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7 Tipps für die schlanke Einführung von ERP-Software

von David Lauchenauer am 27.12.2019

Die Implementierung eines Warenwirtschaftssystems gilt als kompliziert, teuer und riskant. Vorurteile, welche nicht von ungefähr kommen. Doch es geht auch anders. Eine schlanke Einführung einer ERP-Software ist durchaus möglich. Mit den richtigen Vorkehrungen und einem strukturierten Vorgehen ist der Projekterfolg garantiert. Die folgenden Tipps sorgen dafür, dass trotz Zusatzbelastung auch das Tagesgeschäft normal weiterläuft. 
 
#1 Basis für den Bauplan schaffen 
Wer ein Haus bauen will, wird noch vor dem ersten Spatenstich dafür sorgen, dass das Vorhaben minutiös geplant ist. Die Raumaufteilung ist dabei ebenso wichtig wie die Berücksichtigung von Rahmenbedingungen. Gleiches gilt auch für ein ERP-Projekt. Für die Realisierung sind Grundlagen nötig, welche Organisation, Strategie, Ressourcen, Umfeld, Prozesse und Ist-Situation gleichermaßen umfassen. Wer diese Vorarbeiten schon im Vorfeld erledigt, verschafft sich einen wichtigen Vorsprung, noch bevor das eigentliche Projekt gestartet wird. 
 
#2 Internes und externes Wissen kombinieren 
Gewusst wie – ein geflügeltes Wort, welches auch im ERP-Bereich seine Berechtigung hat. Fach- und Prozesswissen, Erfahrungen, Erwartungen und vieles mehr steckt in den Köpfen der internen Mitarbeitenden. Sie wissen häufig, was sich im Alltag bewährt und was nicht. Dieses Praxiswissen mit externer Expertise zu kombinieren, lohnt sich. IT- und Organisationsberater, aber auch ERP-Anbieter bringen eine bereichernde Außensicht ein. Zudem können Sie Best Practice-Methoden vermitteln, welche die Lernkurve bei der ERP-Implementierung massiv verkürzt.  
 
#3 Prioritäten setzen: Das Wichtigste zuerst 
Der große Vorteil eines ERP-Systems ist es, dass es alle Unternehmensbereiche umfasst. Entsprechend vielfältig sind die Arbeitsabläufe, welche unterstützt werden sollen. Da wird es schwierig zu entscheiden, was zuerst angepackt werden soll. Damit das Projekt nicht überdimensioniert wird, müssen klare Prioritäten gesetzt werden. Grundsätzlich gilt: Das Wichtigste kommt zuerst. Wo die Schwerpunkte liegen und in welcher Reihenfolge die Umsetzung erfolgt, ist natürlich von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Eine phasenweise Einführung der Software macht das Projekt überschaubarer und besser kontrollierbar. 
 
#4 Beteiligung sichert Unterstützung 
Genauso wenig, wie ein ERP-System eine Insellösung ist, kann ein solches im Alleingang eingeführt werden. Hier ist Teamwork gefragt. Viele Projekte werden nicht zuletzt dadurch erschwert, dass sich eine kleine Gruppe Befürworter gegen eine Vielzahl Skeptiker behaupten muss. Um den Widerstand zu überwinden, braucht es viel Energie und Zeit. Besser ist es, alle Beteiligten von Anfang an ins Boot zu holen. Werden die Anforderungen gemeinsam definiert und zusammen das beste System gekürt, kann man auf die Unterstützung aller zählen. Jeder trägt dann einen Teil der Entscheidung (und Verantwortung). Und warum nicht das ERP-Projekt als “Team-Event” deklarieren? 
 
#5 Warm-up vor dem Kick-off 
Sportler machen es vor: Vor jedem Training oder Wettkampf wärmen sie sich auf und erhöhen dadurch die Belastbarkeit. Gleiches gilt auch für schlanke ERP-Projekte. Mit Trainings an einem Testsystem kann der Ernstfall geprobt und Arbeitsabläufe optimiert werden. Das Einüben von Systemfunktionen hilft den Anwendern, sich mit der neuen Lösung anzufreunden, noch bevor dieses in Betrieb ist. Schulung ist dabei unverzichtbar und macht sich bereits während der Implementierung bezahlt.  
 
#6 Projekt und Tagesgeschäft trennen 
Viel Hirnschmalz ist nötig, um Prozesse, Organisation und ERP in Einklang zu bringen, damit sich das Projektteam auf seine Aufgaben konzentrieren kann, sollte es sich wenigstens zeitweise vom Tagesgeschäft abgrenzen können. Eine klare Trennung zwischen Software-Einführung und operativer Arbeit erhöht die Effizienz und verbessert gleichzeitig die Qualität des Projekts.  
 
#7 Freude ist der beste Motivator 
Wer sagt denn, dass man die Einführung einer ERP-Software als Schicksalsschlag hinnehmen muss? Das Gegenteil ist der Fall. Klar, es braucht ein paar Schweißtropfen, aber immerhin profitiert das Unternehmen von 
 
  • transparenten Informationen 
  • besseren Auswertungen 
  • höherer Kundenorientierung 
  • effizienteren Prozessen 
  • neuen Geschäftsmöglichkeiten 
  • günstigeren Lieferantenverhandlungen 
  • kürzeren Lieferfristen 
  • schnellerer Time-to-Market 
  • und vielem mehr 
 
Macht Sie und Ihre Mitarbeitenden nicht stolz? Sie sind ein modernes Unternehmen, welches zukunftsorientierte Technologien nutzt. Da darf ruhig auch etwas Freude aufkommen, oder nicht?

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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