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Jahreswechsel/ -abschluss in myfactory

von Rainer Giersbach am 21.12.2018

Gegen Ende des Jahres stellt sich bei vielen Unternehmen die Fragen „Was ist zu tun in meinem ERP-System?“. Schließlich möchte man ja im neuen Jahr ohne Unterbrechung weiterarbeiten und möchte auch gewährleisten, dass nach dem Jahreswechsel keine Daten mehr im alten Jahr angelegt werden. Wir haben hier einige der häufig gestellten Fragen zusammengetragen und erklären Ihnen Schritt für Schritt was zu tun ist.
 

„Muss das Jahr abgeschlossen werden, um ein neues Jahr anzulegen?“

Nein. In myfactory können Sie beliebig viele Jahre „offen“ halten, d. h. Sie können gleichzeitig in mehreren Jahren arbeiten. Um ein neues Geschäftsjahr anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Rufen Sie im Hauptmenü unter „Stammdaten – Grundlagen – Allgemein“ den Dialog „Geschäftsjahre“ auf.

 
 
Sie sehen hier alle Perioden (Monate) des aktuellen Geschäftsjahres. Über die Schaltfläche „Neu“ legen Sie ein neues Geschäftsjahr an.
 

 
Die Auswahl „Ende des Geschäftsjahres“ ermöglicht Ihnen im Folgejahr ein abweichendes Geschäftsjahr zu bestimmen.
Per Klick auf OK werden dann für das gewünschte Geschäftsjahr zwölf Perioden erstellt.
Natürlich müssen die Geschäftsjahre „lückenlos“ erstellt werden, Sie können also kein Jahr „überspringen“, aber Sie können bereits Geschäftsjahre beliebig in der Zukunft anlegen.
 

„Muss ich zwingend vorab ein Geschäftsjahr anlegen?“

Nein. myfactory erkennt beim Login ob mit dem gewünschten Arbeitsdatum bereits ein Geschäftsjahr existiert. Falls nicht, legt myfactory das Geschäftsjahr automatisch an. Auch hier gilt: Sie können kein Jahr überspringen. Das bedeutet, wenn Sie sich das letzte Mal 2018 angemeldet haben und sich dann in 2020 anmelden, wird zunächst das Jahr 2019 angelegt. Dieser Fall dürfte aber in der Praxis nicht vorkommen.
 

„Kann ich die Bearbeitung einzelner Monate (Perioden) sperren?“

Ja. Im Dialog „Geschäftsjahre können Sie über die Checkbox „Gesperrt“ die Bearbeitung der gewählten Periode verbieten. Durch entfernen des Hakens können Sie die Bearbietung wieder freigaben. Bitte beachten Sie, dies betrifft alle Betriebsstätten.
 
 
Ist der Haken gesetzt und ausgegraut, kann an dieser Stelle die Bearbeitung nicht freigegeben werden, da in der Finanzbuchhaltung der Periodenabschluss durchgeführt wurde. Somit kann auch nur in der Finanzbuchhaltung die Periode wieder geöffnet werden.
 

„Die laufenden Monate sollen nicht mehr bearbeitet werden können, aber ich möchte im Wirtschaftsjahr noch Buchungen vornehmen.“

Legen Sie einfach in dem Dialog „Geschäftsjahre“ Abschlussperioden an. Durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche wird eine 13. Periode angelegt. Sie können bis maximal 999 Abschlussperioden anlegen.
 

„Was ist der Unterschied zwischen Periode sperren und Periode abschließen?“

Das Kennzeichen „Gesperrt“ ist lediglich eine Bearbeitungssperre für die gewählte Periode und kann jederzeit wieder entfernt werden um eine Bearbeitung zuzulassen.
Der Periodenabschluss hat weiterreichende Auswirkungen und wird in der Finanzbuchhaltung ausgeführt.
 

 
Voraussetzung für einen Periodenabschluss ist, dass alle Buchungssitzungen journalisiert wurden, also unveränderlich im System festgeschrieben wurden. myfactory versucht beim Periodenabschluss diese Journalisierung für alle Sitzungen vorzunehmen. Gelingt es nicht, weil z. B. fehlerhafte Buchungen in einer Sitzung enthalten sind, wird der Periodenabschluss mit einer entsprechenden Hinweismeldung abgebrochen.
Die Sitzungsübersicht zeigt Ihnen für jeden Periode den aktuellen Stand aller Buchungssitzungen:
 

 
Über das „!“-Symbol gelangen Sie direkt zur gewünschten Buchungssitzung und können dort noch Nachbearbeitungen vornehmen.
Den Periodenabschluss selbst nehmen Sie über den entsprechenden Menüeintrag aus dem Hauptmenü vor.
 

 
Hier wird Ihnen jeweils die älteste, noch nicht abgeschlossene Periode des Wirtschaftsjahres angezeigt. Für Periodenabschlüsse gilt, dass diese lückenlos sein müssen. Sie können also nicht die Periode März abschließen, wenn Februar noch offen ist.
Mit dem Periodenabschluss werden alle Sitzungen unveränderlich im System festgeschrieben und die Periode gesperrt.
 

„Die Periode ist abgeschlossen, ich muss aber noch Korrekturen vornehmen. Ist das möglich?“

Ja. Über den Eintrag „Periode öffnen“ können Sie die Buchungsperiode erneut bearbeiten, aber die Journalisierung der Buchungssitzungen wird dadurch nicht zurückgenommen! Sie haben aber die Möglichkeit eine neue Buchungssitzung anzulegen und dort Ihre Korrekturen vorzunehmen.

Auch beim öffnen der Perioden gilt, dass Sie keine Periode überspringen drüfen. D. h. möchten Sie im Januar Korrekturen vornehmen, sind alle folgenden bereits abgeschlossenen Perioden ebenfalls zu öffnen.

Über den Abschluss und das Öffnen der Perioden wird ein Protokoll geführt, welcher Benutzer, wann eine Periode geschlossen bzw. geöffnet hat.
 

„Wann muss der Jahresabschluss im System durchgeführt werden?“

Diesen Zeitpunkt bestimmen Sie. Empfehlenswert ist es, den Jahresabschluss durchzuführen, wenn zweifelsfrei keine Buchungen mehr in diesem Wirtschaftsjahr vorgenommen werden. Üblicherweise, ist dies der Fall, wenn Sie Ihren Jahresabschluss an das Finanzamt abgegeben haben. Spätestens dann sollten Sie den Jahresabschluss durchführen. In myfactory dürfen Sie mit beliebig vielen offenen Wirtschaftsjahren arbeiten.
 

„Was bedeutet der Jahresabschluss in myfactory konkret?“

Der Jahresabschluss setzt voraus, dass alle Perioden geschlossen und somit auch alle Buchungssitzungen journalisiert wurden. In einem abgeschlossenen Jahr können keine neuen Perioden (Abschlussperioden) mehr angelegt werden. Weiterhin kann ein Jahresabschluss, genau wie die Journalisierung einer Buchungssitzung, nicht rückgängig gemacht werden.
 

„Welche Schritte sind notwendig, um ein Jahr abzuschließen?“

Die myfactory zeigt Ihnen im Dialog „Geschäftsjahr abschließen“ alle benötigten Voraussetzungen an und prüft, ob diese erfüllt sind.
 

 
Die Voraussetzungen im Einzelnen:
  • Alle Vorjahre der müssen abgeschlossen sein.
  • Alle Perioden des Wirtschaftsjahres müssen abgeschlossen sein.
  • Die Bilanz muss ausgeglichen sein (Aktiva = Passiva).
  • Saldenvorträge sollten erzeugt sein. 
  • Alle Journale müssen gedruckt sein.
  • Alle Kontenblätter müssen gedruckt sein.

„Wann müssen die Saldenvorträge erzeugt werden?“

Sie können die Saldenvorträge jederzeit erzeugen, auch wenn das Jahr bereits abgeschlossen wurde.
 
Empfehlenswert ist es die Saldenvorträge natürlich zu Beginn eines Jahres zu erzeugen, damit alle Bestandskonten, bzw. die Bank, den aktuellen Stand aufweisen. Sie können aber jederzeit später die Saldenvorträge erneut erzeugen. Wurde die Saldovortragssitzung noch nicht journalisiert, werden die Einträge einfach gelöscht und neu geschrieben. Ist die Sitzung bereits festgeschrieben, legt myfactory automatisch eine Sitzung mit allen Stornobuchungen an und erzeugt eine zweite Sitzung mit den aktuellen Saldovortragsbuchungen.
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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