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Im Vergleich: ERP aus der Cloud vs. On-Premise Installation

von David Lauchenauer

Für den Erfolg einer Unternehmung führt heutzutage kein Weg mehr an entsprechenden IT-Systemen vorbei. So setzt der Vertrieb beispielsweise auf eine effiziente Customer-Relationship-Management (CRM) Anwendung, die Buchhaltung benötigt eine Software für die Finanzbuchhaltung und in der Produktion sind häufig PPS-Systeme vorzufinden. Für die Planung und Allokation von Ressourcen sowie zur Warenwirtschaft kommen leistungsstarke ERP-Systeme zum Einsatz, die für den Unternehmenserfolg zu den kritischsten Anwendungen zählen. Wurde ERP-Software in der Vergangenheit hauptsächlich im eigenen Serverraum des Unternehmens betrieben, so setzt sich mit dem Siegeszug von Cloud-Computing auch immer mehr die Bereitstellung aus einem externen Rechenzentrum durch. Dieser Artikel vergleicht die beiden Möglichkeiten und zeigt Vorteile und Chancen auf.


Die verschiedenen Lizenzierungsmodelle im Vergleich

Unabhängig davon, wo die ERP-Software betrieben wird, benötigt diese Lizenzen. Für den Eigenbetrieb im Serverraum des Unternehmens wird in der Regel eine Lizenzierung erworben, die an eine Gesamtzahl von Nutzer bzw. eine gleichzeitige Zahl an Anwendern gebunden ist. Für Updates und Support werden sogenannte Care-Packs zusätzlich erworben, damit die ERP-Software stets aktuell gehalten werden kann. Dieses Modell profitiert davon, dass der Betrieb für einen definierten Zeitrahmen zu einem festen Betrag gewährleistet ist; demgegenüber wird eine Menge Kapital gebunden und häufig auch für Lizenzen bezahlt, die noch gar nicht oder nicht mehr benötigt werden.
 
Cloudbasiertes ERP wird in der Regel im Bereitstellungsmodell Software-as-a-Service (SaaS) als Dienst über das Internet zu einem monatlichen Preis im Abo bezogen. Bei diesem Preismodell werden klar budgetierbare, monatliche Kosten fällig, bei denen nur das abgerechnet wird, was auch tatsächlich genutzt wurde. Ändert sich beispielsweise die Anzahl der Nutzer, so verändert sich entsprechend auch der Preis. Care-Packs werden nicht benötigt, da die Kosten für Support und Updates bereits in der monatlichen Gebühr inkludiert sind.


Der Betrieb der ERP-Software: Serverraum vs. externes Rechenzentrum

Noch immer wird die Anwendung zum Enterprise-Resource-Planning in KMU vor allem innerhalb der Unternehmen im eigenen Serverraum betrieben. Dafür ist eine komplette IT-Infrastruktur mit Servern, Netzwerktechnik, Backup-Technologie, Virtualisierung, Lizenzen und Co. notwendig. Die Anschaffung, die regelmäßige Wartung dieser Komponenten sowie etwaige Ersatzteile binden erneut Kapital und verursachen fortlaufende Kosten über die gesamte Betriebsdauer. Auch der Serverraum verursacht regelmäßige Kosten für Klimatechnik, Brandschutz, Zugangskontrolle, Strom und Internetanbindung. Dieser Aufwand lohnt sich natürlich nur, wenn dadurch eine Hochverfügbarkeit und hoher Datenschutz gewährleistet wird – was jedoch nur selten der Fall ist. Denn in den meisten KMU ist die IT-Infrastruktur anfällig für Störungen oder Unterbrechungen während Wartungen oder Updates. Und auch der Datenschutz kommt oftmals zu kurz.
 
Durch die Auslagerung des Betriebs von ERP in ein externes, spezialisiertes Rechenzentrum profitieren KMU von einer Bereitstellung und Wartung der IT-Komponenten durch Experten. Aufgrund des Aufbaus dieser Rechenzentren können die benötigten Bestandteile zu attraktiven Konditionen gemietet werden, da die Kosten durch alle Kunden gemeinsam getragen werden. Bei der Nutzung von Cloud ERP sind diese Kosten in der monatlichen Abo Gebühr bereits enthalten, es kann von allen Vorteilen des Rechenzentrums und von SaaS wie ein hohes Level an Redundanz, professionelle Wartung, automatische Updates, regelmäßige Backups und Sicherheitsvorkehrungen, die im Serverraum so für die meisten KMU nicht abbildbar sind, profitiert werden. Zugangskontrolle und Zutrittsbeschränkungen, Brandschutz, Videoüberwachung, konstante Klimaregelungen, redundante Strom- und Datenleitungen sowie unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) sind hierbei nur einige Beispiele, mit denen das Rechenzentrum auftrumpfen kann.


Mobile Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität

Durch steigende Anforderungen von Arbeitnehmern hinsichtlich der Work-Life-Balance sind Unternehmen gezwungen, mit Homeoffice- oder Smart-Working-Modellen diesen zu entsprechen. Aber auch der Wunsch von Entscheidern und Außendienstlern hinsichtlich der mobilen Verfügbarkeit von Business Software muss entsprochen werden. Die inhouse-Installation benötigt dafür entsprechende Anpassungen, die Anwender müssen sich nicht selten erst mühselig via VPN in das Unternehmensnetzwerk einwählen und kämpfen anschließend mit einer Oberfläche, die nicht für mobile Endgeräte optimiert ist. Da Cloud ERP jedoch vollkommen webbasiert zur Verfügung steht, benötigt es für den verschlüsselten Zugang via SSL lediglich ein Endgerät mit einem Browser und Internetzugang. So ist die mobile Verfügbarkeit bereits Grundbestandteil von Cloud ERP.
 
Durch die Digitale Transformation befinden sich viele KMU in einem sich stark verändernden Marktumfeld. Hier benötigt es flexible IT-Lösungen, um schnell reagieren zu können. Sollen beispielsweise mehr Nutzer die ERP-Software für eine Auftragsspitze nutzen, so werden die Lizenzen für den On-Premise Betrieb zwar erworben, können aber nach Abschluss nicht ohne Weiteres zurückgegeben werden und bleiben ungenutzt. Wird eine bestimmte Nutzerzahl überschritten, werden dann häufig auch direkt ein ganzes Kontingent an Lizenzen erworben, obwohl es einige wenige ebenfalls getan hätten. Hier punktet Cloud ERP mit der Bereitstellung als SaaS noch mal deutlich, denn Lizenzen können jederzeit hinzu- und abbestellt werden. So skaliert das ERP fließend mit den Anforderungen mit – und das nicht nur bei Lizenzen, denn durch den modularen Aufbau können bei Bedarf jederzeit beispielsweise e-Commerce-, Produktions- oder Service-Module mit einem Klick hinzugeordert und auch wieder abbestellt werden. Eine Flexibilität, die bei den meisten On-Premise Systemen nicht umsetzbar ist, da entsprechende Module entweder bereits zum gekauften Funktionsumfang gehören – auch wenn sie vielleicht noch gar nicht benötigt werden – oder aufwendig nachgerüstet werden müssen.
 
Abschließend lässt sich festhalten, dass Cloud ERP viele Vorteile gegenüber der herkömmlichen On-Premise Installation bietet. Wie aktuelle Studien zeigen, entscheiden sich daher immer mehr KMU für die Power aus der Cloud und konzentrieren sich lieber auf die Wertschöpfung als auf den aufwendigen Betrieb der IT-Infrastruktur.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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