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Diese 7 Schritte machen den Einstieg ins Cloud-ERP perfekt

von David Lauchenauer am 19.03.2019

Sie möchten gerne Ihr ERP-System aus der Cloud beziehen, wissen aber nicht wie vorgehen? Erfahren Sie, wie Sie in 7 Schritten den perfekten Einstieg schaffen und darüber hinaus von weiteren Vorteilen profitieren. Bereit? Dann los! 
 

Prozessanalyse

Sie haben gute Gründe, sich für ein neues ERP zu interessieren. Und dann erst noch eines aus der Cloud. Zuerst sind noch ein paar Hausaufgaben zu erledigen, bevor es richtig losgeht. Dazu gehört eine gründliche Analyse der Ist- und Soll-Prozesse. Wenn Sie Ihrem Unternehmen schon eine digitale Verjüngungskur gönnen, sollten Sie die Gelegenheit gleich auch zum Entrümpeln und Optimieren der Arbeitsabläufe nutzen. Gehen Sie dabei akribisch vor, auch wenn es etwas Zeit in Anspruch nimmt. Der Aufwand lohnt sich – spätestens bei der Implementierung. 
 

Evaluation

Mit der Auswahl einer geeigneten Lösung stellen Sie die Weichen, welche Software Sie künftig nutzen und mit welchem Anbieter Sie zusammenarbeiten wollen. Beides muss passen. Prüfen Sie daher gut, bevor Sie sich festlegen. Die Qual der Wahl ist groß, deshalb gibt es professionelle Berater, welche Ihnen helfen, die Nadel im Heuhaufen zu finden. Nutzen Sie jede Möglichkeit, den Systemkandidaten auf den Zahn zu fühlen, z. B. mit Workshops, Referenzbesuchen, Lösungsvorschlägen, Test-Systemen oder einer Machbarkeitsstudie. Natürlich sollten Sie dabei auch Ihre die Key-User in die Entscheidungsfindung einbeziehen. Schließlich brauchen Sie eine Lösung, hinter der das ganze Unternehmen steht. 
 

Implementierung

Inzwischen haben Sie sich auf einen Anbieter eingeschworen. Dieser kennt Sie mittlerweile ein bisschen bis ziemlich. Das reicht aber noch nicht. Im Rahmen einer Workshop-Phase werden Details zu den abzubildenden Geschäftsprozessen erarbeitet. Das hat zwei Vorteile: Erstens wird das System passgenau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten, zweitens lernen Sie die neue Software intensiv kennen. Liegt die digitale Blaupause für Ihr Unternehmen vor, beginnt Ihr Systempartner die Anwendung einzurichten. Weil dabei die gewünschten Parameter gesetzt werden, heißt dies im Fachjargon auch Parametrierung. Anbieter verfügen in der Regel über eine bewährte Methodik (bitte erkundigen Sie sich bereits bei der Evaluation danach).  
 

Schulung

Ziel der Implementierungsphase ist es, Ihnen ein fast fertiges System zu präsentieren. Fast fertig deshalb, weil Sie a) das Ergebnis noch ausführlich testen müssen und b) inzwischen die Anwender (hoffentlich) derart Gefallen an der neuen Software gefunden haben, dass überall neue Ideen und Bedürfnisse sprießen. Das ist durchaus positiv zu bewerten. Nur wer sein ERP als Kreativ-Tool versteht, holt den größten Nutzen raus. Natürlich werden Sie nicht alle Wünsche sofort erfüllen können. Machen Sie daher eine To-Do-Liste, welche Sie später (s. Punkt 7) verwenden können. Würden Sie jemandem einen Airbus anvertrauen, der noch nie geflogen ist? Bestimmt nicht. Daher sollten Sie Ihren Mitarbeitenden nicht ohne Schulung auf das ERP loslassen.  
 

Ramp-up

Auch wenn alles bereit ist für den großen Start, sollten Sie sich noch eine kurze „Ramp-up-Phase“ einräumen. Gehen Sie mit den Benutzern nochmals die neuen Prozesse durch, sprechen Sie sich mit dem Anbieter über das Go-live-Szenario ab, informieren Sie Kunden und Lieferanten über die Umstellung, planen Sie das weitere Vorgehen nach dem Start – und stellen Sie den Sekt kalt. 
 

Go-live

Endlich ist es soweit: Der Schalter wird gedreht. Ab heute arbeiten Sie mit dem neuen ERP-System aus der Cloud. Da meldet sich die Einkaufsabteilung, warum das Drucken nicht funktioniert. Aha, das Symbol ist jetzt links oben. Der technische Außendienst erkundigt sich, wie man auf dem Tablet die Lagerbestände abrufen kann. Und Ihre Assistentin im Homeoffice sucht verzweifelt die Aufgabenliste. Geduld, Sie und sie schaffen das. Jedes neue System erfordert ein Umgewöhnen. Schon nach kurzer Zeit wird das Arbeiten mit dem Cloud-ERP zur Routine. Und noch ein paar Wochen später fragen sich alle, ob es jemals eine Zeit davor gegeben hat. 
 

Optimierung

Erinnern Sie sich an Ihre ersten Fahrstunden? Wie das geruckelt und zuckelnd hat. Aber schon bald lief alles rund. Und sukzessive haben Sie alle Funktionen Ihres Hightech-Autos in Betrieb genommen. Sie haben die Abläufe optimiert. Jeder Schritt bringt Sie voran. Gleiches gilt auch für ERP-Systeme aus der Cloud. Der Gegensatz zu On-Premise-Systeme ist, dass Sie über noch viel mehr Möglichkeiten verfügen. Neue Arbeitsformen, mobiler Zugriff auf Daten, skalierbare Geschäftsmodelle, innovative Businesskonzepte – Sie haben die Wahl. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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