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Mit diesen Tipps gelingt die CRM-Integration ins ERP-System

von David Lauchenauer am 05.05.2017

Unternehmenssoftware zum Customer-Relationship-Management (CRM) oder Enterprise Ressource Planning (ERP) sind aus kaum einem Unternehmen mehr wegzudenken. Die Anwendungen bilden die zentrale IT-Infrastruktur. Während es jedoch früher ausgereicht hat, überhaupt eines dieser IT-Systeme einzusetzen, um signifikante Wettbewerbsvorteile zu erhalten, so zählt heutzutage vor allem die Nutzungs- und Integrationstiefe sowie die Effizienz, mit der Anwender diese Lösungen nutzen. Viele KMUs stehen dabei vor der Herausforderung, dass, durch die historische Entwicklung bedingt, zwei unterschiedliche Insellösungen zum Einsatz kommen, die im Betrieb viel Aufwand erzeugen. 

Eine der größten Herausforderungen in diesem Zusammenhang ist das konsequente Pflegen zweier Datenbanken, die mit unterschiedlichen Datenfeldern, Datenformaten und Informationen arbeiten.
Während im CRM vor allem die Kundennummer die zentrale Bezugsgröße ist, setzt das ERP auf den Auftrag, um den sich alles dreht. In Folge dessen fällt vielen Unternehmen es schwer, das CRM wirklich effizient ins ERP zu integrieren; Schnittstellen funktionieren hier oftmals nur einseitig und sind außerdem fehleranfällig. Auf was Sie für eine erfolgreiche CRM-Integration ins ERP-System achten müssen, stellen wir Ihnen in diesem Artikel vor.
 

Detaillierte Prozessanalyse zur Erfassung des IST-Zustands

Bevor Sie Ihre IT mit der Integration der beiden Insellösungen beauftragen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine komplette Erfassung des IST-Zustands hinsichtlich der Datenhaltung und der Prozesse aufgenommen haben. Grundlage dafür ist die Analyse des bestehenden Datenbestandes. Es muss genau erfasst werden:
-Welche Daten relevant sind, wo diese gespeichert werden und welche Anwendung darauf zugreifen
-Welche Daten an welcher Stelle fehlen
-Ob Fehlentscheidungen oder Wartezeiten durch mangelhafte Datenlage entstehen
-Und welches Einspar- bzw. Wertschöpfungspotenzial sich durch eine verbesserte Datenhaltung überhaupt ergeben
 
Zwar fallen für diese Analyse Aufwände an, es ist jedoch unabdingbar, dass Sie die IT-Systeme auf eine funktionierende Datenstruktur als Fundament stellen. Nur so lässt sich langfristig dann die Anzahl an redundanten Daten reduzieren und die Software-Performance verbessern. Führen Sie anschließend eine exakte Kosten-Nutzen-Rechnung durch, um zu bestimmen, ob die Integration umgesetzt werden soll.
 

Verknüpfung der beiden Datenbanken durch zentrale Entitäten

Nachdem die Bestandsaufnahme durchgeführt worden ist, müssen zentrale Entitäten gebildet werden, die in beiden Systemen vorkommen und eine Verknüpfung von Daten ermöglichen. Da sowohl das ERP-System als auch die CRM-Software Kundendaten verwalten, bietet sich hier eine einheitliche Kundennummer als gemeinsames Informationsobjekt an. Es ist anschließend sicherzustellen, dass dieses in beiden Systemen zu allen Datensätzen zugeordnet werden kann. Diese Vereinheitlichung von Daten ist zur Verknüpfung der Datensätze aus verschiedenen Datenbanken unumgänglich und damit Grundlage für eine funktionierende Schnittstelle.
 

Zugriffsebenen und Nutzen abstecken

Zielsetzung der CRM-Integration ist die Steigerung der Datenaktualität, das Abbauen der Redundanz und vor allem die Verbesserung der abteilungsübergreifenden Datenverfügbarkeit. Insbesondere der Vertrieb profitiert so von einem Einblick in Aufträge, Rechnungen, Mahnstufen oder das Lager und kann so kundenzentrierter arbeiten. Im Ergebnis lässt sich dann beispielsweise direkt bei Erfassung eines Auftrags die Vorratshaltung einsehen, um entsprechende Lieferzeiten abzustimmen oder bei unbezahlten Rechnungen gezielt auf diese hinzuweisen. Eine mobile Verfügbarkeit ist vor allem für Verkäufer im Außendienst wichtig und sollte ebenfalls realisiert werden.

Auf der anderen Seite profitieren aber auch die anderen Unternehmensabteilungen durch Einblick in die Kundendaten aus dem CRM. So kann die Produktion abschätzen, ob es sinnvoll ist einen Auftrag für einen Key Account vorzuziehen und die Buchhaltung kann eine Mahnung bzw. Zahlungserinnerung etwas aufschieben, wenn gerade ein neuer Auftrag in Anbahnung ist. Relevante Daten aus dem CRM unterstützen hier bei der Qualität der Entscheidungsfindung maßgeblich.
 

Automatische Schnittstellen und Microsoft Excel

Ein Werkzeug taucht immer wieder auf, wenn es um die Verknüpfung von Daten geht: Microsoft Excel. Das leistungsstarke Office-Tool eignet sich für diesen Zweck jedoch nur bedingt, da viel händischer Aufwand notwendig ist, um entsprechende Ergebnisse zu erzielen. Bei einmaligen Vorgängen kann die Nutzung hierbei noch effizient sein, wenn jedoch regelmäßig/dauerhaft Daten verknüpft werden, sollte eine automatisierte Schnittstelle geschaffen werden.

Indem eine Software über eine Schnittstelle (API) Zugriff auf die andere Datenbank nimmt, lassen sich so Datenzugriffe in die jeweils andere Anwendung umsetzen. Grundlage für dieses Vorgehen ist eine Bestimmung der konkreten Informationen durch vorab gebildete, eindeutige Identitäten wie der Kundennummer. Mit solch einer Lösung können die Daten dann nutzbar gemacht werden.

Auch wenn diese automatisierten Schnittstellen eine deutliche Verbesserung erzielen, so zeigen sich in der Anwendung dann doch recht schnell die Unzulänglichkeiten. So ist die Integrationstiefe oftmals nur rudimentär, es lassen sich nur bestimmte Daten importieren und dazu sind Schnittstellen auch fehleranfällig. Erhält eine der Anwendungen ein Update, so muss damit gerechnet werden, dass die Integration eingeschränkt oder sogar gar nicht mehr funktioniert. Auch die mobile Datenverfügbarkeit ist oftmals eingeschränkt. Um diese Unzulänglichkeiten auszugleichen, fällt dann wiederum zusätzlicher Individual-Programmieraufwand an, der kostspieligen Aufwand verursacht.
 

Große Integrationstiefe ohne Medienbrüche – dank ganzheitlicher ERP-Software

Um wirklich eine dauerhafte große Integrationstiefe zu erreichen, die auch mobil uneingeschränkt zur Verfügung steht, sind mittlerweile ganzheitliche ERP-Systeme beziehbar, die ein leistungsstarkes CRM bereits als Modul integriert haben. So kann nicht nur die abteilungs- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit gesteigert, sondern auch mittels Workflows und Prozessautomatisierung komplette Unternehmensprozesse selbsttätig abgebildet werden, was die Effizienz nochmals um ein Vielfaches steigert. Durch Einsatz einer cloudbasierten Lösung profitieren die Unternehmen zusätzlich von einer einfachen Bereitstellung als Service-Dienstleistung via Internet, wodurch sich nicht mehr um den Betrieb der Software gekümmert werden muss. Die Cloud bringt dabei aber auch noch viele weitere Vorteile mit sich, wozu vor allem die nahtlose mobile Verfügbarkeit zählt. Damit lassen sich selbst von unterwegs alle relevanten Informationen einsehen und beispielsweise auch direkt digital Aufträge signieren – durch die direkte Informations-Synchronisierung freut sich so nicht nur der Außendienstler über den Abschluss.

Als Fazit lässt sich festhalten, dass eine Integration von CRM und ERP deutliche Vorteile für KMU bringt, es müssen hier aber Kosten-Nutzen abgewogen werden. Für regelmäßigen Informationsaustausch zwischen den Systemen benötigt es eine Schnittstelle, die aber nur eine geringe Integrationstiefe bietet und zudem fehleranfällig ist. Die Lösung offerieren hier ganzheitliche ERP-Systeme mit integriertem CRM-Modul, welche eine große Integrationstiefe und bereichsübergreifende Zusammenarbeit gewährleisten. Insbesondere als cloudbasierte Software liefert das System überzeugende Gründe, um der heterogenen IT-Architektur abzuschwören.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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