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Der Beipackzettel zu Ihrem ERP-System

von David Lauchenauer am 04.06.2019

Hand aufs Herz: Wer liest schon Gebrauchsinformationen? Auspacken, einnehmen und wirken lassen, so die landläufige Devise. Was bei Medikamenten die Regel ist, gilt nur zu oft auch für ERP-Systeme. Ein Blick in den Beipackzettel wäre in beiden Fällen sinnvoll. Beim ERP geht es weniger um Risiken und Nebenwirkungen als um den maximalen Nutzen. Also, falls Sie die Packungsbeilage Ihrer ERP-Software grad nicht zur Hand haben, nachfolgend ein paar wichtige Hinweise. 
 
Indikationen 
Der Einsatz eines ERP-Systems ist vor allem bei folgenden Symptomen angezeigt: träger Datenfluss, akute Medienbrüche, redundante Daten und Mangelerscheinungen in UnternehmensprozessenFür eine optimale Wirkung der verwendeten ERP-Software ist vorgängig eine sorgfältige Diagnose der Ist-/Soll-Ziele, Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen durchzuführen. Diese Vorgaben sind unabhängig von Branche oder Größe des Unternehmens einzuhalten. Bei der Analyse ist der Einbezug der künftigen Anwender empfehlenswert. Dadurch kann nicht nur die Qualität einer optimalen Dosierung, sondern auch die Akzeptanz und Verträglichkeit der Software deutlich gesteigert werden. Weitere Indikationen für die Verwendung einer ERP-Software finden sich in allen Unternehmensbereichen.  
 
Warnhinweise 
Zahlreiche internationale Studien belegen, dass nicht nur die Software, sondern auch der Anbieter zum jeweiligen Anwenderunternehmen passen muss. Daher ist der Evaluation möglicher Systeme größte Beachtung zu schenken. Eine unsachgemäße Spontanauswahl kann zu unverträglichen Wechselwirkungen mit bestehenden Applikationen führen. Häufig wird dadurch auch die Bedienung von Maschinen, z.B. Produktionsanlagen oder Logistikmittelnerschwert. Sprechen Sie im Bedarfsfall unbedingt mit dem IT-Spezialisten Ihres Vertrauens oder lassen Sie sich von einem ausgewiesenen Cloud-ERP-Anbieter beraten. Die Bereitschaft zur Nutzung eines ERP-Systems setzt zudem eine gewisse digitale Affinität voraus. Diese sollte explizit in der Unternehmensstrategie verankert sein und vom Management auf allen Hierarchiestufen vorgelebt werden.  
 
Dosierung 
Bei der Verwendung eines ERP-Systems ist auf den täglichen Gebrauch zu achten. Sämtliche Daten sind durchgängig im System zu erfassen und zu pflegen. Nur durch eine regelmäßige Nutzung ist garantiert, dass die unter Indikationen erwähnten Symptome nachhaltig verschwinden. In der Praxis ist dabei laufend zu kontrollieren, ob sich alle Anwender an die verschriebene Dosierung halten. Von einer Verwendung von Tabellen, Notizen usw. außerhalb des ERP-Systems ist dringend abzuraten. Bei Bedarf kann die Dosierung der Funktionen und Anwendungen problemlos erhöht werden, so dass die Benutzermotivation individuell gefördert werden kann 
 
Nebenwirkungen 
Die Einführung einer integrierten Unternehmenslösung (auch bekannt als ERP-Software oder Warenwirtschaftssystem) kann anfangs in Einzelfällen zu Irritationen führen. Die Folge sind kurzfristige Verunsicherungen oder mentale Blockaden. Vorbeugend ist es daher ratsam, alle Anwender von Anfang an in die Evaluation und Implementierung der Software einzubeziehen. Hemmschwellen bei der Systemnutzung können durch gezielte Schulungen rasch abgebaut werden. In der Praxis zeigt sich im Laufe der Zeit häufig ein steigendes Verlangen nach weiterer digitaler Unterstützung in den Fachabteilungen. Moderne ERP-Systeme sind daraufhin ausgelegt, dass zusätzliche Funktionen rasch und einfach zur Verfügung gestellt werden können. 
 
Aufbewahrung 
Nach dem Go-live muss das ERP zwingend jederzeit genutzt werden. Allfällige Schatten-IT ist dahingehend zu eliminieren, dass deren Funktionen in der zentralen Unternehmenslösung verfügbar sind. Besonders zu beachten ist, dass es sich bei ERP-Software nicht um statische Anwendungen handelt. Nur eine laufende Pflege und Erweiterung sichert den Return-on-Investment (ROI) und garantiert nicht nur eine lange Lebensdauer, sondern auch den maximalen Nutzwert der Software. Insbesondere Aufbewahrung und Schutz der Daten sind wichtig. Nebst einer konsequenten, sorgfältigen Stammdatenpflege sind regelmäßige Auswertungen von Bewegungsdaten (z.B. in Form von Kennzahlen oder Reports) für die nachhaltige Verankerung im Unternehmen zu empfehlen. 
 
 
Weitere Informationen 
ERP-Systeme gibt es inzwischen in verschiedenen DarreichungsformenAufgrund schnell verändernder und zunehmend komplexer Anforderungen verwenden Unternehmen immer häufiger Anwendungen aus der Cloud. Nebst den allgemeinen positiven Wirkungen lindert ein Cloud-ERP die Beschwerden bei mangelnder Mobilität und Flexibilität und schafft nachhaltig Abhilfe bei erschwerter Integration von weiteren Standorten oder Homeoffice-Arbeitsplätzen. Gleichzeitig bietet die Cloud kostengünstige Anwendungsmodelle für latente IT-Projekte und akute Digitalisierungsstrategien. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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