So bilden Sie Geschäftsbeziehungen im ERP-System ab

von David Lauchenauer am 05.10.2021, 2 min Lesezeit
 
 
 
 Man kann Daten lediglich als digitale Informationen betrachten. Oder aber als Abbild des realen UnternehmensAus Nullen und Einsen werden dann konkrete Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten oder Interessenten. Aber auch damit verbundene Geschäftsvorgänge in Zusammenhang mit Angeboten oder BestellungenDie Herausforderung: Wie bildet man die Komplexität der Wirklichkeit im ERP-System ab?  
 

Digitaler Zwilling des Unternehmens 

Ein ERP-System hat gewisse Ähnlichkeiten mit einem Fußballspiel. Zum einen gibt es die Protagonisten in Form von Stammdaten. Diese bilden die Grundlagen. Zum anderen widerspiegelt sich der Spielverlauf in Form von Bewegungsdaten, welche aus der Interaktion mit anderen Mannschaften – dem Umfeld eines Unternehmens – entstehen. Nicht zu vergessen sind die Regeln, welche das Spiel definieren. Auch diese finden wir im ERP-System in Form von Parametern und Vorgaben. Gesamthaft betrachtet, stellt das ERP-System den digitalen Zwilling des realen Unternehmens dar. 
 

Virtuelles Abbild realer Vorgänge 

Ein zentraler Aspekt für die operative Tätigkeiten im Unternehmen ist die Darstellung von Geschäftsbeziehungen. Dazu gehören die grundlegenden Stammdaten von Kunden, Lieferanten, Partnern usw. sowie die aus der Interaktion entstehenden Bewegungsdaten wie Bestellungen, Lieferungen, Zahlungen, Dokumente und vieles mehr. Das ERP-System bietet den Vorteil, diese Gesamtmenge an Bewegungs- und Stammdaten in einer zentralen Datenbasis festzuhalten. Damit dies möglich ist, braucht es einerseits eine entsprechende Datenbank und andererseits Programme und Parameter, um die jeweiligen Transaktionen mit der Software wirklichkeitsgetreu nachzubilden.  
 

Strukturierung und Parametrierung 

Die Software eines ERP-Systems lässt sich grob in die Bereiche Datenbasis, ProgrammeParameter und Oberfläche einteilen. Beim Einrichten eines Systems geht es im Wesentlichen darum, eine optimale Struktur der Daten zu schaffen und die Standardfunktionen mittels Parametern zu steuern. Je mehr Möglichkeiten ein ERP-System bietet, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass unternehmerische Realität und virtuelles Abbild übereinstimmen. Nebst der Evaluation einer passenden Software, gehören Datenstrukturierung und Systemparametrierung (gemäß Prozessvorgaben) zu den wichtigsten Aufgaben bei ERP-Projekten. 
 

Das Stakeholder-Modell im ERP-System 

Aus dem Prozessmanagement kennt man den Begriff der Stakeholder. Dieser bezeichnet alle Personen, Organisationen oder Gruppen, welche direkt oder indirekt mit den Unternehmensprozessen verbunden sind. Das sind beispielsweise Kunden und Lieferanten, aber auch Mitarbeitende oder Behörden. Bei der Definition der Stakeholder geht es einerseits darum, diese zu identifizieren und andererseits deren Eigenschaften (und Bedürfnisse) zu charakterisieren. Dieses Vorgehen findet sich auch im ERP-System wieder. Die Stakeholder bilden einen wesentlichen Teil der Stammdaten. Allgemeine Informationen wie zum Beispiel Adressen werden dort mit spezifischen Ausprägungen ergänzt. 
 

Verschiedene Merkmale von Stakeholdern 

Interessenten, Kunden, Lieferanten, Partner oder Mitarbeitende – diese Adressgruppen lassen sich in den meisten Unternehmen finden, weisen jedoch ganz unterschiedliche Merkmale auf. Bei Kunden oder Lieferanten werden Attribute wie Zahlungskonditionen, Währungen usw. hinterlegt. Bei Mitarbeitenden finden sich andere Angaben wie Gehaltsklasse, Sozialversicherungsnummer usw. Diese Merkmale sind wichtig, um die jeweiligen Prozesse bzw. Geschäftsbeziehungen mittels Business Software optimal darzustellen.  
 

Ergänzende Datenobjekte sind sinnvoll 

Mit der Definition und Beschreibung der Stakeholder ist es noch nicht getan. Zu den Transaktionen, welche im ERP-System abgebildet werden sollen, braucht es noch ergänzende Datenobjekte. Dazu gehören beispielsweise DokumenteAufgabenTermineKontakteAktivitätenNotizenE-Mails usw. Diese Datenobjekte werden ebenfalls gemäß den Prozessvorgaben strukturiert. So braucht es zum Beispiel Kategorien, unter welchen Dokumente abgelegt werden (Verträge, Verkaufsbelege, Zertifikate usw.). Auf diese Weise werden die Transaktionen wie etwa der Versand einer Auftragsbestätigung mit dem jeweiligen Artefakt (der eigentlichen Auftragsbestätigung als Dokument) ergänzt. 
 

Gesamtbild mit Bewegungsdaten 

Sind alle Daten inklusive Ergänzungen strukturiert und die Software mittels Parametern eingerichtet, braucht es noch die entsprechenden Funktionen, um die verschiedenen Objekte zu verbinden. Erkundigt sich beispielsweise ein Interessent beim Kundendienst nach dem Preis eines Artikels, wird der Vorgang im ERP-System über die Stammdaten (Interessent oder Kunde) mit einem Dokument (Angebot) abgebildet und mit einer Aufgabe (Nachfassen) ergänztAnhand dieser Bewegungsdaten und auf Basis der Stammdaten entsteht im ERP-System ein Gesamtbild aller Geschäftsbeziehungen eines Unternehmens.    
 
 
 

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David Lauchenauer
Über den Autor:
David Lauchenauer
David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe. 2021 leitete er erfolgreich den Verkauf von myfactory an Forterro.