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Behalten Sie Ihre Dokumente im ERP-System - es lohnt sich

von David Lauchenauer am 19.10.2018

 
Wer sucht, der findet – irgendwann. Rund zwei Stunden verbringen Büromitarbeitende täglich mit der Suche nach Dokumenten. Effizienz sieht anders aus. Hinzu kommen weitere Nachteile wie die Verfügbarkeit von unterwegs oder die lückenlose Zuordnung zu Geschäftsprozessen. Bevor man in der Dokumentenflut untergeht, sollte man Alternativen prüfen. Erfahren Sie, warum ein ERP-Systeme dabei weit mehr ist als nur ein rettender Strohhalm.
 

Lichterlöschen im alten Papierarchiv

Der Tatort liegt im Keller und ist leicht unheimlich. Nackte Neonröhren beleuchten endlose Regalreihen. Muffige Luft umgibt verstaubte Aktenordner. Herr Stöber ist wieder einmal auf der Suche nach einem Lieferantenbeleg. Er erinnert sich, dass es irgendwann zwischen 2012 und 2014 gewesen sein muss. Aus Erfahrung weiß Herr Stöber, dass nur ein sorgfältiges Durchblättern aller in Frage kommenden Ordner zum Erfolg führt. Unterlagen wie im Fall von „Logistik Heinrich Schwarzer Erben“ finden sich unter verschiedenen Buchstaben. Einige entdeckt er unter L, andere unter S und den Rest unter H. Nach intensiver Suche findet er das gewünschte Dokument, macht davon eine Kopie, legt es anschließend wieder im Archiv ab – und löscht das Licht.
 

Digitale Lichtblicke für helle Köpfe 

Als Urgestein kennt Herr Stöber das Archiv in- und auswendig. Allerdings ist er nicht mehr der Jüngste und ein Nachfolger als „Archivar“ ist nicht in Sicht. Was, wenn er nicht mehr ist? Als ihm der IT-Verantwortliche etwas von Digitalisierung und elektronischer Dokumentenverwaltung erzählt, packt er die Gelegenheit beim Schopf. Er macht seinen Sorgen Luft und holt sich Rat in der IT. Diese schlägt vor, die Ablage zu digitalisieren und gleichzeitig ins ERP-System zu integrieren. Damit sind die Dokumente direkt mit den jeweiligen Transaktionen in Verkauf, Einkauf, Logistik, Produktion und Buchhaltung verknüpft. Gleichzeitig können die Prozesse beschleunigt und vereinfacht werden. Schluss mit Kopieren, Verschicken, Nachfragen und vor allem mit Suchen. Die kummervolle Miene von Herrn Stöber erhellt sich, und ihm geht ein Licht auf.
 

Alle Prozesse durchleuchten 

Das Aha-Erlebnis von Herrn Stöber hat nicht nur digitale Ursachen. Endlich kann er seine langgehegte Idee, die Arbeitsprozesse und die damit zusammenhängenden Unterlagen verwirklichen. Nun will er die Möglichkeiten der neuen Dokumentenverwaltung zur Optimierung der Abläufe nutzen. Dazu bildet er zusammen mit Vertretern der Fachabteilungen und dem ERP-Anbieter ein kleines Projektteam. Gemeinsam analysieren sie die Ist-Situation und planen die Sollprozesse. Die IT gibt für ihr Vorhaben grünes Licht: Das eingesetzte Cloud-ERP beinhaltet eine Dokumentenverwaltung, welche auch mobil zur Verfügung steht. Das wiederum begeistert besonders die Kollegen aus Vertrieb und Kundendienst. Damit gewinnen ihre Mitarbeitenden nicht nur an Effizienz, sondern auch an Nähe zu den Kunden.
 

Endlich Licht im Prozessdunkel

Die Integration der Dokumente ins zentrale ERP-System brauchte anfangs gewisses Umgewöhnen. Herr Stöber hat sich daraus einen Spaß gemacht: Alle, welche aus Gewohnheit ein Dokument kopiert oder ausgedruckt haben, mussten einen Euro in die Gemeinschaftskasse werfen. Die Einnahmequelle versiegte allerdings schon nach wenigen Tagen… Inzwischen sind die ins ERP integrierten Dokumente aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Etwas überrascht war das Projektteam vom Funktionsumfang der Dokumentenintegration. Anfangs dachte man, das Erstellen eines PDF-Dokuments und die Ablage auf dem Dateiserver reichen. Dann entdeckte man aber die vielfältigen Möglichkeiten, welche den Nutzwert deutlich steigern. Dazu zählen unter anderem:
  • Direkte Übernahme aus Office-Programmen oder vom Scanner  
  • Verschlagwortung für die strukturierte Ablage und gezielte Suche 
  • Automatische Indexierung von Begriffen für dokumentenübergreifende Suche 
  • Ein transparenter Freigabeprozesse für die Weiterleitung von Dokumenten zum richtigen Empfänger 
  • Eine Überwachung von Abgabe- und Bearbeitungsterminen   
  • Digitale Signatur für die Sicherstellung der rechtlichen Beweiskraft von Dokumenten  
  • Klare Regelung, wer welche Dokumente abfragen und bearbeiten kann
 
Das alte Archiv gibt es inzwischen nicht mehr. Die Papierbelege wurden gesichtet und – sofern überhaupt noch relevant – eingescannt. Herr Stöber kann sich langsam auf seinen Ruhestand vorbereiten. Sein „Ablage-Wissen“ ist inzwischen auf viele Köpfe verteilt bzw. steht digital im zentralen ERP-System jederzeit und überall zur Verfügung.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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