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CRM – ein unterschätztes Tool im Vertrieb

von Sandra Bültermann am 05.05.2020

In manch einem Unternehmen werden immer noch Kundendaten in Excel-Tabellen gepflegt. Doch die Nutzung läuft meist nicht problemlos ab: Die ersten Konflikte treten in der Regel auf, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig die Dateien nutzen möchten. Die nächsten Probleme stehen während der Kommunikation mit dem Kunden an. Was hat der Mitarbeiter, der jetzt gerade frei hat, vor drei Wochen mit dem Kunden vereinbart? Eigentlich eine simple Frage, die sich aber ohne CRM-Anwendung gar nicht so leicht beantworten lässt. Kundenkontakt und -kommunikation haben im Vertrieb, Marketing und Service einen besonders hohen Stellenwert und machen gerade in diesen Unternehmensbereichen die Nutzung einer CRM-Software unumgänglich. In diesem Beitrag picken wir uns den Vertrieb heraus und beleuchtet einmal näher, wie Vertriebsmitarbeiter von einer webbasierten CRM-Lösung im Arbeitsalltag profitieren.
 

Uneingeschränkter Zugriff auf alle Daten

Der wohl bedeutendste Vorteil eines webbasierten CRM ist die Speicherung sämtlicher Daten an einem zentralen Ort: in der Cloud. Vertriebsmitarbeiter erhalten jederzeit und von überall uneingeschränkten Zugriff etwa auf Kundendaten, Dokumente, Termine oder Aktivitäten und können beispielsweise beim Kunden vor Ort dessen letzten Bestellungen oder Angebote aufrufen, am Arbeitsplatz in der Firma Potenzialanalysen durchführen oder vom Home Office die Kundentermine der kommenden Woche vorbereiten. Und da die Cloud-Anbieter höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht werden, sind die Daten sicherer und besser geschützt als auf jedem Tablet, Notebook oder Smartphone.

 

Immer auf dem Laufenden

Ein CRM-System unterstützt optimal die Kommunikation in Abteilungen. Mit Hilfe von geteilten Dokumentvorlagen, Kalendern und der E-Mail-Integration bringt ein CRM die Teammitglieder zusammen und hält jeden einzelnen auf dem aktuellen Stand. Vorgehensweisen und Verkaufsstrategien lassen sich mühelos zwischen Kollegen und Management austauschen.

 

Professionelle Planung des Tagesgeschäftes

Zu den Aufgaben von Vertriebsmitarbeitern gehört es, die täglichen Aufgaben und Termine zu optimieren sowie zu priorisieren. Eine CRM-Anwendung unterstützt sie dabei und stellt z. B. durch eine Darstellung der Häufigkeiten von Kundenbesuchen sicher, dass wichtige Interessenten kontaktiert und andere Kunden nicht ignoriert werden. Dank dieser Erleichterung steht mehr Zeit beim Kunden zur Verfügung, was wiederum die Kundenzufriedenheit steigert und mit hoher Wahrscheinlichkeit zu mehr Verkaufsabschlüssen führt.

 

Der richtige Zeitpunkt macht den Unterschied

Wer einem Kunden, der sich gerade einen neuen, kabellosen Staubsauger gekauft hat, ein Angebot für einen Saugroboter macht, wird wahrscheinlich keinen Verkaufsabschluss vorweisen können. Wer aber einem Kunden, dessen Abo für die Steuersoftware in Kürze ausläuft, eine Verlängerung oder Alternative anbietet, steigert seine Chancen für einen erfolgreichen Abschluss. Um zu wissen, wer wann kontaktiert werden muss, ist es wichtig, sämtliche Kundendaten und -aktivitäten zu erfassen. Hier ist ein CRM-System genau das richtige Mittel, alles jederzeit im Blick zu haben.

 

Gezielte Kundenansprache

Wer mit diversen Excel-Tabellen und -Listen arbeitet, verschenkt wertvolle Zeit beim Zusammensuchen und Aufbereiten von Daten. Mit einem CRM lassen sich Ansprechpartner hinterlegen, Vertriebsdaten effizient segmentieren und Verkaufschancen anhand von kriterienbasierten  Selektionen erkennen. Es hilft, die Bedürfnisse der Kunden zu analysieren oder mögliche Probleme zu identifizieren. Dieses Wissen ermöglicht die Generierung neuer Leads, eine gezieltere Kundenansprache, steigert die Kundenzufriedenheit und damit auch deren Loyalität.

 

Regelmäßige Berichte und Auswertungen

Vorgesetzte fordern vom Vertrieb in regelmäßigen Abständen Berichte und Auswertungen. Da sich sämtliche relevanten Daten an einem Ort befinden, kann das CRM jederzeit per Klick aktuelle Kennzahlen liefern und beispielsweise in übersichtlichen Diagrammen darstellen – völlig transparent und automatisiert. So bleiben Vertriebs- und Unternehmensleitung immer auf dem Laufenden.

 

Einheitliche Vertriebsprozesse

Ein CRM-System automatisiert das Erstellen von Angeboten sowie die Verarbeitung von Bestellungen und vereinheitlicht damit Vertriebsprozesse. Das erleichtert die Arbeit, senkt die Kosten im Vertrieb und hilft den Mitarbeitern, ihre Ziele besser zu erreichen.

 

Administrative Arbeiten reduzieren

Ein CRM entlastet die Vertriebsmitarbeiter bei vielen administrativen Arbeiten, indem es repetitive Arbeiten vereinfacht oder zeitaufwändige und wenig profitable Tätigkeiten gänzlich ablöst. Im CRM sind Produkt- und Preisdetails hinterlegt, es erinnert an Aufgaben und führt den Mitarbeiter Schritt für Schritt durch den Verkaufsprozess.

 

Fehler vermeiden und Kosten senken

Dadurch, dass alle relevanten Daten an einem einzigen Ort liegen und allen Beteiligten zur Verfügung stehen, reduzieren sich Fehler: Es gibt keine redundanten Daten; es kann nicht mehr vergessen werden, dem Kollegen die aktuellen Preise zu schicken; es können sich keine Zahlendreher wie beim manuellen Kopieren und Einfügen einschleichen. Und jeder im Vertrieb weiß, dass schon wenige Cent fatale Auswirkungen auf ein Angebot oder eine Bestellung haben können. Es sind die kleinen wie die großen Informationen, die in einem CRM nicht verloren gehen.

 

Fazit

Das Teilen und Aktualisieren von Kundendaten mit Hilfe der Cloud ist für Vertriebsmitarbeiter von großem Vorteil: Aufgaben lassen sich effizienter organisieren, Kunden und Interessenten priorisieren, Kundenbesuche optimal planen und nachbereiten, Angebote bedarfsgerechter erstellen und Umsatzziele schneller realisieren. Also, worauf warten Sie, wann wechseln Sie zu myfactory Team.ON!?

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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