Wie die Cloud Projekte und Freelancer zusammenbringt
Viele Betriebe greifen auf die Unterstützung von Freelancern zurück. Mit ihrer fachlichen Expertise gleichen sie beispielsweise kurzfristige Engpässe oder fehlende Qualifikationen innerhalb des Unternehmens aus. Oftmals ist es auch günstiger, zeitweise auf freie Mitarbeiter zurückzugreifen, als dauerhaft eine Stelle zu besetzen. Besonders vorteilhaft ist die Vergabe von sogenannten Microjobs an Freelancer. Hierbei handelt es sich um kleinere Aufträge oder Teilaufgaben eines Projekts, wie z. B. Texte, Recherchen oder die Gestaltung von Grafiken, für die nur ein geringer Zeitaufwand nötig ist. Durch die Weitergabe von Teilaufgaben an Freiberufler bleibt den festangestellten Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf das Kerngeschäft und das vorliegende Projekt zu fokussieren. Aber wie gelingt eigentlich der Projekterfolg, wenn nicht alle Mitarbeiter ans Unternehmen gebunden sind oder an einem Ort arbeiten?
Digitalisierung fördert Beschäftigung von Freelancern
Studien zeigen, dass Unternehmen immer häufiger Freiberufler beschäftigen. Die Vorteile, die sich aus der Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern ergeben, liegen auf der Hand:
- mehr Flexibilität
- fachliche Expertise
- kurzfristige Unterstützung
- geringere Kosten
Ein Grund für die aktuell gesteigerte Nachfrage nach freiberuflichen Experten ist auch die Digitalisierung. Einerseits zwingt der digitale Wandel viele KMU dazu, sich externe Unterstützung zu suchen, weil intern das entsprechende Know-how für die Umsetzung fehlt. Andererseits ebnet die Digitalisierung mit neuen Technologien und innovativen Tools aber auch gerade den Weg für kollaboratives Arbeiten in Projektteams über Unternehmens- und Ländergrenzen hinaus.
Sicheres, plattformunabhängiges Arbeiten
Zu Beginn der Zusammenarbeit mit Freelancern muss immer erst einmal geklärt werden: Welche Software soll genutzt werden? Welche Hardware wird benötigt? Ist die Ausstattung des freien Mitarbeiters nicht entsprechend, muss das Unternehmen wohl mit Arbeitsmaterial aushelfen. Aber auch danach kann es zu Problemen kommen: Etwa wenn interne Bibliotheken verwendet werden müssen, die außerhalb des Firmennetzwerkes nicht zur Verfügung stehen. Und natürlich beim Schutz von sensiblen Daten. Genau hier spielen die Cloud und SaaS-Anwendungen eine ihrer vielen Stärken aus: Zum Aufrufen der darin gespeicherten Daten bzw. Anwendungen reicht ein herkömmlicher Browser. Da spielt es keine Rolle, ob der Freelancer ein Windows- oder Apple-Gerät nutzt. Und es muss auch gar kein PC sein: Unterwegs ist der Zugriff via Tablet oder Smartphone möglich. Lokale Installationen sind nicht erforderlich, wodurch die Sicherheit der Daten jederzeit gewährleistet ist. Dank Cloud müssen sich Projektleiter keine Gedanken mehr über Schnittstellenprobleme, Übertragungsfehler, Medienbrüche oder Sicherheitslücken machen!
Eine Datenbasis für alle
Ganz gleich, um welche Art von Projekt es sich handelt: Sollen freie Mitarbeiter mit eingebunden werden, müssen sie auch bei räumlicher Distanz jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen haben. ERP-Lösungen aus der Cloud bieten hier die optimalen Voraussetzungen. Dank der zentralen Datenhaltung greifen alle Mitarbeiter – intern wie extern – auf dieselben projektbezogenen Daten, Kennzahlen und andere Informationen zu. Durch die Aktualisierung in Echtzeit wird sichergestellt, dass die Projektbeteiligten stets mit den aktuellsten Daten arbeiten. So gelingt die Zusammenarbeit ohne Zeitverzögerungen.
ERP als Kommunikationszentrale
Nachdem die technischen Voraussetzungen geklärt sind, kann es endlich mit der eigentlichen Projektarbeit losgehen. Doch wie kommunizieren die Projektbeteiligten miteinander? Müssen Freelancer und Mitarbeiter an verteilten Standorten telefonisch oder per E-Mail über das aktuelle Geschehen, Planänderungen oder Kundenfeedback informiert werden, bedeutet das einen immensen Aufwand für den Projektleiter. Zudem ist diese Form der Weitergabe von Informationen äußerst fehlerbehaftet. Erfolgt die Kommunikation hingegen über die Unternehmenssoftware aus der Cloud, können alle Projektbeteiligten nicht nur Termine, Meilensteine oder Statusanzeigen zeitgleich einsehen, sondern sich auch innerhalb des Systems austauschen. Auf einen integrierten Chat beispielsweise, den ausschließlich die Kollegen nutzen, wirft man eher einen Blick als auf das Mail-Programm, in dem auch für das Projekt unwichtige Nachrichten auflaufen. Eine webbasierte Unternehmenssoftware, die externe und interne Mitarbeiter vernetzt, stellt die ideale Kommunikationszentrale für einen reibungslosen Projektablauf dar.
360-Grad-Blick aufs Projekt
Wer muss bis wann welche Aufgaben erledigen? Womit ist aktuell der Freelancer beschäftigt? Bis wann muss Step 1 ausgeführt sein, um Step 2 auszulösen? Bei der Projektplanung ist es die Aufgabe des Projektleiters, sein Team, Termine sowie die zur Verfügung stehenden Ressourcen zuverlässig und ökonomisch zu koordinieren. Auch Planänderungen, etwa durch Personalausfälle, neue Kundenwünsche oder Ressourcenengpässe, gehören zum Projektalltag. Die Projektfunktionen einer webbasierten Unternehmenssoftware liefern den erforderlichen Durchblick. Da alle Daten in Echtzeit aktualisiert werden, kann der Projektleiter jederzeit und überall den Status quo abfragen, Vereinbarungen aufrufen oder Prozesse umdisponieren. Und er ist stets im Bilde, woran die Teammitglieder innerhalb wie außerhalb der Unternehmensmauern arbeiten.
Projektkosten im Blick
Sofern der Projektleiter am Ende nicht eine böse Überraschung erleben möchte, ist das Nachvollziehen der erbrachten Leistungen auch für den Überblick der Projektkosten von großer Bedeutung. Erfassen Freelancer und Angestellte sämtliche projektbezogenen Leistungen, Reisekosten oder andere Spesen über die Unternehmenssoftware, wird die Projektarbeit transparent und nachvollziehbar. Durch den Vergleich von Soll- und Ist-Stunden kann der Projektleiter frühzeitig eingreifen, falls die Kosten aus dem Plan herauszulaufen drohen oder es bereits sind.