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So rocken Sie mit der Cloud Ihre Projekte

So rocken Sie mit der Cloud Ihre Projekte

 

Bei den Anwendungen für Projektmanagement verlagert sich der Fokus immer mehr auf Software aus der Cloud. Kein Wunder, denn SaaS (Software-as-a-Service) bietet zahlreiche Vorteile, wie komfortable Kollaboration und Synchronisation, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten, Erweiterbarkeit und vieles mehr. Welche Vorteile Ihnen Cloud-Software bei der Projektarbeit verspricht, zeigt dieser Beitrag.

 

Cloud-ERP – davon profitiert jedes KMU

Klassische Projektmanagement-Tools kommen in vielen Unternehmen zum Einsatz, um etwa (Teil-) Ziele, Ressourcen, Budget sowie Risiken eines Projektes zu planen und managen. Dabei sind einige Branchen stärker auf entsprechende Anwendungen angewiesen als andere. Gerade kleinere Betriebe sehen die Einführung einer speziellen Projektmanagement-Software oft als unnötig an. Bisher ging es doch auch irgendwie ohne. Doch gerade kleine und mittelständische Unternehmen sollten einer Software vertrauen, die sie flexibel dabei unterstützt, ihr Kerngeschäft professionell und zuverlässig umzusetzen. Genau das leistet ein ERP aus der Cloud. Ganz gleich, ob Sie einen IT-Service, ein Handwerksgewerbe oder Online-Business betreiben, ob Sie als Landschaftsgärtner, Designer oder Architekt tätig sind: Mit einem modular aufgebauten Cloud-ERP können Sie erfolgreich Ihre Leistungen schätzen, verfolgen und liefern, Kundenbeziehungen aufbauen oder einen Web-Shop pflegen.

Flexibel und skalierbar

Je anspruchsvoller und komplexer Projekte werden, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Es müssen Kundenwünsche berücksichtigt, weitere Mitarbeiter eingebunden, an verschiedenen Standorten gearbeitet, Termine eingehalten, Ressourcen geplant werden. Und diese Liste der Aufgaben bei Projektarbeiten lässt sich beliebig fortsetzen. Zudem haben unterschiedliche Abteilungen ganz verschiedene Ansprüche und Aufgaben zu erfüllen. Während es in der Produktion etwa auf feste Termine und Ressourcen ankommt, müssen sich Mitarbeiter im Vertrieb und Außendienst jederzeit auf zuverlässige Kunden- und Unternehmensdaten verlassen können. Eine Softwarelösung aus der Cloud hilft jeder Abteilung im Unternehmen, die jeweiligen Herausforderungen zu meistern. Sie stellt genau die Funktionen bereit, die jeder für sein Tagesgeschäft benötigt. Ändern sich mit der Zeit die Anforderungen, lässt sich der Umfang jederzeit anpassen. So können Sie etwa mit der Einführung eines Cloud-ERP beginnen und bei Bedarf später eCommerce-Funktionen hinzufügen.  Das ist insbesondere für Startups interessant, die mit einem kleineren Funktionsumfang starten, aber jederzeit die Option zur Erweiterung haben möchten.

Mobilität und Überblick

Während klassische, stationäre Projektmanagement-Tools oftmals nicht 100%ige Mobilität bieten, liegt hier ein weiterer Trumpf von SaaS-Anwendungen: Software aus der Cloud ermöglicht es sämtlichen Beteiligten – internen Mitarbeitern ebenso wie externen –, jederzeit und von überall auf das Projekt und ihre jeweiligen Aufgaben zuzugreifen. Das kann für einen ersten morgendlichen Überblick in der Bahn auf dem Weg zum Büro, im Meeting beim Kunden vor Ort, vom Home-Office oder im Notfall auch vom exotischen Urlaubsort aus sein. Dank Echtzeit-Verbindung kann sich jeder auf aktuelle Daten und eine transparente, umfassende 360-Grad-Sicht auf das gesamte Projekt verlassen und muss sich nicht mühsam Informationen zusammensuchen. Was übrigens auch das Fehlerrisiko deutlich reduziert.

Erfassung und Controlling

Wenn sämtliche Informationen in der Cloud gespeichert sind, lassen sich Projektfortschritte jederzeit einsehen. Die Einhaltung von Terminen und Erfüllungsstatus sind ebenso schnell ersichtlich wie Rückstände oder Verzögerungen. So kann frühzeitig reagiert werden, was wiederum zu einer Steigerung der Qualität führt. Der Verbrauch von Ressourcen, das Erreichen von Teilzielen, der Ausfall von Mitarbeitern oder Materiallieferungen haben nicht nur Einfluss auf das Budget, sondern auch auf den Gesamtzeitplan. Dabei ist entscheidend, dass sämtliche Daten, wie Spesen, Leistungen, Materialien u.ä., direkt vor Ort ohne Zeitverzögerung erfasst werden. Nur so wird sichergestellt, dass sich folgende Teilziele termingerecht erreichen lassen.

Information und Dokumentation

Die Zeiten, in denen man dicke Aktenordner und -koffer mit wichtigen Unterlagen mit sich tragen musste, sind noch gar nicht so lange her. Inzwischen reicht ein dünnes Mobilgerät, um uneingeschränkten Zugriff auf Handbücher, Checklisten, Tabellen, Schreiben und andere erforderlichen Dokumente für das Projekt zu haben. Umgekehrt lassen sich darüber auch schnell neue Inhalte hinzufügen, Arbeitsschritte dokumentieren bzw. kommunizieren und den Projektbeteiligten zugänglich machen. Sofern alles an einem Ort gespeichert wird: in der Cloud! Ein weiterer Vorteil ist, dass jeder stets mit der aktuellsten Version arbeitet, ohne dass manuell Dokumente per E-Mail herumgeschickt werden müssen. Und es bleibt spürbar mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben des Projektes.

Fazit

Software aus der Wolke rockt Ihre Projekte. Als zentrale Datenbasis garantiert ein Cloud-ERP einen durchgängigen Informationsfluss – das A und O für jedes Projekt. Zudem sorgen flexibles Planen, kurze Reaktionszeiten und Skalierungsoptionen dafür, jederzeit auch auf neue, unvorhersehbare Situationen reagieren zu können!