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Beachten Sie diese Punkte bei ERP-Software

von David Lauchenauer

Systeme zum Enterprise Resource Planning (kurz: ERP) haben sich als essenzielle IT-Anwendung in KMU etabliert und sorgen dort schon lange nicht mehr nur für eine smarte Planung, Ressourcen-Allokation und Warenwirtschaft, sondern verfolgen heutzutage oft einen ganzheitlichen Ansatz, in dem auch die Finanzbuchhaltung, CRM, Produktion, Internetshop, Lager, uvm. integriert sind. Damit ist moderne ERP-Software zum zentralen Thema der Unternehmens-IT avanciert. Spätestens seit diese IT-Systeme ebenfalls aus der Cloud im Bereitstellungsmodell Software-as-a-Service bezogen werden können, gibt es eigentlich keinen Grund mehr dafür, unflexible, kostenintensive oder schlichtweg veraltete ERP-Systeme aufwendig im Serverraum des Unternehmens zu betreiben. So soll doch schließlich ERP vor allem auch von den Nutzern effektiv angewendet werden, um einen wirklichen Mehrwert zu erzielen.

Doch woran erkennen Unternehmen, dass die ERP-Software nicht mehr alle Anforderungen erfüllt? Was ist zu tun, wenn die Betriebskosten unaufhörlich steigen und auch Aktualisierungen immer kostspieliger werden? Wann lohnt sich ein Wechsel des ERP-Systems? Dieser Artikel zeigt auf, welche Herausforderungen beim Betrieb von ERP zu bewältigen sind und worauf besonders zu achten ist, um die Anwendung so effizient wie möglich zu halten.


Vermeiden Sie die typischen Probleme von Anwendern

An das ERP-System wird die anspruchsvolle Aufgabe gestellt, dass alle Unternehmensprozesse durch den Softwareeinsatz abgebildet, unterstützt und so effizient wie möglich gestaltet werden. Doch dieser Anspruch ist oftmals weit von der Realität entfernt, wodurch vor allem die Nutzer betroffen sind. Insbesondere dann, wenn die ERP-Software keine intuitive Bedienung ermöglicht, fördert dies ein Fehlverhalten der Nutzer, die daraufhin um das ERP herumarbeiten oder sich besondere Kniffe ausdenken müssen. Statt Nutzen zu stiften, wird die ERP-Lösung so zur Bremse.

Veraltete ERP-Systeme lassen sich dabei vor allem an einer mangelhaften Transparenz bei der Darstellung von Daten und Ergebnissen sowie einer hohen Komplexität erkennen. Oftmals vermissen Anwender und Entscheider auch relevante Daten, die das System nicht bereitstellen kann. Standardisierte Strukturen sorgen dafür, dass die ERP-Software sich nur geringfügig auf die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt; Arbeitsprozesse müssen daraufhin an diese Strukturen angeglichen werden. Dies führt häufig dazu, dass das große Potenzial von ERP nicht genutzt werden kann. Ein Fehlen von hilfreichen Informationen und der Möglichkeit zur System-Erweiterung sowie langwierige Prozesse sind ebenfalls eindeutige Indikatoren, die eine hohe Fehleranfälligkeit verursachen und damit auch große Kosten für den Betrieb, die Wartung und die Aktualisierung der ganzen Software bedeuten.

Ein weiteres Problem, das viele ERP-Anwender kennen, ist die langsame Bereitstellung von relevanten Daten. Bei einer kritischen Business Software wie ERP, auf die der Datenzugriff nicht nur schnell, sondern auch vereinfacht erfolgen sollte, ist dies ein untrügliches Indiz dafür, dass eine moderne ERP-Software eingeführt werden sollte. Hindert die ERP-Software dann auch noch die Ausweitung des Geschäftsbetriebs, z.B. aufgrund fehlender oder komplizierter mobiler Nutzbarkeit, dann sollte das Unternehmenswachstum auf keinen Fall einer veralteten Software untergeordnet werden.


Weitere Warnsignale dafür, dass das ERP-System zur Bremse wird

Zusätzlich zu den bereits genannten Indikatoren gibt es eine Vielzahl weiterer Punkte, auf die Sie beim Betrieb einer ERP-Software achten sollten. Diese können maßgebliche Anzeichen dafür sein, dass die Business Software Ihr Unternehmen ausbremst und durch eine neue Lösung ersetzt werden sollte.


1.) Mangelnde Integrierbarkeit in andere Anwendungen

Setzen Sie auf eine heterogene IT mit unterschiedlichen Anwendungen, so sollte zumindest das ERP mit diesen via API verknüpft werden. Nur auf diese Weise können abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse überhaupt abgebildet werden. Ist eine vollständige Integration jedoch nicht möglich oder die Integrationstiefe kann nur bedingt realisiert werden, so sollte über eine ganzheitliche Lösung nachgedacht werden. Bei einer neutralen Betrachtung der Nutzenpotenziale der Insellösungen lässt sich abschätzen, ob die benötigten Funktionalitäten den Zusatzaufwand sowie die zusätzlichen Kosten hinsichtlich Bereitstellung, Aktualisierung und Schnittstellen wert sind.


2.) Individualentwicklungen verhindern Aktualität der ERP-Software

Häufig reifen ERP-Systeme zusammen mit den Unternehmen, nicht selten werden fachspezifische Anpassungen vorgenommen, die den Aufwand und die Kosten bei System-Aktualisierungen nach oben treiben. Im Ergebnis wird daher oftmals eine veraltete Version eingesetzt, da ein Update mit zu hohen Kosten verbunden ist. So fehlen viele benötigte Funktionen und bekannte Sicherheitslücken werden nicht geschlossen.


3.) Das Unternehmen ist dem ERP entwachsen

Skaliert ein KMU in kurzer Zeit, so stößt eine on-premise betriebene ERP-Software durch die gestiegene Nutzerzahl, die gewachsene Datenbank oder dem Transaktionsvolumen schon mal an die Grenzen. Auch neue Prozesse, die durch diese Skalierung notwendig werden, können unter Umständen nicht mehr abgebildet werden. Dies sind untrügliche Zeichen dafür, dass Sie ein ERP benötigen, welches sich Ihren verändernden Anforderungen flexibel und modular anpassen lässt. Hier empfiehlt sich insbesondere eine ERP-Lösung aus der Cloud, welche flexibel mit Ihrem Unternehmen skalieren kann.


4.) Keine oder nur begrenzte Mobilität

Ist eine Business Software bereits seit einigen Jahren im Einsatz, so ist die mobile Verfügbarkeit in der Regel nur eingeschränkt gegeben. Eine Verbindung muss umständlich via VPN aufgebaut werden, das System ist in vielen Fällen nicht für mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet ausgelegt. Dies lähmt nicht nur den technischen Kundendienst sowie Außendienstler im Vertrieb, sondern erschwert die Einführung moderner Arbeitsplatzkonzepte oder Homeoffice, wodurch nicht nur die Kundenzufriedenheit sinkt, sondern ebenso die Mitarbeiter stark eingeschränkt werden. Hier ist es sinnvoll, auf ein webbasiertes ERP aus der Cloud zu setzen, welches von jedem Endgerät mit Browser problemlos genutzt werden kann.


5.) Microsoft Excel ist aus vielen Unternehmensprozessen nicht mehr wegzudenken

Keine Frage: Die Tabellenkalkulation Microsoft Excel ist ein mächtiges Werkzeug, welches eine Daseinsberechtigung in Unternehmen besitzt. Doch die Anwendung sollte nicht in Ihren Unternehmensprozessen eingesetzt werden. Ist dies beispielsweise bei der Planung oder bei der Datenauswertung der Fall, so ist dies ein eindeutiges Indiz dafür, dass Ihre ERP-Software nicht mehr alle Ihre Anforderungen abdecken kann. Im Ergebnis wird so die Transparenz verringert, die Datenqualität sowie die Prozesseffizienz sinken. Dies ist zweifelsohne ein untrügliches Zeichen dafür, dass ein modernes ERP eingeführt werden sollte.

Abschließend lässt sich festhalten, dass der Betrieb einer ERP-Software mit einer Vielzahl an Herausforderungen verbunden ist. So muss nicht nur die Hochverfügbarkeit durch eine funktionierende IT sichergestellt, sondern auch die Anwendung stets auf der Höhe der Zeit gehalten werden. Eine anspruchsvolle Aufgabe, weswegen in vielen KMU veraltete ERP-Lösungen zum Einsatz kommen. Dadurch geht in vielen Betrieben eine Menge an Potenzial verloren, Hemmnisse gegenüber dem Wechsel zu einer modernen, cloudbasierten Lösung sind dabei aber unbegründet. An dieser Stelle sind die Entscheider gefragt und sollten ihre jetzigen IT-Systeme neutral dahingehend untersuchen, ob diese wirklich noch den Anforderungen der Zeit entsprechen und ansonsten Maßnahmen ergreifen, um das volle Potenzial von ERP-Software auszuschöpfen.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.
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