XRechnung: Was Sie über den E-Rechnungsstandard wissen müssen

Die Digitalisierung erreicht auch die staatlichen Behörden. Die Bundesbehörden in Deutschland möchten in diesem Zuge vor allem die Rechnungsstellung von Lieferanten vereinfachen und automatisieren. Für die öffentlichen Behörden bedeutet dies, dass ab dem 27.11.2020 die Bundesbehörden keine Rechnungen mehr im Papier- oder PDF-Format akzeptieren, wenn der Rechnungswert die 1.000€-Marke überschreitet. Stattdessen wird die XRechnung zum digitalen Standard für die Abrechnung mit dem Bund. Zukünftig sollen auch weitere Kommunal- und Landesverwaltungen den Rechnungsstandard nutzen. Was Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern des Bundes beachten müssen, zeigt der folgende Beitrag. 

Definition: Was ist eine E-Rechnung? 

Grundsätzlich geht es bei dem oben genannten Bestreben darum, dass die E-Rechnung zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen flächendeckend eingeführt werden soll. Diese Einführung ist Teil des Programms Dienstkonsolidierung Bund, welches das Ziel verfolgt, dass bis 2025 über 40 IT-Lösungen für die Bundesverwaltung entwickelt und betrieben werden sollen. Eine E-Rechnung ist dabei grundsätzlich ein digitaler, strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz. Im Unterschied zu einer papierbasierten Rechnung oder einer Forderung im PDF-Format wird eine E-Rechnung zwingend elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet. Der Fokus liegt hierbei auf der medienbruchfreien Verarbeitung, da so E-Rechnungen automatisiert eingelesen und zur Auszahlung gebracht werden können. Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat sowie das Bundesministerium der Finanzen haben hierzu eine detaillierte Informationsseite erstellt. 

Definition: Was ist eine XRechnung? 

Bei der XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell. Faktisch avanciert die XRechnung damit zum Standard zur Übermittlung von E-Rechnungen an den Bund. Durch Etablierung des XRechnungsstandards gewährleisten die öffentlichen Behörden, dass bundeseinheitliche E-Rechnungen übermittelt werden können. Ziel ist es, dass ein europaweiter, technologieneutraler, digitaler Prozess für den Rechnungsversand, den Empfang und die Verarbeitung etabliert wird. Laut zugrundeliegender EU-Richtlinie ist davon auszugehen, dass die Abrechnung als XRechnung für Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber verpflichtend wird. Wer also mit dem Bund nach dem 27.11.2020 abrechnen möchte, kommt um die Übermittlung im XRechnungsstandard nicht mehr herum.

XRechnung: Worauf müssen Unternehmen achten? 

Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand nach dem 27.11.2020 abrechnen möchten, müssen beachten, dass sie zukünftig ihre Rechnungen als XRechnung übermitteln. Rechnungen ausgedruckt auf Papier oder im beliebten PDF-Format werden nicht mehr akzeptiert und auch nicht bezahlt. Für diesen Zweck wurden zwei unterschiedliche Portale durch den Bund erstellt, die zur Rechnungseinreichung benutzt werden müssen. Bei der Rechnungsstellung ist zu beachten, dass die eingesetzte ERP-Software den XRechnungsstandard unterstützt. Nur so wird sichergestellt, dass korrekt lesbare und automatisiert verarbeitbare XML-Daten eingereicht werden. Da XML-Daten nur maschinenlesbar sind, kann es vorkommen, dass zusätzlich eine für den Menschen leicht lesbare PDF-Rechnung angefordert wird. Davon abgesehen unterstützen auch einige ERP-Anwendungen die Visualisierung dieser Daten. Als Alternative zum XRechnungsstandard erfüllt das ZUGFeRD 2.1.1 Profil „XRechnung“ ebenfalls die grundsätzlichen Anforderungen. Mit diesem Rechnungsstandard erstellte Abrechnungen können ebenfalls über die Plattformen des Bundes eingereicht werden. 

Folgende Befreiungen gelten vom XRechnungsstandard: 

• Direktaufträge, deren Auftragswert unter den 1.000€ netto liegen 

• Aufträge, die aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich (z.B. das Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr oder das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern) 

• Wenn einzelne Bundesländer abweichende Regelungen getroffen haben 

Abgesehen von diesen genannten Ausnahmen wird die XRechnung Standard für die Abrechnung mit dem Bund. Wer mit Behörden im europäischen Ausland abrechnen möchte, muss hierfür gesonderte Regelungen beachten, die unterschiedliche Stichtage zur Einführung von digitalen XRechnungen aufgestellt haben. In vielen Nachbarländern wie Italien, Spanien und Frankreich gibt es bereits entsprechende Verpflichtungen, die zu beachten sind. Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass die jeweiligen Behörden bei Auftragserteilung über die Verpflichtung zur XRechnung informieren. 

Die Zukunft der E-Rechnung – in Deutschland und Europa 

Grundsätzlich sollte es als positiv betrachtet werden, dass die europäischen öffentlichen Auftraggeber einen einheitlichen, digitalen Rechnungsstandard einführen möchten. Dies verspricht eine Verbesserung in der Bearbeitung von Rechnungen und somit in der Effizienz, wodurch Ressourcen und Kosten gespart werden können. Gleichzeitig treibt dieses Unterfangen die Digitalisierung in den öffentlichen Gremien weiter voran. Es wird eine Basis geschaffen, um darauf aufbauend zukünftig das gesamte B2B-Geschäft standardisieren zu können. So lässt die zugrundeliegende Verordnung darauf schließen, dass mittelfristig alle Rechnungen als XRechnung versandt werden könnten. 

Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen jetzt bereits ihre bestehenden ERP-, FiBu- und Warenwirtschaftssysteme dahingehend überprüfen, dass der entsprechende XRechnungsstandard vollständig unterstützt wird. Es empfiehlt sich in diesem Zuge Gespräche mit den Software-Herstellern zu führen, wenn entsprechende Unterstützungen von E-Rechnungen nicht gegeben sind. Einen großen Vorteil haben hier Unternehmen, die auf ERP aus der Cloud setzen. Durch den Bezug der Anwendung als Dienstleistung ist der ERP-Anbieter hier in der Bringschuld und sorgt für die rechts- und datenschutzkonforme Gestaltung der Software. Es liegt hier im Leistungsbereich des ERP-Anbieters dafür zu sorgen, dass entsprechende Funktionen zur Unterstützung von E-Rechnungen integriert werden. Da Updates automatisiert eingespielt werden, müssen sich Anwender bei entsprechenden Änderungen von Rechtsgrundlagen um nichts kümmern. In der Folge können sich Unternehmen auf eine Steigerung der Wertschöpfung fokussieren und brauchen keine Sorge um ihre IT-Infrastruktur haben.