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Bring Your Own Device (BYOD): Chancen und Risiken für KMU

von David Lauchenauer

Haben Sie sich schon mal gefragt, wie Start-ups, die frisch gegründet sind und über wenig Kapital verfügen, ihre digitalen Arbeitsgeräte wie Laptops, Smartphones oder Tablets finanzieren? Die Lösung lautet in vielen Fällen: gar nicht, denn die Mitarbeiter bringen ihre eigenen digitalen Geräte einfach selbst mit zur Arbeit. Bring Your Own Device (BYOD) ist dabei aber nicht nur ein Trend unter Jungunternehmen, sondern immer mehr Firmen implementieren diesen Ansatz in ihrer IT-Strategie. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass heutzutage eh ein Großteil der Mitarbeiter über moderne Endgeräte verfügt, ist dies in den USA und Asien bereits eine etablierte Herangehensweise. Aufgrund der strengen Datenschutzbestimmungen und den damit verbundenen Sicherheitsrisiken sind KMU hierzulande jedoch noch zurückhaltend. Dieser Artikel beleuchtet Vorteile und Chancen der Strategie, um Ihnen hinsichtlich Bring Your Own Device einige Anhaltspunkte aufzuzeigen.


Im Einklang mit rechtlichen Anforderungen

Die grundsätzliche Überlegung hinter BYOD klingt erstmal vorteilhaft für das Unternehmen, doch es sind einige rechtliche Anforderungen vor Einführung der Richtlinie zu beachten. Da die meisten Arbeitsverträge den Grundsatz, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die erforderlichen Betriebsmittel zur Erledigung der Tätigkeiten stellt, beinhalten, sollte ein entsprechender Zusatz über BYOD nachträglich hinzugefügt werden. In diesem Zuge sollte mit den jeweiligen Mitarbeitern besprochen werden, in wie weit ein Nutzungsentgelt für die privaten Geräte ausgezahlt wird und wer für eventuell anfallende Software-Aktualisierungen, Reparaturen oder Providergebühren aufkommt. Ebenfalls gilt es durch das Unternehmen zu klären, ob lizenzierte Software auf den privaten Endgeräten eingesetzt werden darf. Der Mitarbeiter muss im Umkehrschluss dafür Sorge tragen, dass die installierten Anwendungen auch für den gewerblichen Einsatz alle Anforderungen und Lizenzbedingungen erfüllen. 

Ist der Entschluss Bring Your Own Device im Unternehmen einzuführen erstmal gefallen, so liegt es an den Verantwortlichen klarzustellen, dass es sich hierbei um ein optionales Angebot handelt; kein Mitarbeiter kann dazu gezwungen werden, seine eigenen Endgeräte für den Unternehmenserfolg bereitzustellen. Sollte sich ein Mitarbeiter lieber für die stationären Desktop-PCs oder Endgeräte des Unternehmens entscheiden, so muss dies ohne negative Konsequenzen respektiert werden.


Die Datensicherheit hat oberste Priorität

Auch wenn private Geräte genutzt werden, müssen die Anwender sicherstellen, dass alle strengen Bestimmungen zum Datenschutz eingehalten werden. Hier liegt es insbesondere beim Datenschutzbeauftragten des Unternehmens sicherzustellen, dass sensible Unternehmens- und Kundendaten auch auf den privaten Endgeräten sicher sind. Dabei sind einige Herausforderungen zu meistern:
  • Smartphones, Tablets und Laptops gehen schneller verloren bzw. können leichter entwendet werden als stationäre Desktop-PCs aus den Unternehmensräumen. Auch die weitverbreitete Nutzung von USB-Sticks, externen Festplatten und anderen portablen Speichermedien birgt diese Sicherheitsrisiken.
  • Die gespeicherten Daten auf privaten Endgeräten sind leichter Dritten zugänglich und können dadurch einfacher ausgespäht oder missbraucht werden; die Anfälligkeit für Schäden an der Hardware selbst steigt.
  • Durch die Nutzung von privaten Gerätschaften werden Smart Working Modelle bzw. das Homeoffice erleichtert. Drahtlose Netzwerkverbindungen bieten Angreifern jedoch einen leichteren Zugriff, wodurch die Gefahren von Manipulationen zunehmen.
  • Private Endgeräte werden in der Regel auch anders genutzt, hier ist es durchaus Usus, dass mehrere Familienmitglieder Zugriff auf das System haben und sich nicht der Bedeutung von Datenschutz oder IT-Sicherheit bewusst sind. Dies erhöht die Chance, dass das System – und damit auch die Daten – kompromittiert werden.
Damit Bring Your Own Device also nicht die Datensicherheit beeinträchtigt, benötigt es Sicherheits-Richtlinien, eine strikte Trennung von privater sowie geschäftlicher Nutzung und effektive IT-Systeme, die dies unterstützen.


Die Datenhoheit muss im Unternehmen verbleiben

Dank Cloud-Computing bietet sich ein effektiver Lösungsansatz für KMU, die BYOD einführen, aber gleichzeitig die Datenhoheit nicht verlieren möchten. Setzt das Unternehmen als Basis auf ein ganzheitliches Cloud ERP System, welches orts- und zeitunabhängig abteilungsübergreifenden Zugriff ermöglicht, werden alle sensiblen Daten in einem zertifizierten, spezialisierten Rechenzentrum gespeichert und landen gar nicht mehr auf den einzelnen Endgeräten. Der Datenzugriff erfolgt vollkommen sicher via SSL-Verbindung, das Unternehmen hat so stets die Kontrolle über alle Informationen. Geht ein Endgerät verloren oder wird gestohlen, so kann der Zugang umgehend entzogen werden. Cloud-Computing liefert damit die perfekte Grundlage, um auch bei BYOD die Datenhoheit nicht zu verlieren.


Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit durch BYOD

Die Einführung von Bring Your Own Device birgt eine Vielzahl an Chancen für KMU. So können Mitarbeiter mit den vertrauten Geräten arbeiten, auf denen all ihre Anwendungen installiert sind und nahtlos zwischen der beruflichen sowie privaten Nutzung hin- und herwechseln. Nutzer sind nicht mehr auf Restriktionen hinsichtlich der Anwendungen limitiert und können dadurch ebenfalls effizientere Geschäftsprozesse ins Unternehmen einbringen. Die Mitarbeiter profitieren zusätzlich von verbesserter Mobilität, da sie so auch von zu Hause oder unterwegs ohne Medienbruch geschäftliche Tätigkeiten erledigen können. Die gesteigerte Flexibilität und der höhere Komfort, beispielsweise durch Nutzung desselben Laptops im Büro und im Homeoffice, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit maßgeblich.

Durch Bring Your Own Device ergeben sich auch für das Unternehmen konkrete Vorteile in Form geringerer Investitionskosten und einer verringerten Kapitalbindung. Auch die Flexibilität von Mitarbeitern nimmt zu, was diese durch eine gesteigerte Zufriedenheit zum Ausdruck bringen. Damit diese Freiheit allerdings zum Erfolg führt, die Datenhoheit nicht verlorengeht und auch die Sicherheit der Informationen nicht gefährdet wird, müssen rechtliche Anforderungen erfüllt und sinnvolle Richtlinien erlassen werden. Gelingt Ihnen dieser Spagat, profitiert Ihr Unternehmen von den BYOD-Vorteilen.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.
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