Vertriebswege - mit diesen 11 Tipps

von David Lauchenauer am 02.05.2017

Damit ein Unternehmen erfolgreich wirtschaften kann, benötigt es auf der einen Seite Aufträge und auf der anderen Seite eine effiziente Wertschöpfung. Doch in jeder Branche nimmt der Wettbewerb zu, der Druck auf den Vertrieb steigt und damit auch die Notwendigkeit, Abschlüsse zu erzielen. Es ist daher von großer Relevanz, dass sich Unternehmen nicht mehr nur auf altbekannte Vertriebswege stützen, sondern alle Kanäle, die Potenzial bieten, so effizient wie möglich bespielen. Dieser Artikel gibt Unternehmen dabei elf Tipps zur Optimierung der gesamten Vertriebsleistung.
 
In vielen KMU spielt die Abteilung Vertrieb noch immer eine untergeordnete Rolle. Dabei ist es genau dieses Ressort, welches für Abschlüsse und damit auch Umsatz, Profitabilität und Unternehmenswachstum zentral ist. Steigt die Effizienz der Abteilung gemessen an der Abschlussquote hier nur um einige Prozentpunkte, so ist dies bereits stark umsatztreibend. Umso wichtiger ist es also, dass eine effiziente Vertriebsstrategie als Fundament existiert, bevor die einzelnen Kanäle optimiert werden.
 

Tipp 1: Vernachlässigen Sie die Vertriebsplanung nicht

Die Tätigkeiten des Vertriebs müssen stets den unternehmerischen Zielen folgen. Daher bedarf es der Definition einer konkreten Vertriebsstrategie, die die Organisation und Struktur der Abteilung, die Gesamt-Zielsetzung sowie Zuständigkeits- und Verantwortunsgbereiche umfasst. Hierfür ist es empfehlenswert eine IST-Analyse der Performance zu erstellen und abzugleichen, ob sich diese mit den Unternehmenszielen deckt; ist das nicht der Fall, so kann entsprechend eingegriffen werden.
 
Die konkrete Vertriebsplanung setzt auf der definierten Strategie auf und überführt diese in konkrete Tätigkeiten sowie Unternehmensprozesse. Die Aufgabe des Vertriebsleiters besteht insbesondere darin, dass die Planung regelmäßig erstellt, angepasst sowie optimal von den Verkäufern umgesetzt wird.
 

Tipp 2: Vertrieb ist Kundenservice

Kaum eine Abteilung in Ihrem Unternehmen hat so viel konkreten Kundenkontakt wie der Vertrieb. Doch oftmals sind die Mitarbeiter hier nur auf den Abschluss fokussiert und vernachlässigen dadurch selbst Kundenservice zu leisten oder relevante Informationen für andere Abteilungen zu erfassen und weiterzugeben. Betreiben Sie hier ein enges Vertriebsmarketing, womit Sie nicht nur dafür sorgen, dass Ihre Vertriebler besser informiert sowie qualifiziert arbeiten können, sondern im Umkehrschluss die Marketingabteilung wichtige Informationen hinsichtlich Konkurrenzangebote, Kundenanforderungen oder Herausforderungen der Zielgruppe erhalten. Aber auch andere Ressorts wie Produktentwicklung, Service oder das Management können von diesem Input profitieren.
 

Tipp 3: Effiziente Auftragsabwicklung mit CRM und ERP

Mit steigenden Kundenanforderungen benötigt es leistungsstarke Software, um eine effiziente Auftragsabwicklung zu gewährleisten. Das Hauptwerkzeug der Vertriebler ist hier insbesondere ein leistungsstarkes Customer-Relationship-Management System, welches nicht nur Vertriebsaktivitäten plant und erfasst, sondern auch den Vertriebsfluss visualisiert. 

Die ERP-Software hingegen ist das IT-Fundament des Unternehmens, da hier notwendige Abteilungen wie Einkauf, Produktion oder Logistik zusammenlaufen und insbesondere die Materialwirtschaft abgedeckt wird. Für eine effiziente Auftragsabwicklung benötigt es also nicht nur leistungsstarke Vertriebswerkzeuge wie CRM, sondern auch ERP, da viele weitere Abteilungen in dem Prozess involviert sind.
Moderne, ganzheitliche ERP-Software verfolgt einen integrativen Ansatz,
bei dem das CRM bereits als Modul mitgeliefert wird. Die Vorteile überzeugen bereits auf den ersten Blick: Da nur noch ein IT-System ohne Medienbrüche gepflegt werden muss, steigt die Qualität der Daten bei gleichzeitig verbesserter abteilungsübergreifender Kollaboration. So hat der Vertrieb bereits bei Erfassung eines Auftrags Einblick in die Lagerhaltung, Bestellungen sowie Finanzdaten und kann bereits Auskünfte zum Lagerstand oder überfälligen Zahlungen tätigen. Ebenfalls lassen sich Unternehmensprozesse in performante Workflows zusammenfassen, die automatisiert werden können, um Routineaufgaben zu entlasten sowie den Informationsfluss zu verbessern. 
 

Tipp 4: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Key Accounts

Leads erreichen den Vertrieb heutzutage über viele Kanäle, hier ist es wichtig, Prioritäten zu setzen, um erfolgreich zu wirtschaften. Die Pareto-Regel, nach der 80% des Umsatzes von 20% der Kunden erwirtschaftet werden, lässt sich nach wie vor anwenden und sollte auch bei der Vertriebsplanung eine Rolle spielen. Ein erfolgreicher Verkäufer fokussiert seine Bemühungen also stets auf die erfolgversprechendsten Kunden, ohne dabei natürlich weitere Potenziale aus dem Auge zu verlieren.
 

Tipp 5: Potenziale optimieren im Aftersales

Die Neukundenakquise ist nach wie vor mit hohem Zeitaufwand und vielen Kosten verbunden. Es lohnt sich daher das Aftersales-Management zu optimieren, um unentdeckte Potenziale bei Bestandskunden, die bereits mit den Leistungen Ihres Unternehmens vertraut sind, zu erschließen. 
 

Tipp 6: Enge Verzahnung mit Marketing zur spezifischen Marktpositionierung

Wie bereits zuvor erwähnt, ist die enge Verzahnung von Marketing und Sales heutzutage unumgänglich, wenn das volle Potenzial beider Abteilungen ausgeschöpft werden soll. Zusammen mit dem Marketing ist es hier nämlich auch die Aufgabe der Verkäufer, dass die Unique Selling Propositions (USPs) klar kommuniziert werden, damit Ihr Unternehmen aus der Masse hervorsticht und Ihre Produkte oder Leistungen nicht austauschbar werden bzw. im Markt schlichtweg untergehen.
 

Tipp 7: Nutzen Sie effizientes Marketing, um bekannter zu werden

Die Marketingabteilung hat aber nicht nur die Aufgabe, den Vertrieb zu unterstützen, sondern ebenfalls die Produkte oder Dienstleistungen dem Markt allgemein bekannter zu machen. Für ein funktionierendes Marketingkonzept mit gutem Kosten-Nutzen-Verhältnis empfiehlt es sich auch hier die verschiedenen Kanäle wie beispielsweise Messen, Online-Marketing, Kundenveranstaltungen oder klassische Werbung gleichermaßen zu bespielen. Versuchen Sie dabei Streuwirkung zu vermeiden und genau die Maßnahmen zu ergreifen, für die Ihre Buyer Persona empfänglich ist. Die gesteigerte Markenbekanntheit und Reputation beflügelt so auch Ihren Vertrieb.
 

Tipp 8: Bauen Sie gewinnbringende Kooperationen auf

Einer Ihrer Kunden ist auf der Suche nach einem Produkt oder einer Dienstleistung, die Sie nicht anbieten, aber Ihr Leistungsangebot grundsätzlich ergänzen würde? Nutzen Sie die Chance, um eine gewinnbringende Kooperation mit einem anderen Unternehmen aufzubauen, da die Kunden des anderen Betriebs sicher ebenso auch auf der Suche nach Ihren Leistungen sind. Im Zuge von gemeinsamen Kundenveranstaltungen oder Marketingaktionen lassen sich so sogar Marketing- und Vertriebsaktivitäten beider Unternehmen bündeln. Das spart Budget und lässt beide Betriebe profitieren.

 

Tipp 9: Es benötigt individuelle Anreize und ein funktionierendes Vertriebs-Controlling

Der variable Gehaltsanteil von guten Verkäufern nimmt oftmals einen signifikanten Einfluss auf die Gesamtentlohnung der Arbeitsleistung. In Form von Vertriebswettbewerben ist es zudem üblich, dass zusätzliche Gratifikationen oder Incentives ausgelobt werden. Achten Sie hierbei insbesondere auf die Ausgestaltung motivierender Vertriebswettbewerbe, die die Gesamtleistung steigern. Individuelle Potenziale sollten gefördert werden, damit die Gesamtleistung der Abteilung steigt.

Dies liegt im Aufgabenbereich des Vertriebsleiters, der im Vertriebscontrolling auch die Performance der einzelnen Verkäufer messen und optimieren muss. Der Umsatz alleine als KPI genügt hier aber nicht, vielmehr müssen auch effiziente Prozesse etabliert werden, die einen reproduzierbaren Erfolg bringen.
 

Tipp 10: Holen Sie Kundenbewertungen ein

Wie Sie im zweiten Tipp bereits lesen konnten, sind Verkäufer ebenso Mitarbeiter des Kundenservice und nicht selten die erste Person, mit der ein Kunde in Kontakt kommt. Im Zuge der Kundenpflege und des Aftersales-Managements sollten Sie Ihre Kunden nach Testimonials, Referenzen, Bewertungen und Empfehlungen fragen. So lässt sich auf der einen Seite der Umsatz und auf der anderen Seite ebenso die Reputation steigern. Und darüber freut sich nicht nur das Marketing.
 

Tipp 11: Steigern Sie Ihre Vertriebsaktivitäten grundsätzlich

In vielen KMU erfolgen Vertriebsaktivitäten nur phasenweise verstärkt, nämlich genau dann, wenn sich ein potenzieller Kunde meldet oder bestehende Aufträge dem Ende nähern. Sorgen Sie dafür, dass Vertrieb eine regelmäßige Disziplin mit hoher Priorität und konsequent umgesetzt wird, um wirkliche Ergebnisse zu erzielen. Von gesteigerten Vertriebsaktivitäten profitiert so Ihr gesamtes Unternehmen.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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