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Nie mehr unproduktiv dank mobilen Lösungen

von David Lauchenauer am 11.12.2018

Zeit ist kostbar, das ist klar. Doch wie nutzt man sie am besten? Wenn es um Arbeitsleistung geht, hat Produktivität höchste Priorität. Dabei geht es nicht in erster Linie darum, dauernd beschäftigt zu sein, sondern die Zeit sinnvoll auszufüllen. Wären wir darauf angewiesen, nur am Arbeitsplatz im Büro produktiv arbeiten zu können, würde das den Ansprüchen unserer mobilen Gesellschaft längst nicht mehr genügen. Gefragt sind Lösungen, welche uns jederzeit und überall den Zugang zu aktuellen Informationen ermöglichen. Anregungen, wie das am besten anpacken, finden Sie im folgenden Beitrag.
 

Endlich raus aus den Bürowänden 

Für Ulrike war es damals schon eine Umstellung. Als Kundenbetreuerin im Außendienst war sie es gewohnt, ihre Aktenmappe jeweils mit zahlreichen Unterlagen zu beladen. Lieber etwas zu viel dabei als zu wenig, war ihr Motto. Blöd war nur, dass sie immer wieder zurück ins Büro musste, um sich auf den neusten Stand zu bringen und Dokumente zu holen. Dann kam die Umstellung auf das neue Cloud-ERP. Das Unternehmen stellte um auf „Digitalisierung“ und das Team von Ulrike wurde mit Notebooks und Smartphones ausgerüstet. Statt mit kiloschweren Dokumentenmappen ist der Außendienst heute mit mobilen Geräten unterwegs. Das hat gleich zwei Vorteile, sagt Ulrike. Erstens schont es den Rücken und zweitens hat sie bei den Kundenbesuchen stets alle aktuellen Informationen zur Hand. Bestellungen oder Lieferauskünfte kann sie jederzeit direkt vor Ort ausführen. Die Effizienz trägt ihr immer wieder Lob der Kunden ein. Ulrike sieht man eher selten im Büro. Sie schätzt ihre Freiheit und hat ihr Motto revidiert: Endlich raus aus den Bürowänden.
 

Mobile Kommunikation und Information 

Was Ulrike und ganz viele andere „Mobile Workers“ an der digitalen Welt schätzen, ist der vollwertige Ersatz der benötigten Arbeitsmittel. Diese gliedern sich primär in die Bereiche Kommunikation, Informationsabfrage und -verarbeitung. Kommunikation ist unverzichtbar, um in Kontakt mit den anderen Arbeitskolleginnen und -kollegen zu bleiben. Die Erreichbarkeit ist mit ganz wenigen Ausnahmen jederzeit gewährleistet. Nicht nur über das Telefon, sondern auch per E-Mail und Chat-Anwendungen. Immer häufiger wird auch Video-Telekommunikation eingesetzt. Ebenso wichtig wie die Kommunikation ist der Zugriff auf aktuelle Daten und die Verarbeitung von Informationen. Daten bilden die Grundlagen für die Planung und Durchführung von Leistungen. Sei dies, wie im Fall von Ulrike, bei der Beratung von Kunden, bei der Erbringungen von Servicearbeiten oder in Verhandlungen mit Lieferanten. Dabei geht es nicht allein um die Abfrage von Informationen, sondern auch um die Verarbeitung und das Zurückspeisen in die zentrale Unternehmenslösung.
 

Einschalten, umschalten, abschalten

Kommen wir zum praktischen Teil dieses Beitrags. Wer da draußen in der „Wildnis“ unterwegs ist, braucht eine geeignete Ausrüstung. Zudem kann ein bisschen Organisation ganz hilfreich sein. Die Cloud ist heute schon fast zum Synonym für mobiles Arbeiten geworden. Webbasierte ERP-Software ermöglicht die Nutzung von zentral geführten Unternehmensdaten – und zwar unabhängig von Ort und Zeit. Den Zugriff auf solche Cloud-ERP-Systeme erfolgt über einen Webbrowser auf einem Notebook, Tablet oder Smartphone. Selbstverständlich kann dazu auch ein normaler Computer verwendet werden, z.B. im Homeoffice oder einem Internet-Café. Mobile Geräte sind großartig, haben aber leider einen Nachteil: Sie brauchen Strom. Ist der Akku leer, hört der Spaß auf. Ladekabel, Power-Bank oder Ersatzakku gehören daher unbedingt ins Reisegepäck.
 
Auch von organisatorischer Seite gibt es ein paar Dinge fürs Mobile Business zu beachten. Einerseits müssen nicht nur die mobilen Geräte vor Verlust, Diebstahl oder Viren ausreichend geschützt, sondern auch die Benutzer im Umgang damit geschult werden. Vertrauen ist ein zentraler Punkt, wenn es um die Arbeitsleistungen „völlig losgelöst von der Zentrale“ geht. Das geht in den meisten Fällen nicht ohne entsprechenden Kulturwandel. Der digitale, mobile Werker ist bis zu einem gewissen Grad nicht mehr direkt kontrollierbar. Umgekehrt ist eine permanente Erreichbarkeit genauso schädlich. Man könnte zwar immer online sein, muss zwischendurch aber auch mal bewusst abschalten können.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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