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7 Vorteile eines digitalisierten Projektmanagements

von David Lauchenauer am 09.11.2018

Die Herausforderungen für Dienstleister stellt sich bei jedem Projekt in doppelter Hinsicht. Einerseits in der Erreichung der Projektziele, andererseits in der Bewältigung administrativer Aufgaben. Die Kunst besteht darin, von der Planung bis zur Abrechnung jederzeit alles unter Kontrolle zu haben. Ohne entsprechende Software sind die Aufgaben kaum oder nur mit sehr viel Aufwand zu bewältigen. Wir haben die 7 wichtigsten Vorteile eines digitalisierten Projektmanagements für Sie zusammengefasst.
 

Überblick über die laufenden Projekte 

 

Von Anfang an für Transparenz sorgen 

Projekte werden in einzelne, bewältigbare Phasen oder Abschnitte gegliedert mit klar definierten Teilzielen und der Zuteilung von Ressourcen, Zeit und Budget. Erschwert wird diese Planung durch die Abhängigkeit der verschiedenen Elemente. Nicht alle Mitarbeitenden stehen für jede Aufgabe zur Verfügung.  Wird ein Spezialgerät eingesetzt, reduziert dieses vielleicht die Durchlaufzeit, treibt aber die Kosten in die Höhe. Die vernetzten Herausforderungen während der Planung erfordert ein geeignetes, digitales Tool.
 

Leistungserfassung, am besten mobil 

Wer Leistungen, Material, Spesen usw. auf Notizpapier kritzelt oder erst nach Tagen erfasst, verliert im Nu den Überblick. Eine lücken- und fehlerhafte Leistungserfassung ist problematisch: Erstens wird der Leistungsnachweis erschwert, zweitens besteht die Gefahr, dass Leistungen nicht oder falsch verrechnet werden. Damit dies nicht geschieht, empfiehlt sich eine Software, welche jederzeit – also auch vor Ort beim Kunden oder unterwegs – zur Verfügung steht. Cloud-Systeme eignen sich dafür besonders gut, da gleichzeitig auch alle relevanten Projektinformationen abgerufen werden können.
 

Schnelle Verrechnung, denn Zeit ist Geld 

Je schneller Leistungen verrechnet werden können, desto eher fließt Geld. Damit dabei nicht Zusatzkosten entstehen, muss der gesamte Prozess von der Leistungserbringung bis zum Rechnungsversand durchgängig und ohne Medienbruch durchgeführt werden können. Müssen Papierformulare abgetippt und unleserliche Angaben nachgefragt werden, entsteht Aufwand, der in Summe ganz schön ins Geld gehen kann. Wer hingegen auf digitale Werkzeuge setzt wie z.B. einem integrierten ERP-System, steigert die Effizienz und reduziert erst noch die Fehlerquote.
 

Jederzeit alles unter Kontrolle 

Schreckensmoment in vielen Projekten: Budget überschritten, Zeitplan illusorisch und nicht einmal die Hälfte der Ziele erreicht. Um dies zu vermeiden, braucht es eine Überwachung aller relevanten Daten. Vergleichbar einem Flug von A nach B, müssen Flugrichtung, -höhe, Geschwindigkeit, Treibstoff sowie Einflussfaktoren wie Gegenwind, Turbulenzen usw. laufend kontrolliert werden. Nur wenn jederzeit aktuelle Informationen vorliegen, können rechtzeitig geeignete Maßnahmen eingeleitet werden. Dass die digitale Welt gegenüber Papiernotizen klar im Vorteil ist, muss nicht explizit erläutert werden.
 

Vom Projekt- zum Kundenmanagement 

Kundenorientierung bedeutet, auch nach Projektende für den Kunden da zu sein. Leider heißt es bei vielen Dienstleistern: Projekt fertig, Klappe zu. Schade, denn gerade die enge Zusammenarbeit während der Projektphase bietet sich als Grundlage für weitere Verkaufsaktivitäten oder eine enge Kundenbetreuung an. Allerdings müssen alle relevanten Projekt- und Kundendaten jederzeit zur Verfügung stehen, z.B. für Außendienstbesuche oder Marketingmaßnahmen. Möglich macht das ein integriertes ERP/CRM-System aus der Cloud. So sind alle Informationen jederzeit, überall und vor allem durchgängig vorhanden.
 

Digitalisierte Dokumente verstauben nie 

Immer mehr Projektdienstleister wissen die Vorteile digitalisierter Dokumente zu schätzen. Nicht nur, dass der Platzbedarf im papierlosen Archiv dadurch deutlich reduziert und die Suche ungemein kürzer wird. Elektronische Dokumente lassen sich unter verschiedenen Aspekten – Kunde, Projekt, Abteilung, Produkt usw. – Geschäftsvorfällen zuordnen und bei Bedarf wiederverwendet werden. Moderne Systeme bieten dazu entweder eine integrierte Dokumentenverwaltung oder können mit externen Lösungen verbunden werden.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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